Assistance administrative et fonctions support : externalisez tout votre back-office

Vous dirigez une entreprise et vous passez un temps fou sur l’administratif, la facturation, les relances et le suivi, au lieu de vous consacrer a votre metier ?

Ces taches sont vos fonctions support : indispensables au fonctionnement de l’entreprise, mais rarement votre coeur de metier. Or, recruter un poste dedie a plein temps n’est pas toujours justifie, et le faire vous-meme vous coute vos soirees.

Chez Support-Heros, nous devenons votre assistance administrative et fonctions support externalisee : une equipe dediee prend en charge vos fonctions support, comme un service interne, mais au forfait. Ainsi, vous gardez une organisation carree sans le cout d’une embauche.
Cette prestation prolonge notre gestion administrative externalisee.

Qu'est-ce qu'une fonction support et pourquoi l'externaliser

Les fonctions support regroupent tout ce qui fait tourner l'entreprise sans etre son activite principale : gestion administrative, facturation et relances, secretariat et accueil, suivi des ventes, back-office. En effet, elles sont vitales, mais elles absorbent un temps que le dirigeant prefererait consacrer au developpement.

Externaliser ces fonctions, c'est confier leur execution a une equipe rodee, sans porter la charge d'un recrutement. Ainsi, vous ne payez que le besoin reel, et vous vous recentrez sur ce qui cree de la valeur.

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Le principe est simple. Vous choisissez le perimetre, d'une seule fonction a l'ensemble de votre back-office. Ensuite, nous executons avec la regularite d'un service interne, pilotes par un chef de projet dedie.

Les fonctions support que nous prenons en charge

Chaque fonction support fait l'objet d'une prestation dediee. Vous les activez seule ou en combinaison, selon la ou le temps vous manque le plus.

Gestion administrative

Traitement du courrier et des e-mails
Redaction et mise en forme de documents
Classement et archivage numerique
Suivi administratif de vos dossiers

Voir la gestion administrative externalisee

Facturation, ventes et relances

Emission et suivi de vos factures
Relances des paiements en retard
Administration des ventes (ADV)
Suivi des reglements et des encaissements

Voir la gestion des ventes et de la facturation

Secretariat et accueil

Accueil telephonique et permanence
Gestion de l'agenda et des rendez-vous
Prise de messages et transmission
Coordination de vos interlocuteurs

Voir le secretariat externalise

Back-office et suivi

Saisie et fiabilisation de vos donnees
Preparation des elements pour votre comptable
Suivi des tableaux de bord courants
Appui aux operations quotidiennes

Voir le back-office externalise

Besoin d'un appui plus ponctuel sur les paiements ? Decouvrez aussi notre approche pour suivre les paiements clients, ou notre administration des ventes externalisee.

Une equipe support externalisee, comme un service interne

Notre equipe n'est pas dans vos locaux, et c'est justement ce qui rend le service souple et fiable. En effet, vos fonctions support sont gerees sur vos propres outils, sans que vous ayez a installer quoi que ce soit.

Une equipe dediee

Un interlocuteur attitre et son binome connaissent votre activite. Ainsi, le suivi reste personnalise et continu.

100% a distance

Administratif, facturation et agenda sont geres via vos logiciels. Donc aucun poste a creer, aucune logistique de votre cote.

Salariee en France

Nos collaborateurs sont en CDI, dans nos agences francaises (Lyon, Les Sables d'Olonne). En effet, ni freelance, ni offshore.

Concretement, la collaboration demarre avec un chef de projet qui cadre vos process et vos priorites. Ainsi, vous gagnez la continuite d'un service interne, conges et absences couverts, sans les contraintes d'un recrutement.

Faut-il externaliser vos fonctions support ?

La vraie question n'est pas combien coute l'externalisation, mais combien vous coutent les fonctions support mal tenues : une facture oubliee, une relance en retard, un appel manque. En effet, chacun de ces oublis pese sur votre tresorerie et votre image.

Les signaux qui montrent qu'il est temps :

Vous traitez l'administratif le soir et le week-end.
La facturation et les relances prennent du retard.
Un poste support a plein temps n'est pas justifie par votre volume.
Vous voulez vous recentrer sur votre coeur de metier.

Externaliser, c'est disposer d'un service support professionnel au forfait, sans charge d'employeur ni gestion RH. Pour aller plus loin sur la demarche, consultez notre page externalisation administrative.

Un accompagnement qui s'adapte a votre organisation

Que vous ayez besoin d'une seule fonction ou d'un back-office complet, nous construisons un perimetre sur mesure. Ainsi, votre organisation gagne en fiabilite sans rigidite.

Nos prestations les plus demandees :

Gestion administrative externalisee Secretariat externalise Assistante externalisee Ventes et facturation Back-office externalise

Envie de comprendre les coulisses de nos methodes ? Explorez notre univers gestion et organisation pour aller plus loin.

Questions frequentes sur l'assistance administrative et les fonctions support

Quelle difference entre assistance administrative et fonctions support ?

L'assistance administrative designe le traitement des taches administratives courantes. Les fonctions support sont plus larges : elles englobent l'administratif, mais aussi la facturation, l'administration des ventes, le secretariat et le back-office. En effet, ce sont toutes les fonctions qui soutiennent l'activite sans en etre le coeur de metier. Ainsi, nous couvrons l'ensemble, ou seulement la partie dont vous avez besoin.

Puis-je externaliser une seule fonction support ?

Oui. Vous activez une prestation isolee, par exemple la facturation ou l'accueil telephonique, puis vous elargissez le perimetre quand vous le souhaitez. Ainsi, vous avancez a votre rythme, sans engagement disproportionne.

Comment garantissez-vous la continuite du service ?

Chaque mission est portee par une equipe, pas par une seule personne. En effet, un interlocuteur attitre et son binome assurent le relais lors des conges et des absences. Ainsi, vos fonctions support ne s'arretent jamais, contrairement a un poste unique en interne.

Vos collaborateurs travaillent-ils sur mes outils ?

Oui. Nous nous adaptons a votre environnement (logiciel de facturation, messagerie, agenda, outils metier). Donc aucune migration lourde de votre cote : nous intervenons la ou vos donnees se trouvent deja.

Combien coute l'externalisation de mes fonctions support ?

Le tarif depend du perimetre et du volume confies. En effet, la logique est simple : vous payez un forfait adapte a votre besoin reel, sans les couts fixes d'un recrutement. Ainsi, un premier echange permet de chiffrer precisement votre situation.

Estimation gratuite

Ne choisissez plus entre disponibilité, fiabilité et continuité

Décrivez-nous les opérations qui vous prennent du temps, les échéances que vous devez encore surveiller et les responsabilités que vous souhaitez déléguer. Nous vous aidons à construire un service administratif adapté à votre organisation.

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