Comment gagner du temps grâce à un service de conciergerie pour dirigeant ?

D’après un sondage réalisé en novembre 2019 par Wiismile auprès de 300 dirigeants de TPE et PME françaises, 90 % des dirigeants interrogés estiment que concilier vie professionnelle et vie privée est devenu un enjeu majeur du management.

Pour autant, si les dirigeants sont conscients de cet enjeu et s’ils tentent de trouver des solutions pour leurs salariés, en pratique ils ont beaucoup de mal à trouver pour eux-mêmes cet équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Ainsi, selon une étude de l’Observatoire Entreprise et Santé 2019 Viavoice – Harmonie Mutuelle en 2019, 42 % des chefs d’entreprise ont encore du mal à concilier harmonieusement travail et vie privée, notamment en raison d’une surcharge de travail, les dirigeants indiquant travailler en moyenne 50 heures par semaine…

Pour trouver un équilibre de vie, le dirigeant peut se tourner vers les différentes techniques de gestion du temps, mais il peut aussi avoir recours à certains services plus spécifiques, comme la conciergerie pour dirigeant.

Mais comment l’utilisation d’un service de conciergerie pour chef d’entreprise permet-elle de gagner du temps ? Quels sont les avantages pour le dirigeant en termes de management ?

 

Les missions chronophages gérées par la conciergerie du dirigeant

D’après la dixième édition du Baromètre Edenred-Ipsos « Bien-être et motivation des salariés » (2015), 81 % des dirigeants “sont amenés à régler des problèmes personnels pendant leurs heures de travail” !

Dès lors, la question de l’efficacité se pose, car comment rester concentré sur la gestion de l’entreprise si des préoccupations personnelles vous assaillent toute la journée ?

C’est ici qu’intervient la conciergerie pour chef d’entreprise…

 

Qu’est-ce qu’une conciergerie d’entreprise ?

Après les Etats-Unis dans les années 1990, le système de conciergerie d’entreprise est arrivé en France dans les années 2000 et il n’a cessé de se développer depuis, même si on commence à noter une certaine stagnation de l’activité (étude Xerfi-Precepta, 2019).

La conciergerie d’entreprise est une offre de services au sein même de l’entreprise, qui s’adresse aux employés ou aux dirigeants. Qu’il s’agisse d’une conciergerie digitale ou d’un concierge présent in situ, ce service a pour mission de faciliter la vie des employés en effectuant pour eux des services du quotidien de leur vie personnelle.

Le concierge est donc un véritable “facilitateur de vie” !

Par la variété des services proposés, ce dispositif de conciergerie permet aux dirigeants de se décharger de toutes leurs contraintes personnelles, sans pour autant les négliger.

 

La gestion privée

Une des missions que propose la conciergerie concerne la gestion de tout votre administratif privé. Mais qui dit administratif dit bien souvent chronophage !

Or vous avez sans doute mieux à faire que de gérer votre administratif personnel… Pourtant vous ne pouvez pas le délaisser, car une formalité administrative non régularisée, une facture personnelle non réglée, sont autant de grains de sable qui peuvent vite prendre des proportions importantes, et occasionner des frais supplémentaires ou des pertes de temps.

Faisant office de secrétaire personnel, votre concierge prend en main tout votre administratif personnel afin de ne rien négliger, de la réception, du traitement et de l’archivage des courriers et factures, à la réalisation de formalités administratives.

En tant que dirigeant, c’est un véritable gain de temps que d’avoir quelqu’un qui se consacre à votre administratif et qui veille au grain de vos finances personnelles !

 

La gestion de projets

Votre concierge est aussi la personne idéale à qui confier vos projets personnels. Qu’il s’agisse de l’organisation d’un voyage, d’une fête d’anniversaire, d’un déménagement, ou de travaux, tous ces projets demandent un suivi minutieux et une grande implication.

Mais en tant que dirigeant vous ne pouvez pas être partout : en vous consacrant au management de votre entreprise, vous risquez de ne pas accorder le temps et l’attention nécessaires à vos projets d’ordre privé.

Votre concierge est alors comme votre assistant personnel et se charge de mener votre projet de A à Z, en le soumettant régulièrement à votre approbation. De la demande de devis, à la facturation, en passant par la réalisation de la commande, votre concierge vous décharge entièrement de toutes les tâches chronophages inhérentes à des projets de grande envergure.

Là encore, vous gagnez du temps en confiant la partie la plus chronophage de votre projet, et dans le même temps, vous vous assurez sa réalisation optimale grâce au suivi régulier de votre concierge !

 

La gestion de la vie quotidienne

Votre quotidien d’entrepreneur est parsemé de contraintes personnelles qui ont tendance à trop empiéter sur la gestion de votre entreprise… Votre concierge est là pour vous soulager de toute cette logistique quotidienne indispensable à votre vie privée.

Cela va de la prise de rendez-vous médicaux ou administratifs, la recherche de produits et services de votre wishlist, la commande de cadeaux d’entreprise, la livraison de courses, la réservation de billets ou d’hôtel, à la gestion du pressing ou le nettoyage de votre véhicule.

Ainsi soulagé de cette logistique quotidienne chronophage, vous gagnez du temps que vous pouvez réinvestir dans la gestion de votre entreprise.

Un service de conciergerie personnalisé, adapté aux dirigeants est donc avant tout le gage d’un gain de temps. Mais encore faut-il savoir utiliser le temps gagné à bon escient…

 

Un gain de temps, mais pour quoi faire ?

Que vous rameniez du travail à la maison, ou que vous traitiez vos problèmes personnels au bureau, dans les deux cas, il s’agit de “blurring”, terme qui désigne l’effacement de la frontière entre la vie personnelle et la vie privée.

Or, dans l’étude de l’Observatoire Entreprise et Santé 2019 Viavoice – Harmonie Mutuelle, les dirigeants sont 44 % à citer l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle comme principal facteur affectant leur état de santé, juste devant le manque de sommeil !

Il devient donc urgent de rétablir cette frontière entre vie privée et vie professionnelle, et c’est ce que permet le service de conciergerie.

Car comme dans un système de vases communicants, trop de questions personnelles à régler a un impact négatif sur la vie professionnelle, et inversement, les tensions professionnelles jouent un rôle dans le cadre familial.

Pouvoir se décharger de la logistique quotidienne et privée auprès d’un concierge allège alors considérablement la charge mentale de l’entrepreneur.

Le temps ainsi gagné peut être mis à profit pour améliorer la gestion du management entrepreneurial créant ainsi un cycle vertueux : moins de questions personnelles à régler sur les heures de bureau, c’est plus de temps pour régler les problèmes professionnels ce qui impactera moins la vie privée.

Au final, gagner du temps grâce à une conciergerie d’entreprise concourt à diminuer la charge mentale du dirigeant, augmentant de fait la qualité de vie au travail.

Mais gagner du temps, ce n’est pas juste gagner en qualité de vie au travail, c’est aussi avoir plus de temps à consacrer à l’entreprise.

Ainsi, dans une étude de 2014, menée par IPSOS pour American Express, les dirigeants estiment qu’il leur manque quotidiennement 3 h 18 de temps pour mener à bien toutes leurs missions ! Au regard du temps gagné, les prestations de conciergerie apparaissent donc comme indispensables.

En effet, vous pouvez réinvestir le temps gagné dans les tâches à plus fortes valeurs ajoutées de votre entreprise, qu’il s’agisse de la recherche et du développement, ou de la prospection de nouveaux clients.

Certaines tâches ne peuvent être effectuées que par vous, car personne ne sait mieux que vous comment vous entendez gérer votre entreprise. En revanche, certaines contraintes peuvent facilement être déléguées, comme c’est le cas pour un grand nombre d’obligations de la vie quotidienne que vous pouvez confier à votre concierge.

Mais le temps gagné peut aussi être du temps que vous allez enfin accorder à votre famille, à vos amis ou à vous-même.

Organiser une fête d’anniversaire pour votre famille, c’est bien, mais en profiter, c’est mieux ! Votre concierge est la bonne personne pour s’occuper de la gestion de vos projets, et vous permettre d’en profiter pleinement.

Avec le service de conciergerie personnalisé, vous disposez enfin de plus de temps pour vous ressourcer en famille ou dans vos loisirs. En vous ménageant ainsi du temps libre, vous prenez du recul, vous permettant ensuite de développer votre créativité entrepreneuriale et de revenir à vos dossiers avec un regard neuf.

La conciergerie pour dirigeants, en rééquilibrant les temps de vie privée et professionnelle, apporte un gain de temps. Ce gain de temps est essentiel pour le chef d’entreprise, car il contribue à diminuer sa charge mentale et donc à lui octroyer une meilleure qualité de vie au travail. Il lui permet aussi de disposer de plus de temps soit pour la gestion de son entreprise soit pour sa vie personnelle.

Le tarif des prestations de concierge reste donc très abordable au regard des multiples avantages qui découlent de ce service personnalisé. Mais pour cela il convient de se tourner vers des partenaires spécialisés comme Support-Héros.

 

Concrètement, comment se passe l’externalisation de votre service de conciergerie pour dirigeant chez Support-Héros ?

Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Loin de la conciergerie digitale impersonnelle, ce sont des professionnels de la conciergerie, qui privilégient le contact humain, et qui sont habitués à traiter vos demandes en toute confidentialité.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées dans le cadre de la conciergerie,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

 

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

Faire appel à un service de conciergerie personnalisé permet aux dirigeants de gagner du temps en confiant la gestion de leurs obligations personnelles à un prestataire qualifié.

Vous vous déchargez de ces tâches chronophages ce qui vous assure une meilleure qualité de vie au travail, et vous donne plus de temps à consacrer à votre entreprise ou à votre vie privée.

Alors pour bénéficier de ce service indispensable à une bonne gestion du temps, contactez Support-Héros !

Contactez-nous.

Nous vous répondons dans la journée.

Où nous trouver

13, Rue Emile Zola

69002 LYON

 

Nous appeler