Comment faire de l’externalisation des ressources humaines un atout stratégique pour l’entreprise ?
Une enquête menée en février 2020 par les Editions Tissot montre qu’une très large majorité des professionnels des RH est épuisée (80 %) et frustrée (71 %). De là à s’inquiéter pour la santé des fonctions RH, il n’y a qu’un pas !
L’administration des ressources humaines est un service de l’entreprise particulièrement sollicité, car il lui incombe la lourde tâche de gérer le personnel.
Pour soulager ce service, essentiel à la performance de l’entreprise, la solution de l’externalisation des ressources humaines se présente.
Définition et objectifs de l’administration des ressources humaines
Dirigeant de PME ou chef de service RH, l’importance du service RH ne vous a pas échappé. En charge de la gestion du personnel, il a pour objectif de l’administrer efficacement tout en motivant le personnel à donner le meilleur de lui-même. La gestion administrative du personnel fait partie intégrante de ce service et ne peut donc pas être négligée !
La gestion du personnel, une tâche chronophage et rigoureuse
La gestion ou administration du personnel regroupe des tâches administratives présentes tout au long de la vie du salarié dans l’entreprise, qu’il s’agisse d’un intérimaire ou d’un employé en CDD ou CDI, d’un ouvrier ou d’un cadre.
Ces tâches administratives sont le plus souvent confiées à un ou plusieurs assistants administratifs. Et la liste de ses missions est longue :
- saisie des données du personnel (état civil, diplômes…) et suivi des dossiers (médecine du travail, maternité…),
- rédaction des contrats de travail, ruptures conventionnelles, démissions et licenciements,
- aménagement du temps de travail et gestion des congés, arrêts maladie…,
- mise à jour des tableaux de bord RH (absences, postes vacants…),
- déclaration aux organismes sociaux,
- relation avec les assurances et les organismes de mutuelle et prévoyance,
- gestion des paies : préparation des variables, édition, contrôle et archivage des fiches de paie, vérification des formalités de virement,
- gestion du recrutement : définition des profils à recruter, rédaction de fiches de poste, publication d’annonces, réception et sélection des candidatures, organisation des entretiens d’embauche, constitution d’une banque de CV,
- gestion de la formation : planification des entretiens individuels annuels, définition des besoins en formation, mise en place de la logistique des plans de formation, organisation des séminaires de formation, suivi des CPF,
- organisation des élections des représentants du personnel et des réunions du CSE, rédaction de comptes-rendus,
- communication du règlement intérieur et des informations à destination du personnel.
Ces tâches administratives touchent des domaines variés, elles nécessitent donc de nombreuses compétences.
La polyvalence de l’administration des ressources humaines
L’éventail des compétences demandées est large :
- aisance rédactionnelle et relationnelle pour être une interface efficace entre les différents partenaires sociaux,
- maîtrise d’Internet, d’outils collaboratifs et des logiciels de bureautique, notamment logiciel de paie, de gestion du temps de travail…,
- connaissances en Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH),
- notions de droit social et droit du travail,
- maîtrise des techniques de recrutement.
Ces compétences doivent être associées aux qualités que sont l’écoute, la compréhension, la capacité d’adaptation, le sens de la discrétion et de la confidentialité.
L’administration des RH regroupe donc un ensemble de tâches administratives chronophages et cependant nécessaires à la bonne gestion des RH.
Impacts de la gestion administrative des ressources humaines sur la performance du processus RH
La gestion administrative du personnel fait partie intégrante du processus qualité de la gestion des ressources humaines. En effet, une gestion RH performante permet :
- d’identifier les besoins en compétences de l’entreprise,
- de déterminer s’il faut effectuer un recrutement ou former le personnel en interne,
- d’évaluer si les actions menées sont efficaces,
- de faire prendre conscience au personnel de son rôle pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
C’est ici que rentre en jeu l’assistance administrative RH. Car c’est grâce au travail administratif effectué de manière rigoureuse que sont déterminés les axes d’amélioration en termes de formation, recrutement ou gestion du temps.
De même, l’efficacité du processus RH est évaluée en analysant des données telles que le taux d’absentéisme, d’efficacité des recrutements ou de mobilité interne.
Mais seule une administration des ressources humaines efficace donne accès à ces informations essentielles. Administration et gestion vont donc de pair dans le cadre d’un service RH performant.
Mais c’est là que le bât blesse… Car toujours selon l’enquête des Editions Tissot, 61 % des RH indiquent que leur principale difficulté quotidienne est le manque de temps et de ressources !
Comment développer une gestion RH performante si le travail administratif n’est pas effectué en amont ?
Alors pour redonner au service RH sa place de levier de performance globale de l’entreprise, l’externalisation de la gestion administrative du personnel s’avère une solution idéale.
Pourquoi externaliser l’administration des RH ?
Les avantages de l’externalisation
L’externalisation a de nombreux avantages, à commencer par la maîtrise des coûts. En effet, vous ne faites appel à votre prestataire extérieur que lorsque c’est nécessaire. Vous n’avez pas besoin d’embaucher un personnel qualifié, qui coûte cher, et vous n’avez pas à supporter les charges patronales. De même, les outils nécessaires à l’administration des RH sont à la charge du prestataire.
Externaliser l’administration des RH, c’est aussi vous décharger de tâches extrêmement chronophages. Vous pouvez ainsi vous recentrer sur votre cœur de métier et sur les tâches à plus forte valeur ajoutée de la fonction RH, à savoir la stratégie de votre service RH, la négociation sociale ou encore la gestion des talents.
Faire appel à l’outsourcing, c’est aussi bénéficier des compétences du prestataire. La réglementation dans le domaine des RH et de la formation évolue régulièrement et c’est le devoir de votre prestataire de se tenir informé. De même, grâce à son expertise, il sait éviter les erreurs de paie et plus généralement vous protéger des risques légaux.
Confier la gestion administrative RH en externe permet aussi de gagner en flexibilité pour s’adapter aux variations d’activité ou à l’absence imprévue d’un collaborateur.
Enfin, une administration des ressources humaines externalisée permet de gagner en compétitivité et qualité, grâce à tous les avantages que nous venons de voir.
Pour avoir accès à tous ces avantages, le recours à l’externalisation auprès d’un prestataire qualifié comme Support-Héros s’offre à vous…
Concrètement, comment se passe l’externalisation de l’administration des RH chez Support-Héros ?
Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Ce sont des experts dans le domaine de la gestion administrative des RH, habitués à une approche transversale de l’administratif.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, Support-Héros vous donne accès à son agenda afin que vous puissiez planifier le démarrage, puis le déroulé de notre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant RH,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.
En définitive, l’externalisation de la gestion administrative du personnel est l’occasion de rendre au service RH sa vocation stratégique et donc sa capacité à être un vecteur de performance au service de l’entreprise. Alors n’attendez plus pour externaliser votre gestion du personnel auprès de Support-Héros !D
