La gestion administrative de votre entreprise, levier de votre succès !

LES TACHES ADMINISTRATIVES EN ENTREPRISE, QUELQUES CHIFFRES

Une étude Plum & Sage, de 2017, mettait en avant le fait que 142 heures de travail sont consacrées chaque année aux tâches administratives dans une PME, soit six heures de travail par semaine.

A l’époque la même étude annonçait une hausse mondiale de 12% des coûts administratifs des entreprises pour l’année suivante.

Plus de six jours par mois donc qui, s’ils n’étaient pas consacrés aux tâches administratives, pourraient être dévolus au travail commercial, à la stratégie, à l’intelligence collective… ça fait rêver !

LES TACHES ADMINISTRATIVES, FARDEAU ET LEVIER

Les tâches administratives sont légion dans une entreprise :

  • Gestion comptable
  • Planification des rendez-vous
  • Rédaction et mise en forme de documents
  • Gestion des mails et du courrier
  • Actualisation et suivi des tableaux de bord
  • Suivi de l’état des stocks
  • Suivi administratif des dossiers du personnel
  • Rédaction et mise en page de documents juridiques
  • Indexation et archivage
  • Commande de fournitures
  • Surveillance et contrôle de l’exécution des contrats de maintenance
  • Saisie
  • Paperasses en tous genres
  • Et mille autres tâches incontournables qui font que l’entreprise tient debout et avance.

Négligées, ces multiples tâches deviennent des fardeaux encombrants.

Elles sont parfois mises au second plan, lorsque l’actualité de l’entreprise exige que l’on se concentre sur plus urgent. Elles n’intéressent ou n’amusent pas grand monde. Elles passent de main en main et retombent finalement souvent sur les épaules de l’équipe dirigeante, qui aurait bien mieux à faire.

Ainsi négligées, elles coûtent cher à l’entreprise.

Les relations que l’entreprise entretient avec ses partenaires et clients en pâtissent.

Bien gérées, en revanche, elles sont le levier de la performance globale de l’entreprise.

Mais à qui revient la responsabilité de bien les gérer ?

LES TACHES ADMINISTRATIVES NOUVELLE GENERATION

 La secrétaire d’autrefois était une assistante personnelle, douée de bon sens et d’organisation. A elle seule elle assurait aisément l’ensemble des petites tâches de support au dirigeant.

Aujourd’hui la gestion de l’administratif d’une entreprise a pris une toute autre ampleur. Elle est faite d’innombrables complications et de technologie.

Se charger de l’administratif d’une entreprise, c’est devoir maîtriser un grand nombre de contraintes bureaucratiques et de règlementation. C’est prendre de lourdes responsabilités. C’est se tenir perpétuellement à la page des évolutions technologiques de bureautique. C’est être capable de réagir vite, voir très vite. C’est être 100% disponible.

L’administratif qui était auparavant un simple département de l’entreprise a aujourd’hui colonisé tous les départements. Il ne saurait plus y avoir de performance globale sans une intégration parfaite de l’administratif.

Mais comment demander une telle polyvalence et une telle disponibilité aux membres d’une équipe opérationnelle ?

TACHES ADMINISTRATIVES ET DIGITALISATION

Les entreprises pourraient voir dans les nombreuses options de digitalisation qui leur sont offertes, l’opportunité d’optimiser leur efficacité, notamment dans la gestion des tâches administratives.

Ce n’est pas forcément le cas.

En effet, de nombreux aspects freinent dirigeants et équipes :

  • Le coût de cette digitalisation
  • La difficulté de s’y retrouver dans une offre pléthorique
  • La complexité et le manque de souplesse des outils digitaux tout faits
  • Le temps de mise en route
  • La nécessité de former et reformer le personnel à l’usage de ces outils
  • L’obsolescence rapide des logiciels
  • L’envie de laisser sa place à l’humain.

LE DIRIGEANT, CET ETRE MULTITACHES QUI NE DIRAIT PAS NON A UNE AIDE QUALIFIEE

Le dirigeant d’aujourd’hui, qu’il soit d’entreprise ou d’association, est sur tous les fronts. Il est à la tête de son organisation. Il est à l’origine de la stratégie, sans cesse remise à jour. Il est à l’initiative du travail commercial. Il porte souvent de lourdes responsabilités de gestion des ressources humaines. Mais il se charge aussi souvent des tâches plus ingrates.

Alors qu’il a à cœur de développer son activité et de se concentrer sur son cœur de métier, il est perpétuellement sollicité par mille tâches administratives. Celles-ci sont essentielles à la bonne marche de son entreprise, mais grignotent de son temps et représentent une charge de travail considérable, qui le détourne de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réussir à être sur tous les fronts est un jeu dangereux, qui relève de l’exploit. Ou du miracle…

Il s’agit donc pour le dirigeant de savoir se faire aider.

SE FAIRE AIDER OUI, MAIS PAR QUI ?

La gestion administrative regroupe une multitude de tâches qu’il n’est pas toujours si facile de déléguer.

En interne, les équipes sont déjà débordées et doivent donner la priorité à des tâches créatrices de valeur.

Mais l’administratif regroupe un ensemble de tâches sensibles, que l’on hésite à externaliser.

Informations confidentielles, chiffres clés, accès au cœur de l’entreprise… Peut-on les rendre accessibles à un acteur extérieur ?

N’y a-t-il pas un risque de perdre la main sur des sujets clés ? Et quid de la confidentialité ?

Déléguer oui, mais seulement si c’est en toute confiance.

Déléguer à un assistant dédié, impliqué et avec qui l’on développe une relation personnelle.

Déléguer à un assistant disponible, qui comprend les problématiques de l’entreprises et les fait siennes.

Déléguer à un assistant professionnel, dont c’est le métier, qui n’opère ni en dilettante ni en indépendant.

Déléguer à un assistant qui maîtrise parfaitement tous les outils nécessaires à une gestion administrative efficace.

Déléguer à un assistant qui maîtrise parfaitement la langue française écrite comme orale.

Déléguer à un assistant qui sait communiquer rapidement et efficacement.

Déléguer à un assistant qui a du temps et prend le temps de bien faire.

Déléguer à un assistant qui saura optimiser les tâches administratives.

Déléguer en dehors du cercle de l’entreprise comme on le ferait en interne, mieux même.

LES BENEFICES DE L’ASSISTANT SUPPORT HEROS

Formé dans une approche transversale de l’administratif, votre assistant Support-Héros répond directement à vos besoins.

Il est formé, expérimenté, agile.

Il n’est pas indépendant, mais salarié, membre d’une équipe dont le métier est d’accompagner ses clients.

On peut compter sur lui.

Avec lui, l’administratif de votre entreprise sera remis au cœur de votre activité.

Il pourra être présent sur tous les fronts, quelles que soient les circonstances et les aléas de votre activité.

Porté par notre équipe, il sera un membre à part entière de la vôtre.

Fonction support par excellence, l’assistant administratif Support-Héros comptera parmi vos plus grands atouts.

EXTERNALISER POUR OPTIMISER SES COUTS

Faire appel à un assistant administratif est une pratique intéressante pour une entreprise qui souhaite maximiser sa rentabilité en diminuant ses coûts d’exploitation.

Continuer à s’occuper en interne de la gestion de ses tâches administratives peut en effet lui coûter cher, en main d’œuvre monopolisée ou si elle opte pour le développement de la digitalisation et tous les coûts qui, on l’a vu, y sont liés.

L’externalisation permet d’optimiser tant du côté des coûts liés à la rémunération, que de celui des coûts d’exécution.

Bien que le coût à l’heure d’un sous-traitant puisse être plus élevé que celui d’un collaborateur, les économies réalisées sont certaines. L’externalisation n’engendre des coûts que lorsque c’est nécessaire, à la mission. Par ailleurs, de nombreux coûts d’assurance-emploi, d’avantages sociaux et autres sont évités.

Enfin, l’expertise des sous-traitants permet de contourner tous les coûts induits par des collaborateurs insuffisamment formés ou pas toujours à leur place.

UNE AIDE AU SERVICE DE LA PERFORMANCE GLOBALE DE VOTRE ENTREPRISE

L’actualité et l’évolution du monde de l’entreprise nous le montrent, l’intelligence collective est au cœur de toute réussite pérenne.

Faire appel à un assistant administratif Support-Héros, c’est donner sa juste place à cette intelligence collective.

On travaille ensemble au service de la performance, chacun à sa place, là où il apporte le plus de valeur ajoutée à l’organisation.

Le dirigeant et les collaborateurs, en interne, se concentrent sur le cœur du métier. L’assistant Support Héros se charge, à leurs côtés, de la gestion des tâches administratives. Un maximum de valeur ajoutée est créé. Chacun son métier et les vaches seront bien gardées !

CONCRETEMENT, COMMENT CA VA SE PASSER ?

L’idée de l’Assistance Support Héros est de vous offrir un service sur-mesure, adapté à la réalité de vos besoins.

Pour ce faire, nos équipes travailleront de concert avec les vôtres pour comprendre le type de prestations dont vous avez besoin et bien dimensionner l’ampleur de l’assistance qui vous conviendra.

Notre maîtrise du métier, s’appuyant sur un questionnaire détaillé, permettra d’aboutir facilement à un dimensionnement optimal de l’offre de service que nous vous ferons.

Ce premier travail permettra de réaliser une estimation de budget, alignée sur le volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous restera ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Dès lors, Support Héros prendra les commandes de la gestion de vos tâches administratives et vous en serez libérés.

L’ensemble de vos tâches administratives sera suivi de près.

Un espace client vous sera ouvert et dédié sur notre plateforme Support Héros.

  • Vous pourrez y suivre l’état d’avancement de chacune des tâches administratives entreprises en votre nom.
  • Tous les mails échangés pourront aussi y être retracés.
  • Votre conso globale y sera affichée en temps réel.

Enfin, vous recevrez chaque fin de mois, un rapport d’activité détaillé des missions effectuées dans le mois et du temps passé sur chacune d’elles.

Vous serez donc libéré de la gestion de vos tâches administratives, mais celles-ci ne vous échapperont pas pour autant.

Contactez-nous.

Nous vous répondons dans la journée.

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13, Rue Emile Zola

69002 LYON

 

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