L’optimisation de la gestion du temps du dirigeant, une des clés de la performance entrepreneuriale

Qui n’a jamais manqué de temps ? Tout le monde court après le temps, et sans doute les entrepreneurs plus que les autres. Dans une étude de 2014, menée par IPSOS pour American Express, les dirigeants évaluent à 3h18 le temps qu’il leur manque chaque jour pour mener à bien toutes leurs missions. Soit, pour une semaine de 5 jours de travail, plus de 16 heures !!!

Autant dire que pour achever son travail, le dirigeant se trouve alors devant ce dilemme : sacrifier sa vie sociale et personnelle au risque d’y laisser sa santé, ou sacrifier une partie de ses obligations de manager au risque cette fois-ci d’y laisser son entreprise…

Pour ne pas en arriver là, le dirigeant doit trouver un équilibre entre impératifs professionnels et personnels, avant de perdre pied et de se retrouver en burnout. C’est ici qu’intervient la gestion du temps. Mais comment gérer son temps en tant que dirigeant ? Comment concilier vie personnelle et vie professionnelle ? Quelles techniques utiliser pour gagner du temps ?

Petit guide de la gestion du temps du dirigeant : 7 clés pour optimiser son temps

Avant toute chose, il faut bien comprendre que la gestion du temps n’est pas innée. Il va falloir donner du temps au temps, c’est-à-dire être patient, car une bonne gestion du temps ne s’improvise pas, cela s’apprend. Et c’est petit à petit que vous arriverez à dégager la ou les méthodes qui vous conviennent et qui vous permettront de devenir un expert en gestion du temps !

Quand un bilan s’impose…

C’est un fait, vous êtes ultra booké, vous ne savez plus où donner de la tête, vous avez toujours l’impression de courir après le temps !

Alors une pause s’impose, car à ce rythme-là, vous n’allez pas tenir bien longtemps. Mais il ne s’agit pas de faire une simple pause, il s’agit de faire le bilan de votre gestion entrepreneuriale afin d’identifier ce qui vous fait perdre du temps. Que ce soient des réunions inutiles ou à rallonge, une certaine désorganisation de l’agenda ou des rendez-vous trop nombreux, il va falloir y remédier. Il est donc important de prendre le temps d’identifier précisément et sans rien omettre toutes les sources de perte de temps.

Cela ne sert à rien de mettre la charrue avant les bœufs, il faut identifier les problèmes avant de tenter de les résoudre.

Trier et planifier : à la source de la gestion du temps

Se fixer des objectifs, c’est se donner un but à atteindre. Et planifier, c’est intégrer ces objectifs dans une échelle de temps. Mais pour que ces objectifs soient atteignables, encore faut-il qu’ils soient raisonnables d’un point de vue temporel.

En tant qu’entrepreneur, vous avez une vision de votre business à plus ou moins long terme. Pour asseoir cette vision à 3, 6 ou 9 ans, vous devez la décomposer pour définir des étapes intermédiaires à plus court terme : 1 an, 6 mois, 1 mois, 1 semaine.

Ces objectifs dits SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant,Time-bound) doivent être triés et priorisés, afin de pouvoir les inclure dans un agenda, le but étant bien évidemment de les atteindre ! Avoir une vision claire et entière d’objectifs échelonnés dans le temps, avec des deadlines raisonnables, c’est la possibilité de s’organiser à plus ou moins brève échéance pour les atteindre.

Plus largement, ce sont toutes vos tâches professionnelles qui doivent passer au crible du tri et de la priorisation. Faut-il répondre à cet email, est-ce urgent, important ? Et cette réunion, est-elle indispensable, ou vaut-il mieux finir d’étudier ce dossier ?

Pour bien planifier, il faut savoir bien prioriser.

Le rangement

Pour être au clair dans sa tête, rien de mieux que de commencer par être au clair dans son bureau !

Un bureau ordonné, que ce soit votre espace de travail ou le bureau de votre ordinateur, c’est l’assurance de vous y retrouver plus facilement lorsque vous cherchez un document, c’est une vision plus claire de ce qui vous reste à traiter.

Stop à la procrastination !

La procrastination, c’est le fait de remettre au lendemain ce qui peut être fait aujourd’hui. Et malheureusement, elle va souvent de pair avec le choix de la facilité…

Pour y remédier, il faut organiser votre journée en tenant compte de votre horloge biologique. Vous êtes plus productif le matin, alors mettez-vous au travail le plus tôt possible et profitez-en pour faire les tâches les plus difficiles. Au contraire, vous êtes plus efficace en milieu d’après-midi : prévoyez de vous garder ce créneau pour le travail qui demande le plus de concentration.

Sachez toutefois que de manière générale, il vaut mieux commencer par les tâches les plus difficiles et terminer par les plus faciles.

D’après la loi de Carlson, il est aussi préférable de réaliser un seul travail à la fois, en continu, afin d’accorder une concentration maximale au travail effectué, ce qui limite les pertes de temps et d’énergie.

Enfin, il faut se fixer des limites de temps pour chaque tâche, car selon la loi de Parkinson, tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti. Ainsi, vous chercherez à vous tenir aux deadlines que vous vous êtes fixées et vous serez donc plus productif.

Se libérer des “voleurs de temps”

Savoir se concentrer est une chose, le rester en est une autre !

Vous devez donc identifier quelles sont vos conditions optimales de travail : ne pas être dans un environnement trop bruyant, ne pas être interrompu toutes les deux minutes, avoir toutes les informations sous la main…

Pouvoir se concentrer, c’est aussi éviter les “voleurs de temps”, que ce soient des personnes ou des objets. Car votre smartphone qui sonne alors que vous êtes en pleine réflexion sur un dossier sensible, un collègue qui passe vous proposer de faire une pause lorsque vous rédigez un courrier important, un mail qui déclenche une alerte sur votre ordinateur quand vous êtes en plein milieu d’une négociation, ce sont autant d’interruptions et de sources de perte de concentration. Et qui dit perte de concentration, dit perte de temps pour se concentrer à nouveau.

Pouvoir se concentrer, c’est donc aussi savoir dire non. Non à la réunion où votre présence est inutile, non à la personne qui a besoin de votre réponse immédiate, non au dossier qui n’est pas de votre ressort…

Prendre du temps pour soi ou comment développer sa créativité

Pour rester productif, il faut savoir souffler un peu ! Tout le monde a besoin de ces fameux temps morts, pour se ressourcer et trouver un nouveau souffle.

Cela peut être un moment de détente en famille, une activité sportive, une sortie culturelle, un temps de développement personnel, tout est bon à prendre, tant que cela vous permet d’échapper un certain temps au stress du travail.

Et ce nouveau souffle peut parfois être particulièrement créatif, car tout comme on recommande de laisser les enfants s’ennuyer pour développer leur imagination, prendre un temps de repos, prendre un peu de recul, s’aérer l’esprit, peut être l’occasion de voir les dossiers différemment, et de développer votre créativité entrepreneuriale…

Pensez alors à noter vos idées (une photo, un mémo audio, un rappel écrit) avant qu’elles ne vous échappent !

Déléguer pour se recentrer sur l’essentiel

Vous n’avez pas le temps d’être partout à la fois, au risque de négliger certaines choses. Vous devez donc non seulement vous simplifier la tâche, mais au-delà, déléguer.

Se simplifier la tâche, c’est par exemple digitaliser certains process. Il faut donc parfois passer un peu de temps dans l’apprentissage de certains logiciels et applications pour en tirer profit ensuite en terme de temps.

Déléguer, c’est accepter de transférer une part de votre travail à quelqu’un d’autre, que ce soit en interne ou en externe, notamment grâce à des entreprises comme Support-Héros. Quel que soit le domaine de compétence recherché (secrétariat, comptabilité, communication, RH…), Support-Héros peut vous décharger d’une partie de vos tâches.

Concrètement, comment se passe l’externalisation chez Support-Héros ?

Nous vous proposons un service sur-mesure.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant commercial,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

Déléguer s’avère alors extrêmement profitable en terme de gestion du temps. Tout d’abord, vous vous libérez du temps. Ensuite, en choisissant notamment de confier des tâches à plus faible valeur ajoutée, souvent les plus chronophages, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier et les tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’expression “le temps, c’est de l’argent“ prend dès lors tout son sens…

Quelques techniques de gestion du temps

Au cours de ces étapes pour vous amener à gagner du temps, vous pouvez utiliser certaines méthodes classiques de gestion du temps. Voici une liste non exhaustive de quelques techniques qui ont fait leurs preuves.

La fameuse “to do list”, ou liste des choses à faire

Cette liste, plus ou moins exhaustive, vous permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches à effectuer. Vous pouvez avoir une to do liste quotidienne et des to do list à plus ou moins long terme. Ainsi, vos différents objectifs, une fois triés et planifiés, figurent sur cette liste qui doit être tenue à jour.

La méthode NERAC pour Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler

C’est un outil pour gagner en efficacité. Vous :

  • notez les tâches à faire,
  • estimez le temps que vous allez leur accorder,
  • réservez un créneau supplémentaire pour parer aux imprévus,
  • arbitrez ce que vous allez faire de chaque tâche, en fonction de son importance, son urgence et son échéance,
  • contrôlez le travail accompli en fonction des objectifs fixés (respect du temps imparti, de l’échéance, tâche effectuée ou déléguée etc.).

La méthode GTD ou Getting Things Done

Cette méthode, développée par David Allen, s’articule en plusieurs étapes :

  • établir la liste des tâches à accomplir,
  • traiter chaque tâche en choisissant si une action est requise ou non :
  • si non, vous éliminez cette tâche, la remettez à plus tard, ou la conservez pour information,
  • si oui, vous déterminez s’il s’agit :
  • d’une tâche à plusieurs étapes auquel cas, vous la classez dans la liste projets,
  • d’une tâche qui ne nécessite qu’une action. Soit elle prend moins de deux minutes, vous vous y attelez. Soit l’action requiert plus de deux minutes, vous devez passer à l’étape suivante,
  • organiser les tâches en choisissant de les déléguer, les remettre à plus tard ou les planifier,
  • réviser, c’est-à-dire mettre à jour et faire le point sur les choses faites, à faire et sur le calendrier à tenir, et vérifier que toutes les actions prévues s’articulent efficacement sans perte de temps,
  • agir, en décidant quelle action sera la plus appropriée pour être réalisée en fonction du temps disponible, du contexte, de son importance et de votre capacité à la traiter à l’instant T.

Le principe de Pareto

Selon cette loi qui s’applique à de nombreux domaines, environ 20 % des causes produisent 80 % des effets. Dans le cadre de la gestion du temps, cela implique donc de se concentrer sur les 20 % de tâches qui produisent 80 % de résultats, et vous permet de prioriser certaines actions.

La matrice d’Eisenhower

Cette matrice permet de déterminer l’importance et l’urgence de chaque tâche en se demandant si le travail à faire est :

  • important et urgent,
  • important et peu urgent,
  • peu important et urgent,
  • peu important et peu urgent.

Cela permet de prioriser puis planifier plus facilement vos actions.

Le diagramme de Gantt

Cet outil de gestion de projet permet de représenter sur une échelle de temps les différentes tâches à réaliser. Elle a donc l’avantage d’offrir un aperçu visuel clair des actions, de leur avancement dans le temps et de leurs éventuels chevauchements et interactions.

Ce petit guide de gestion du temps et ces quelques méthodes auront d’autant plus d’intérêt que vous vous les approprierez. La gestion du temps est propre à chaque dirigeant et c’est en combinant plusieurs de ces méthodes afin de les adapter à votre entreprise et à votre personnalité que vous arriverez à gagner en sérénité.

En maîtrisant mieux votre temps, vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur votre leadership. Alors pour mieux gérer votre temps, n’hésitez plus à déléguer et confiez l’externalisation de vos tâches les plus chronophages à Support-Héros.

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