Optimiser le fonctionnement du CSE (Comité Social et Économique) grâce à l’assistance administrative externalisée

Début juin 2020, 81 371 établissements avaient mis en place un Comité Social et Économique, selon les chiffres du comité d’évaluation des ordonnances.

Le fonctionnement de ces CSE demande beaucoup de temps pour s’adapter aux contraintes légales et réglementaires, ce qui rend les CSE moins disponibles pour les salariés.

Se faire assister pour la gestion du Comité Social et Économique apparaît alors comme la solution…

Le CSE, une refonte récente des institutions représentatives du personnel

Le Comité Social et Économique ou CSE regroupe d’anciennes instances représentatives du personnel :

  • le comité d’entreprise (CE),
  • les délégués du personnel (DP),
  • la délégation unique du personnel (DUP),
  • le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Le CSE est entré en vigueur le 1er janvier 2018 pour être mis en place au plus tard le 01 janvier 2020 dans les entreprises de plus de 11 salariés. Les attributions diffèrent selon qu’il s’agit d’une entreprise de 11 à 49 salariés, ou de plus de 50 salariés.

Que vous soyez une PME ou une PMI, si vous comptez moins de 50 salariés, le CSE a pour missions et compétences de :

  • présenter les réclamations des salariés à l’employeur concernant les salaires, les accords collectifs…,
  • vérifier l’application du code du travail,
  • promouvoir l’amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail,
  • réaliser des enquêtes en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

Dans les PME et PMI de plus de 50 salariés et dans les ETI et GE, le CSE a les mêmes attributions, mais dispose de moyens supplémentaires, avec un budget de fonctionnement et un budget pour les activités sociales et culturelles. Suivant le nombre de salariés, le CSE peut être consulté sur des questions juridiques, économiques, financières etc. grâce à des commissions.

Le CSE comprend une délégation du personnel et une délégation de l’employeur. Ses membres sont élus pour un mandat de 4 ans et se réunissent 6 fois par an minimum. Les réunions donnent lieu à l’établissement d’un procès-verbal.

La mise en place du CSE ou son fonctionnement demandent donc de respecter un certain nombre de dispositions réglementaires, ce qui engendre de nombreuses tâches administratives, pour lesquelles une assistante peut vous aider.

Une aide à la gestion du CSE bienvenue : l’assistante administrative

Les nombreuses tâches administratives de l’assistante

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’assistante administrative s’occupe de la logistique des réunions du CSE, en se chargeant :

  • de faire parvenir les convocations et l’ordre du jour,
  • des éventuelles réservations de salle, matériel, ou transport,
  • des éventuelles facturations et notes de frais,
  • de rédiger, mettre en forme et diffuser les procès-verbaux, sous la responsabilité du secrétaire du CSE.

Elle aide aussi à la logistique des élections du CSE, en préparant les affichages, en gérant les envois par correspondance etc.

En plus de la facturation, l’assistante peut se charger de récupérer et classer les documents comptables.

Lorsqu’un budget est alloué aux activités sociales et culturelles, l’assistante s’occupe de la gestion administrative des activités organisées par le CSE :

  • mise à jour des listes de bénéficiaires,
  • accueil et renseignement des salariés,
  • communication autour des activités proposées,
  • inscription et vérification des dossiers des bénéficiaires,
  • suivi des règlements.

Les tâches administratives du CSE sont donc nombreuses et variées, et s’adaptent aux contraintes réglementaires et aux différentes missions du CSE. Mais répondre à toutes ces tâches administratives demande de nombreuses compétences…

Compétences de l’assistante administrative

Pour garantir un fonctionnement administratif optimal, l’assistante au CSE possède de bonnes connaissances en droit du travail et droit social.

Qu’il s’agisse d’une assistante administrative ou d’une assistante RH, votre assistante dispose d’une très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle pour faire le lien entre les partenaires sociaux.

Elle maîtrise les outils bureautiques et les outils de communication.

Elle est rigoureuse, organisée, fait preuve d’observation, d’adaptation et de discrétion au regard des informations confidentielles qu’elle peut traiter.

L’assistante administrative pour optimiser le CSE

Recourir à une assistante pour la gestion du CSE n’est pas superflu !

Les contraintes réglementaires sont nombreuses, et ne pas respecter un délai, oublier l’envoi d’une convocation a des conséquences sur l’organisation des élections ou la tenue du CSE.

En tant qu’élu du CSE, vous aspirez à promouvoir une meilleure qualité de vie des employés au travail et vous souhaitez rester à leur écoute.

En tant qu’employeur, vous cherchez à rendre votre entreprise attractive aux yeux de futurs salariés et cela passe par la mise en place d’avantages sociaux et culturels par le CSE et un intérêt particulier accordé au bien-être des salariés.

Mais les tâches administratives au sein du CSE sont nombreuses et particulièrement chronophages, et vous empêchent de vous mettre pleinement à la disposition des salariés. Déléguer ces tâches administratives est donc un bon moyen pour gagner du temps et rendre le CSE plus dynamique.

Mais déléguer en interne n’est pas forcément possible. Le recours à un prestataire extérieur comme Support-Héros peut alors vous aider.

L’externalisation de l’assistance à la gestion du CSE

Les avantages de l’externalisation

L’externalisation permet de maîtriser les coûts car vous ne faites appel à un prestataire que lorsque vous en avez besoin, et il ne vous est donc pas nécessaire de recourir à une embauche.

Externaliser est aussi l’occasion de bénéficier des compétences de votre prestataire en gestion administrative, mais aussi en droit du travail et droit social. Vous limitez ainsi les erreurs de traitement des dossiers et évitez le mécontentement des employés.

Déléguer vous permet surtout de gagner du temps, car les tâches administratives de gestion du CSE sont extrêmement chronophages. Vous pouvez ainsi accorder plus de temps et d’attention aux doléances des employés et répondre de manière plus adéquate à leurs besoins.

Tous ces avantages concourent à donner une meilleure image du CSE et au final de l’entreprise, la rendant plus attractive aux yeux de futurs employés, et en permettant aux employés actuels de gagner en qualité de vie au travail ce qui a un impact positif sur leur productivité.

Il apparaît donc essentiel de se faire assister pour la gestion du Comité Social et Économique par un prestataire expert dans ce domaine, comme l’est Support-Héros.

Concrètement, comment se passe l’externalisation de l’assistance au Comité Social et Économique chez Support-Héros ?

Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Ce sont des professionnels de la gestion administrative, habitués à une approche transversale de l’administratif.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant administratif,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

La gestion du CSE demande beaucoup de rigueur pour s’adapter aux nombreuses contraintes réglementaires. C’est donc une tâche extrêmement chronophage pour laquelle une assistante administrative spécialisée peut vous aider. Mais si vous ne disposez pas de ce personnel en interne, le recours à l’externalisation auprès d’un prestataire comme Support-Héros est indispensable pour vous faire gagner du temps, alors prenez contact avec nous !

 

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