Externaliser sa gestion événementielle pour optimiser ses événements d’entreprise

En 2018, environ 380 000 événements d’entreprise et d’institution ont eu lieu en France métropolitaine d’après l’étude du cabinet EY pour un collectif d’organisations professionnelles et d’institutions.

Toujours selon cette étude, les participants français sont intéressés en premier lieu par le contenu (formation, information, élaboration de stratégie…) puis par le réseautage (esprit d’équipe, échanges entre professionnels…).

Les enjeux des événements d’entreprise sont donc importants, et en tant que dirigeant, cela ne vous a pas échappé !

Mais, bien que conscient des bénéfices de ce type d’événements, vous hésitez à les mettre en place. Vous jouez l’image de votre entreprise, or vous ne maîtrisez pas tous les aspects logistiques et financiers de leur organisation car ce n’est pas votre cœur de métier.

Pourquoi ne pas faire alors appel à un assistant en événementiel qui sera à même de vous proposer une solution événementielle clé en main ?

 

Le support événementiel, une expertise à votre service

Que ce soit en B2B ou B2C, les événements d’entreprise sont très divers : conférence, séminaire, petit-déjeuner d’entreprise ou dîner d’affaires, team building, salon… Mais pour qu’ils soient réussis, de tels événements ne s’improvisent pas.

 

Les multiples domaines d’intervention de l’assistant en événementiel

Quel que soit le genre de manifestations que vous envisagez pour votre entreprise, il s’agit de mettre en place une véritable gestion de projet. Pour un simple renfort dans une équipe déjà existante, ou pour une prise en charge totale de votre projet, l’assistant en événementiel a pour mission de vous aider à faire de votre événement une réussite.

Pour cela, il prend en charge :

  • la conception de l’événement suivant les objectifs définis,
  • l’estimation et le suivi du budget,
  • la mise en place et la gestion du planning du projet,
  • la logistique : inscription aux salons, cahier des charges et appel d’offres pour les différents prestataires (location de stands, réservation de salles, choix de traiteurs, d’hébergements, de transports…),
  • la réservation et la facturation des prestataires,
  • la communication autour de l’événement (invitations clients ou salariés, communiqué de presse…).

 

Pour mener à bien votre projet, l’assistant en événementiel ne laisse rien au hasard, c’est donc un spécialiste ultra compétent qui se met à votre service.

 

L’assistant en événementiel, un gestionnaire né !

Pour s’assurer de la planification optimale de l’événement, l’assistant en événementiel est avant tout doué d’une forte capacité d’organisation, et il sait gérer les priorités.

Doté d’une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle, il a le sens du contact et s’adapte à ses différents interlocuteurs.

Rompu aux outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint…), votre assistant maîtrise aussi les logiciels de PAO et les réseaux sociaux afin de mener à bien toute la communication autour de votre événement.

Tout en respectant l’image de marque de l’entreprise, l’assistant fait preuve d’initiative et de créativité.

En cumulant toutes ces compétences, votre assistant en événementiel devient un atout pour la réussite de votre événement d’entreprise, et au-delà, pour la performance de votre entreprise.

 

L’événementiel, une affiche de la performance de votre entreprise

Mettre en place un événement d’entreprise n’est pas un geste anodin. C’est le témoin de la bonne santé financière de votre entreprise ou le marqueur de votre volonté d’accompagner vos équipes. Cela peut aussi être le signe d’une intention de conquête de nouveaux marchés.

Dans tous les cas, c’est quitte ou double car vous jouez votre image de marque.

Bâcler l’organisation de son séminaire d’entreprise, c’est donner une mauvaise image du management aux salariés, et les conséquences en terme de motivation des équipes peuvent être catastrophiques.

S’attaquer en dilettante à la préparation d’un salon, c’est courir le risque de donner une mauvaise image de l’entreprise et donc de perdre les clients déjà acquis, ou de passer à côté de nouveaux prospects.

Au contraire, un événement bien organisé donnera l’image d’une entreprise sérieuse, à qui l’on peut faire confiance. Dès lors, cette manifestation événementielle, quelle qu’elle soit, devient un réel levier de performance de votre entreprise par l’image positive qu’elle véhicule, au sein de l’entreprise ou parmi les clients.

Véritable vitrine de votre entreprise, votre projet événementiel nécessite donc qu’on lui accorde toute l’attention nécessaire pour en faire un succès. Malheureusement, vous ne disposez pas forcément du temps ou des compétences en interne pour le mener à bien. L’externalisation de votre projet est alors la solution…

 

Externaliser sa gestion de projet événementiel

Faire appel à un assistant en événementiel est l’occasion de bénéficier de ses compétences expertes, mais aussi des avantages de l’outsourcing…

 

Les avantages de l’externalisation pour l’entreprise

Maîtriser ses coûts apparaît bien souvent comme le principal avantage de l’externalisation. Vous n’avez pas besoin d’embaucher un personnel supplémentaire ni de budgéter les charges patronales associées. Et grâce à votre assistant qui connaît les différents prestataires, vous bénéficiez du meilleur rapport qualité / prix pour vos prestations.

Confier votre projet à un assistant en événementiel, c’est aussi gagner du temps en vous déchargeant de nombreuses tâches administratives et opérationnelles chronophages. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en gardant un œil sur l’avancée de votre projet grâce aux comptes-rendus de votre assistant.

Externaliser l’administration de son événement d’entreprise permet de bénéficier des compétences professionnelles d’un assistant en événementiel. Il ne négligera aucun détail de l’organisation de votre événement pour en faire une réussite.

Que vous ayez besoin d’un renfort ponctuel ou d’une gestion complète de votre projet, la solution du support événementiel externalisé vous apporte une grande flexibilité, en s’adaptant à vos besoins et à vos imprévus.

Grâce à son expertise et sa flexibilité, votre assistant vous apporte la qualité dont vos événements ont besoin.

Pour vous aider dans l’organisation de vos événements, l’aide d’un prestataire spécialisé comme Support-Héros apparaît indispensable.

 

Concrètement, comment se passe l’externalisation de votre assistance événementielle chez Support-Héros ?

Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Ce sont des experts dans le domaine de la gestion événementielle, habitués à une approche transversale de l’administratif.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant en événementiel,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

 

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

Les tâches de l’assistant en événementiel sont à la fois administratives et opérationnelles. Cela demande du temps, de l’organisation et des compétences variées qui ne relèvent pas forcément du cœur de métier du dirigeant. Une aide experte dans ce domaine est donc indispensable pour faire de votre événement un succès.

Alors pour organiser votre événement, dont les retombées positives constitueront un levier de performance pour votre entreprise, faites appel à votre assistant en événementiel Support-Héros !

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69002 LYON

 

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