L’externalisation de l’administration des organismes de formation pour une meilleure gestion

D’après les annexes au projet de loi de finances 2021 Formation Professionnelle, “en 2015, près d’un salarié sur deux (48,3 %) a eu accès à un cours ou stage” ! Si certains ont bénéficié de formations internes à l’entreprise, un grand nombre a effectué une formation dans l’un des 66 889 organismes de formation professionnelle continue recensés en 2018.

Ces centres de formation professionnelle sont soumis à des contraintes réglementaires très strictes entraînant de lourdes charges administratives. Mais comment concilier l’organisation de formations de qualité, elles-mêmes créatrices de fortes contraintes administratives, et la gestion administrative complexe de votre organisme ?

Externaliser l’administration de votre organisme de formation apparaît ici comme le meilleur moyen de concilier gain en qualité de vos formations et gestion administrative rigoureuse.

 

De l’importance d’une gestion administrative rigoureuse des centres de formation

Dans un organisme de formation, les tâches administratives sont partout ! L’assistante formation est là pour vous décharger de ces tâches chronophages.

 

Les multiples tâches de l’assistante formation

Le travail de l’assistante formation couvre deux grands domaines. D’une part, elle est chargée de l’organisation de la formation, et de l’autre, elle s’occupe de l’administration du centre de formation. Son travail est donc des plus variés !

Pour l’organisation de la formation, l’assistante formation doit :

  • répondre aux demandes d’information,
  • établir les devis,
  • rédiger les conventions de formation,
  • envoyer les convocations,
  • mettre en place les plannings de formation,
  • gérer les aspects matériels de la formation (salle de formation, hébergement des formateurs…),
  • faire remplir les feuilles d’émargement puis les grilles d’évaluation,
  • remettre les attestations de fin de formation,
  • facturer et gérer les encaissements.

 

Pour l’administration du centre de formation, elle doit :

  • répondre aux demandes des clients et financeurs (entreprises, OPCO…),
  • être capable de monter les dossiers de demandes de financement, (notamment pour les pme/pmi qui n’en maîtrisent pas les subtilités),
  • savoir élaborer le bilan pédagogique et financier,
  • connaître le référencement Datadock,
  • organiser la communication des offres de formation en respectant les contraintes réglementaires.

 

Une assistante formation experte en réglementation de la formation professionnelle

Le plus souvent titulaire d’un diplôme en ressources humaines ou d’un diplôme d’assistant de gestion, l’assistante formation connaît parfaitement la législation en vigueur et les évolutions légales les plus récentes.

Dotée d’une très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle, elle est experte en procédures de financement des formations et en réalisation de bilans pédagogiques et financiers. Elle maîtrise parfaitement les outils bureautiques et la plateforme de référencement Datadock.

Autonomie, rigueur et sens de l’organisation font partie de ses qualités.

 

Bien gérer son centre de formation professionnelle, une obligation légale

Les organismes de formation sont soumis à de nombreuses contraintes réglementaires et légales. Vous ne pouvez donc pas faire abstraction des tâches administratives qui en découlent, il en va de la survie de votre établissement !

Les obligations vont de la déclaration d’activité auprès de la Direccte, à la réalisation d’un bilan pédagogique et financier, en passant par la mise en place d’un règlement intérieur ou encore les obligations d’information à l’égard des stagiaires.

Le non-respect de ces contraintes peut avoir d’importantes répercussions, à commencer par le déréférencement Datadock, avec pour conséquence principale le refus de financement de la formation par les organismes financeurs (OPCO etc). Vous courez alors le risque de perdre des clients qui se tourneront vers des organismes datadockés.

D’autres sanctions administratives peuvent être mises en place, comme le retrait du numéro d’activité. Des sanctions pénales et financières peuvent aussi être décidées, notamment lorsque vous ne pouvez pas présenter de pièces justificatives pour les dépenses et fonds perçus…

Bien gérer l’administration de votre organisme de formation professionnelle est donc absolument vital et demande l’aide d’une assistante formation experte en son domaine.

Mais vous n’avez pas forcément la capacité de recourir à une embauche, et vous-même ou vos collaborateurs ne maîtrisez pas toutes les contraintes imposées aux organismes de formation.

Alors, si vous ne voulez pas courir le risque d’une lourde sanction administrative ou financière, la gestion externalisée de l’administration de votre centre de formation professionnelle s’impose.

 

Externaliser l’administration de son organisme de formation, un atout sérénité

Gérer un centre de formation professionnelle n’est pas de tout repos au regard des importantes obligations légales et réglementaires. Pouvoir se reposer sur un assistant formation compétent est alors un gage de sérénité…

 

Les avantages de l’externalisation pour votre organisme de formation

Nombreux sont les avantages de l’externalisation, à commencer par la maîtrise des coûts. Embaucher une assistante formation représente un lourd budget, auquel il faut ajouter les charges patronales. Au contraire, externaliser permet de ne faire appel à votre prestataire que lorsque vous en avez besoin.

Recourir à l’externalisation permet aussi de gagner du temps. En effet, les obligations légales et réglementaires sont très nombreuses et demandent beaucoup de temps pour mettre l’administratif en conformité. De même, l’organisation de la formation en elle-même est très chronophage. Déléguer ces tâches administratives et organisationnelles vous permet de dégager du temps pour vous concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et sur votre cœur de métier, la formation.

Externaliser son administration à une assistante formation qualifiée permet de bénéficier de ses compétences. Les réglementations dans le domaine de la formation professionnelle changent vite et si vous n’avez pas le temps de suivre ces évolutions, votre prestataire s’en charge. Il vous apporte la garantie d’être en conformité avec les réglementations des organismes de formation grâce à un suivi administratif méthodique.

Gérer de manière externalisée votre centre de formation professionnelle revient à gagner en flexibilité. Votre prestataire s’adapte à vos besoins et au rythme de vos formations.

Tous ces avantages concourent à vous faire gagner en qualité et donc compétitivité. Et cela est d’autant plus important que depuis la loi de 2014 sur la formation professionnelle, l’accent a été mis sur la qualité des actions de formation…

Pour un organisme de formation, faire appel à l’externalisation de la fonction assistant formation présente donc de nombreux avantages. Pour en profiter, vous devez vous adresser à un prestataire spécialisé dans ce domaine, comme c’est le cas avec Support-Héros…

 

Concrètement, comment se passe l’externalisation de l’administration de votre organisme de formation chez Support-Héros ?

Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Ce sont des professionnels de la gestion administrative des organismes de formation, habitués à une approche transversale de l’administratif.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant formation,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

 

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

L’assistant formation est le garant d’une gestion administrative rigoureuse de votre organisme de formation, nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement mais aussi indispensable pour être en règle lors des contrôles des services de l’Etat. Si vous ne disposez ni du temps, ni des compétences, pour gérer tout votre administratif, l’externalisation est la solution.

Alors, pour que votre centre de formation bénéficie d’une gestion administrative rigoureuse, faites appel à votre assistant formation Support-Héros.

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Nous vous répondons dans la journée.

Où nous trouver

13, Rue Emile Zola

69002 LYON

 

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