Structurer sa gestion administrative : la méthode, circuit par circuit
Structurer, ce n’est pas travailler plus. Ce n’est pas non plus acheter un outil de plus. En effet, structurer consiste à transformer une suite de gestes faits au coup par coup en circuits : qui fait quoi, à quel moment, avec quelle preuve à l’arrivée. Une organisation structurée se reconnaît à un signe simple : elle continue de tourner quand vous n’êtes pas là.
La plupart des dirigeants n’ont pas un problème de volume. Au contraire, ils ont un problème de séquence. Les mêmes opérations reviennent chaque mois, mais chacune redémarre de zéro, dans une boîte mail, dans un tableur, ou dans la tête d’une seule personne.
Cette page donne la méthode que nous appliquons chez nos clients, circuit par circuit. Elle est utilisable telle quelle, que vous la meniez seul ou avec nous. Pour le tour d’horizon complet du sujet, voyez plutôt notre guide de la gestion administrative.
Ce que « structurer » veut dire, concrètement
Commençons par écarter un malentendu. En effet, on confond souvent structurer et s'équiper. Or un outil posé sur une organisation floue ne fait qu'accélérer le flou. Le tableau ci-dessous relie chaque symptôme visible à sa cause réelle.
| Le symptôme que vous voyez | La cause réelle | Ce que structurer change |
|---|---|---|
| Les factures partent quand quelqu'un y pense | Aucune date d'émission fixée | Une date par mois, connue d'avance, indépendante des personnes |
| Personne ne sait où en est un dossier | L'information vit dans des boîtes mail | Un endroit unique où l'état se lit en une minute |
| Tout remonte au dirigeant | Aucun responsable nommé par circuit | Un nom en face de chaque circuit, décision comprise |
| Les mêmes questions reviennent chaque mois | Rien n'est écrit, tout est réexpliqué | Un mode opératoire court, tenu à jour |
| Un départ ou un congé bloque tout | Le circuit repose sur une seule tête | Un binôme et une procédure lisible par un autre |
Vous remarquerez que la colonne du milieu ne parle jamais de logiciel. C'est volontaire. En effet, dans presque tous les cas, la cause est une décision d'organisation qui n'a jamais été prise, pas une fonctionnalité qui manque. C'est aussi par l'organisation, plus que par l'outil, que l'on parvient à simplifier la gestion administrative d'une entreprise.
Les cinq circuits d'une organisation administrative
Une organisation administrative, quelle que soit la taille de l'entreprise, se ramène à cinq circuits. Ainsi, structurer ne consiste pas à tout revoir en même temps : cela consiste à prendre ces cinq-là, un par un, et à les rendre autonomes.
- Le circuit des ventes. Du devis à l'encaissement : émission, envoi, suivi des règlements, relance. En effet, c'est celui qui alimente votre trésorerie, donc celui qu'on structure en premier.
- Le circuit des achats. De la commande au paiement : réception des factures fournisseurs, contrôle, validation, préparation du règlement. Ainsi, plus rien ne se paie deux fois ni en retard.
- Le circuit du personnel. Contrats, absences, congés, éléments variables transmis au cabinet social. Par ailleurs, c'est le circuit le plus sensible aux dates, donc le moins tolérant à l'improvisation.
- Le circuit des pièces comptables. Collecte, classement, lettrage, rapprochement bancaire, transmission au cabinet. De ce fait, une pièce traitée à temps ne se cherche jamais.
- Le circuit du pilotage. Les quelques chiffres que vous regardez pour décider, produits à date fixe. Enfin, sans lui, les quatre premiers tournent sans que personne ne sache s'ils tournent bien.
Chacun de ces circuits a sa page dédiée si vous voulez entrer dans le détail : la facturation et les relances, la gestion des achats et des règlements fournisseurs, l'administration du personnel, la préparation de la pré-comptabilité et le reporting de gestion. Par ailleurs, si vous cherchez d'abord l'inventaire de ce que recouvre l'administratif, notre page sur les tâches d'une entreprise le liste.
La méthode en cinq temps, dans cet ordre
L'ordre compte autant que les étapes. En effet, la plupart des tentatives échouent parce qu'elles commencent par l'outil, donc par la fin. Voici la séquence qui tient, du premier inventaire au choix de la solution.
- Inventorier avant de réorganiser. Listez, circuit par circuit, ce qui se fait réellement aujourd'hui, par qui, et à quel moment. En effet, on ne structure pas ce qu'on n'a pas encore décrit.
- Nommer un responsable par circuit. Une personne par circuit, pas une équipe. Ainsi, la question « qui devait le faire » disparaît. C'est l'étape qui change le plus de choses, et la moins coûteuse.
- Poser un calendrier fixe. Chaque circuit reçoit ses dates : émission, contrôle, transmission, point de suivi. De ce fait, le travail ne dépend plus de la disponibilité de quelqu'un.
- Écrire un mode opératoire court. Une page par circuit suffit : les étapes, les outils, les pièces produites. Autrement dit, de quoi permettre à un autre de reprendre sans vous appeler.
- Choisir l'outil en dernier. L'outil vient une fois le circuit décrit, jamais avant. En effet, il doit épouser votre organisation, et non l'inverse.
Comptez une demi-journée par circuit pour les trois premières étapes, et une page écrite pour la quatrième. Ainsi, une organisation à cinq circuits se pose en quelques semaines, sans arrêter l'activité.
Les trois décisions qui font tenir l'ensemble
Sur le terrain, la réussite ne se joue pas sur la finesse du plan. Au contraire, elle se joue sur trois décisions simples, souvent repoussées parce qu'elles engagent.
Un responsable, pas un outil
Un circuit sans nom en face retombe sur le dirigeant dès la première semaine chargée. En revanche, un circuit qui a son responsable tient même quand la semaine est mauvaise.
Une date, pas une bonne volonté
« Dès que possible » n'est pas une date. Ainsi, tant qu'une échéance n'est pas posée au calendrier, elle cède devant l'urgence du jour.
Un binôme, pas une personne seule
Une organisation qui repose sur une seule tête n'est pas structurée, elle est exposée. De ce fait, le binôme n'est pas un luxe, c'est la condition de la continuité.
Ce qui fait échouer une réorganisation, et ce qui la fait tenir
Ces erreurs ne sont pas des fautes de gestion. Au contraire, elles viennent presque toujours d'un excès d'ambition ou d'un manque de temps. Cependant, chacune coûte plusieurs semaines. D'autres, plus quotidiennes, figurent parmi les erreurs fréquentes de la gestion administrative.
Ce qui fait échouer
- Structurer les cinq circuits en même temps. L'entreprise ne peut pas absorber cinq changements simultanés. En effet, au bout de trois semaines, tout revient à l'ancien fonctionnement.
- Écrire une procédure de quinze pages. Personne ne la lira, donc personne ne l'appliquera. Autrement dit, la longueur du document est inversement proportionnelle à son usage.
- Confier un circuit sans le décrire. Déléguer une zone floue produit une zone floue déléguée. De ce fait, le dirigeant reprend la main au premier incident.
- Attendre le bon moment. Il n'arrive pas. En revanche, l'organisation se dégrade pendant l'attente, et le rattrapage coûte plus cher.
Ce qui fait tenir
- Un circuit à la fois, en commençant par les ventes. C'est celui qui rapporte de la trésorerie tout de suite. Ainsi, le premier résultat visible finance la patience pour les suivants.
- Une page par circuit, pas plus. Les étapes, les outils, les pièces produites. En effet, une page se relit en deux minutes et se met à jour sans rechigner.
- Un point de suivi court et régulier. Quinze minutes à date fixe valent mieux qu'une réunion mensuelle. Par ailleurs, c'est là que les écarts se voient avant de devenir des problèmes.
- Un test de reprise. Demandez à quelqu'un d'autre de tenir le circuit une semaine. Enfin, s'il y arrive avec la page écrite, le circuit est structuré.
Votre organisation tient-elle vraiment ? Le test en quatre points
Une organisation paraît solide tant que rien ne bouge. Ainsi, la seule façon de savoir si elle tient est de la tester sur ce qui la met en difficulté : l'absence, le délai, la recherche d'une pièce ancienne.
Continuité
/ 5Si la personne qui tient ce circuit s'absente trois semaines, que se passe-t-il ?
Lisibilité
/ 5Pouvez-vous dire où en est le circuit sans appeler personne ?
Régularité
/ 5Les échéances tombent-elles à date, ou seulement quand quelqu'un y pense ?
Traçabilité
/ 5Retrouvez-vous une pièce d'il y a six mois en moins de cinq minutes ?
Quand structurer seul ne suffit plus
Poser les circuits est une chose, les tenir chaque semaine en est une autre. En effet, beaucoup d'entreprises réussissent la première et échouent sur la seconde. Voici les trois suites possibles, avec leurs limites réelles.
Garder et structurer en interne
- Vous conservez la main sur tout, sans coût supplémentaire
- Il faut du temps de dirigeant pour poser les circuits
- La continuité reste exposée si une seule personne tient un circuit
- Convient quand le volume est stable et qu'une personne peut y consacrer du temps
Recruter pour tenir les circuits
- Une personne présente, qui apprend votre métier
- Le coût complet du poste dépasse largement le salaire brut
- Il faut d'abord avoir décrit les circuits, sinon le poste hérite du flou
- Convient quand le volume remplit un poste entier, toute l'année
Confier les circuits déjà décrits
- Une équipe tient les circuits, avec des procédures écrites et un binôme
- Vous gardez les décisions, les validations et les paiements
- La continuité ne dépend plus d'une seule personne
- Convient quand l'organisation se dégrade plus vite qu'elle ne se structure
Dans les trois cas, le travail d'inventaire et de description reste le vôtre, ou se fait avec nous au démarrage. En effet, personne ne peut tenir un circuit qui n'a jamais été décrit. C'est exactement ce que couvre notre phase de mise en place, détaillée sur la page comment se passe une prise en charge.
Comment nous structurons l'administratif d'un client
On décrit d'abord, on reprend ensuite
Nous ne reprenons jamais un circuit qui n'a pas été décrit. En effet, c'est la seule façon de garantir qu'il tienne sans vous.
L'état des lieux
Nous parcourons vos cinq circuits avec vous et nous notons ce qui se fait réellement, pas ce qui devrait se faire.
La description écrite
Chaque circuit repris reçoit sa page : étapes, outils, pièces produites, échéances. Ainsi, vous la gardez même si vous partez.
La reprise progressive
Un circuit à la fois, en commençant par celui qui pèse le plus sur votre trésorerie. De ce fait, le premier effet se voit vite.
Le rythme de croisière
Un chargé de compte dédié, un binôme, un point de suivi régulier, et un espace où vous lisez l'état de chaque circuit.
Une organisation administrative structurée ne se voit pas quand tout va bien. Elle se voit le jour où quelqu'un s'absente, où un client conteste une facture, ou où le cabinet réclame une pièce de l'an dernier. C'est à ce moment-là qu'on sait si les circuits existent.
Notre façon de travaillerVous voulez situer le budget avant d'en parler ? Ainsi, notre estimation en ligne donne un ordre de grandeur en quelques minutes, sans engagement et sans échange commercial préalable. Enfin, pour comprendre le cadre général de ce que recouvre une prise en charge, notre page sur l'externalisation administrative pose les modèles du marché.
Questions fréquentes sur la structuration de l'organisation administrative
Que veut dire structurer sa gestion administrative ?
Cela consiste à transformer des gestes faits au coup par coup en circuits identifiés : qui fait quoi, à quel moment, et quelle pièce en sort. Concrètement, une organisation structurée a un responsable par circuit, un calendrier fixe et un mode opératoire écrit. Ainsi, elle continue de tourner quand le dirigeant n'est pas là.
Par quel circuit faut-il commencer ?
Par les ventes, dans la très grande majorité des cas. En effet, c'est le circuit qui alimente votre trésorerie : une facture émise à date et relancée dans les temps produit un effet visible en quelques semaines. Ensuite viennent les achats, le personnel, les pièces comptables, puis le pilotage.
Faut-il un logiciel pour structurer son organisation administrative ?
Pas d'abord. En effet, un outil posé sur une organisation floue ne fait qu'accélérer le flou. La bonne séquence consiste à inventorier, nommer un responsable, poser un calendrier, écrire le mode opératoire, et seulement ensuite choisir l'outil qui épouse ces circuits. Autrement dit, l'outil vient en dernier.
Combien de temps faut-il pour structurer son administratif ?
Comptez environ une demi-journée par circuit pour l'inventaire, la désignation du responsable et le calendrier, plus une page écrite par circuit. Ainsi, une organisation à cinq circuits se pose en quelques semaines, sans interrompre l'activité. En revanche, tout structurer en même temps échoue presque toujours.
Comment savoir si mon organisation administrative tient ?
Testez-la sur ce qui la met en difficulté. D'abord, que se passe-t-il si la personne qui tient un circuit s'absente trois semaines ? Ensuite, pouvez-vous dire où en est ce circuit sans appeler personne ? Enfin, retrouvez-vous une pièce d'il y a six mois en moins de cinq minutes ? Une réponse gênante sur l'un de ces points désigne le circuit par lequel commencer.
Peut-on faire structurer son administratif par un prestataire ?
Oui, et c'est même le moment où un regard extérieur sert le plus. Concrètement, nous commençons par un état des lieux de vos circuits, puis nous les décrivons noir sur blanc, et enfin nous reprenons ceux que vous nous confiez, un à la fois. En revanche, les décisions, les validations et les paiements restent chez vous.
