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Missions administratives à externaliser

Quelles missions administratives externaliser quand vous manquez de temps ?

Vous avez créé votre entreprise afin de développer votre activité, accompagner vos clients et piloter sa croissance. Pourtant, une grande partie de vos journées part dans des missions administratives qui reviennent sans cesse : une facture à envoyer, un paiement à vérifier, une relance, un document à retrouver.

Externaliser ne consiste pas à tout déléguer, mais à reprendre les missions qui consomment votre temps sans demander votre intervention.

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2019création de Support-Héros
150+entreprises nous ont confié leur gestion
2 agencesLyon et Les Sables-d'Olonne

Le constat

Pourquoi vous manquez réellement de temps

Le manque de temps n'apparaît pas du jour au lendemain : il s'installe à mesure que l'activité grandit et que les missions administratives s'accumulent.

Chaque jour

Vous gérez les urgences

Les factures, les paiements et les documents passent avant les sujets de fond, car ils bloquent tout de suite l'activité.

Peu à peu

Vous devenez indispensable

Ensuite, chaque validation, chaque information et chaque arbitrage passe par vous, ce qui ralentit toute l'organisation.

À terme

Vous manquez de temps pour diriger

Le développement commercial, le management et le pilotage passent après l'administratif.

Le problème n'est pas votre implication.

C'est plutôt que des missions qui pourraient être organisées ou déléguées occupent une part importante de votre temps de dirigeant.

Le vrai coût

Le vrai coût des missions administratives

Chaque mission prise isolément semble rapide. C'est pourtant leur accumulation qui pèse sur le développement de votre entreprise. Si vous en êtes là, voyez aussi que faire quand votre entreprise est débordée par l'administratif.

Votre temps part iciAu lieu d'aller là
Envoyer des factures et suivre les règlementsDévelopper votre portefeuille clients
Relancer les impayésPiloter votre entreprise avec du recul
Rassembler les pièces pour le cabinetManager vos équipes
Chercher des documents, vérifier des informationsPrendre les décisions qui créent de la valeur

Le temps perdu est rarement visible : ce ne sont pas quelques grosses missions qui ralentissent votre quotidien, mais des dizaines de petites qui reviennent chaque semaine.

Les priorités

Les missions administratives à externaliser en priorité

D'abord, toutes les missions n'ont pas vocation à être externalisées. En revanche, celles qui reviennent régulièrement, suivent un process clair et ne demandent pas de décision sont souvent les premières candidates. L'objectif est de récupérer du temps là où votre valeur ajoutée est la plus faible.

  1. 1

    Facturation clients

    D'abord la création et l'envoi des factures, puis le suivi des échéances et le contrôle des règlements.

    Effet : des encaissements plus réguliers
  2. 2

    Relances clients

    Relancer les factures impayées, mais avec une méthode régulière et écrite.

    Effet : moins d'impayés, une trésorerie mieux tenue
  3. 3

    Gestion fournisseurs

    Suivi des factures, puis préparation des règlements et contrôle des échéances.

    Effet : moins d'oublis, des engagements suivis
  4. 4

    Pré-comptabilité

    Collecte et classement des justificatifs, puis transmission au cabinet comptable.

    Effet : moins d'allers-retours avec le cabinet
  5. 5

    Suivi des paiements

    Identifier les paiements reçus, ainsi que les règlements en attente et les rapprochements à faire.

    Effet : une trésorerie lisible
  6. 6

    Reporting administratif

    Rassembler les données afin de tenir quelques indicateurs simples et fiables.

    Effet : des décisions sur des chiffres à jour

La règle

Une règle simple pour savoir quoi déléguer

Vous hésitez pour une mission ?
Posez-vous ces quatre questions, afin de repérer les missions administratives à externaliser.

  1. 1
    Elle est récurrente

    Chaque semaine ou chaque mois, elle revient, elle suit toujours le même fonctionnement.

    Oui
  2. 2
    Elle peut être écrite

    Une procédure claire permet à une autre personne de l'exécuter de façon fiable.

    Oui
  3. 3
    Elle ne demande pas d'arbitrage

    Autrement dit, son exécution ne nécessite pas votre décision à chaque fois.

    Oui
  4. 4
    Elle vous coûte du temps

    Enfin, elle vous empêche de vendre, de manager ou de piloter.

    Oui

Quatre « oui » : cette mission est sans doute une excellente candidate. Vous récupérez du temps, sans renoncer au pilotage de votre entreprise.

Ce que vous gardez

Ce que vous devez continuer à faire

Externaliser ne signifie pourtant pas abandonner le pilotage. Au contraire, vous vous concentrez sur les décisions qui créent de la valeur.

Vous gardez la main sur

  • La stratégie de l'entreprise
  • Les décisions commerciales importantes
  • Les arbitrages financiers
  • Les priorités de développement
  • Les décisions RH

Nous prenons en charge

  • La facturation
  • Les relances clients
  • Le suivi fournisseurs
  • La pré-comptabilité
  • Les missions récurrentes, une fois écrites

Le résultat : vous restez décideur, en vous appuyant sur une organisation fiable, écrite, qui assure la continuité de service.

Notre prise en charge

Ce que Support-Héros prend réellement en charge

Nous ne nous contentons pas d'exécuter des missions : nous organisons les process, écrivons les méthodes et assurons leur continuité, afin que votre entreprise ne dépende plus de votre seule disponibilité.

La facturation

Les factures clients, puis le suivi des règlements, les relances et l'administration des ventes.

Les fournisseurs

Le suivi des factures, ainsi que les paiements préparés pour votre validation.

La pré-comptabilité

Les pièces classées et rapprochées, puis transmises à votre cabinet.

Le suivi administratif

Enfin, la trésorerie, les tableaux de bord et les indicateurs, tenus à jour.

Notre objectif n'est pas seulement de vous faire gagner du temps, mais que votre entreprise fonctionne sereinement, même lorsque vous n'êtes pas disponible.

Les sujets liés

Le manque de temps cache souvent un problème plus profond

Lorsque les journées sont absorbées par l'administratif, le manque de temps n'est que le premier symptôme. Il s'accompagne souvent d'un manque de visibilité et d'une organisation qui repose trop sur vous.

Vous manquez de visibilité

Vous travaillez beaucoup, mais avec peu d'indicateurs fiables.

Comprendre pourquoi

Tout repose sur vous

Chaque validation, urgence ou absence ralentit l'entreprise.

Voir comment en sortir

Reprendre le contrôle

Retrouver une entreprise plus fluide et plus simple à piloter.

Découvrir comment

Un cas client

Quand l'administratif cesse de reposer sur le dirigeant

Missions administratives à externaliser : témoignage vidéo de Sébastien SaccintoVoir la vidéo

Chez Saccinto Gazon Synthétique, la croissance rendait le suivi administratif de plus en plus chronophage. Le besoin n'était pas seulement de déléguer, mais de retrouver une organisation qui soutienne le développement.

Le défi

Réduire le temps passé sur l'administratif, mais sans perdre la maîtrise.

La solution

Une organisation écrite, portée ensuite par une équipe salariée.

Le résultat

Plus de sérénité, du temps retrouvé, une entreprise plus simple à piloter.

L'onboarding est très structuré, l'équipe est réactive et nous avons gagné un vrai confort au quotidien. Nous savons que notre administratif est suivi avec sérieux, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur notre activité.

Sébastien SaccintoSaccinto Gazon Synthétique · d'autres témoignages de dirigeants

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Vos questions

Questions fréquentes sur les missions administratives à externaliser

Quelles sont les premières missions administratives à externaliser ?
Les missions administratives à externaliser en premier sont celles qui reviennent chaque semaine ou chaque mois : la facturation, les relances clients, le suivi des paiements, la gestion fournisseurs, la pré-comptabilité, parfois l'administration RH. Elles sont chronophages et répétitives, et elles s'organisent sans que vous perdiez le contrôle.
Comment savoir quelles missions me font réellement perdre du temps ?
D'abord, pendant une semaine, notez toutes les missions administratives que vous réalisez, avec leur durée. Vous verrez alors qu'une grande partie de votre temps part dans des actions répétitives qui pourraient être confiées.
Externaliser signifie-t-il perdre le contrôle de son entreprise ?
Non. Au contraire, vous gardez les décisions et le pilotage, tandis que les missions sont réalisées selon des process écrits et validés avec vous.
Faut-il recruter avant d'externaliser ?
Pas nécessairement. Pour beaucoup de PME et de TPE, l'externalisation est une solution plus souple pour organiser leur gestion avant d'envisager un recrutement.
Comment Support-Héros accompagne-t-il les dirigeants ?
D'abord par une mise en place cadrée, puis par des process écrits et une équipe salariée en France, au forfait mensuel fixe et sans engagement de durée. Notre simulateur donne une estimation en 2 minutes, par email.

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