Comment se passe votre externalisation administrative
Quatre étapes, de l’estimation en ligne à la prise en charge de vos premières tâches. Comptez deux à quatre semaines d’onboarding après la signature, puis votre chargé de compte prend le relais opérationnel. Vous gardez la décision, nous prenons le travail récurrent.
contrat simplifié
Aucun engagement de durée. Vous ne réservez pas un volume de temps : vous confiez des missions, et le forfait mensuel est défini à partir de ces missions. Le périmètre peut évoluer dans les deux sens en cours de collaboration, selon votre activité.
budget maîtrisé
Un forfait mensuel défini au devis, à partir des missions identifiées avec vous. Si un besoin nouveau apparaît, soit il entre dans le forfait existant, soit nous ajustons le forfait ensemble avant de le prendre en charge. Vous savez toujours ce que vous payez avant qu’une mission démarre.
Le déroulé, étape par étape
2 à 4 semaines
Estimation, offre, onboarding, collaboration. Chaque étape a un objectif clair et un interlocuteur identifié. Entre la signature et le démarrage opérationnel, comptez deux à quatre semaines selon le nombre de missions confiées et l’état de vos process existants. Deux interlocuteurs se succèdent : un chef de projet pendant l’onboarding, puis votre chargé de compte au quotidien. Celui-ci travaille en binôme avec un second gestionnaire formé à votre dossier : en cas d’absence, la reprise est immédiate et vous n’avez rien à réexpliquer.
Quelques minutes suffisent. Vous renseignez les informations qui déterminent la charge de travail (activité, taille, volumétrie), puis vous sélectionnez les missions à externaliser : administration des ventes, administration des achats, administration des ressources humaines, précomptabilité et reporting financier. Vous obtenez immédiatement une estimation forfaitaire dimensionnée sur votre activité.
Votre devis personnalisé vous est envoyé par email dès la fin de la simulation. Vous pouvez planifier un rendez-vous en visio avec Florian, cofondateur, pour en discuter et faire ajuster le périmètre. La signature est électronique, avec validation par SMS, et sans engagement de durée.
Un chef de projet dédié pilote cette phase, dès la signature : c’est lui qui organise la reprise de vos missions et qui écrit vos modes opératoires. Votre chargé de compte, lui, prendra le relais au quotidien à la fin de l’onboarding. La durée dépend du nombre de missions confiées et de l’existence ou non de process écrits chez vous.
Premier rendez-vous, le diagnostic : identification des missions récurrentes à confier, analyse de vos outils et de vos process existants, prise en compte des spécificités de votre métier.
Second rendez-vous, la validation : nous passons en revue avec vous les missions qui demandent votre expertise métier, pour écrire la bonne façon de les traiter. Les missions standardisées, comme le rapprochement bancaire, sont formalisées par nos soins, sans mobiliser votre temps.
Puis le travail d’optimisation : rédaction des modes opératoires, réglage des outils existants, mise en place d’outils complémentaires si c’est utile.
À l’issue de cette phase, la base de connaissances constituée vous est remise et une réunion de lancement réunit le chef de projet qui a mené l’onboarding et le binôme qui tiendra vos dossiers au quotidien. C’est à ce kick-off que votre chargé de compte prend le relais opérationnel : il devient votre interlocuteur au quotidien et traite vos missions récurrentes, dès la mise en place des accès.
Les trois premiers mois, une visio de suivi mensuelle permet d’ajuster les missions et les process, de vérifier la qualité de la prestation et de valider votre satisfaction.
Ensuite, un comité de pilotage trimestriel suit l’évolution de votre besoin, l’optimisation des process et des outils, et la qualité de l’accompagnement dans la durée.
Qui fait quoi
La question que se pose tout dirigeant avant de déléguer : ce qui part chez nous, ce qui reste chez vous.
Nous prenons en charge
- L'établissement et l'envoi de vos factures, le suivi des encaissements et les relances clients
- Le contrôle et l'enregistrement des factures fournisseurs, le suivi des échéances
- Le rapprochement bancaire et la préparation des éléments pour votre expert-comptable
- L'administration RH courante : contrats, déclarations, absences, variables de paie
- Le traitement des mails et des appels sur les boîtes que vous nous déléguez
- Le reporting et les indicateurs de gestion que vous souhaitez suivre
Vous gardez
- Les décisions et les arbitrages
- Les paiements et les signatures : aucun virement n'est effectué par nos équipes
- La relation commerciale avec vos clients
- La validation des points que nous vous signalons
Vous restez décisionnaire. Notre rôle est de traiter, de vous alerter sur ce qui demande votre validation, et de ne jamais vous renvoyer un problème sans une proposition.
Nos missions
Le détail, domaine par domaine
GESTION D'ENTREPRISE EXTERNALISÉE
Votre Support-Héros vous accompagne dans la simplification, la structuration et l’externalisation de la gestion de votre entreprise !
Questions fréquentes
Comment se déroule la mise en place avec Support-Héros ?
En quatre étapes : votre estimation en ligne, votre devis suivi d'une signature électronique, puis un onboarding de deux à quatre semaines (diagnostic, validation des missions avec vous, rédaction des modes opératoires, réglage des outils et mise en place des accès). Au kick-off qui clôt l'onboarding, votre chargé de compte devient votre interlocuteur au quotidien. La reprise se fait mission par mission, pour éviter toute rupture dans votre organisation.
Facturez-vous au temps passé ?
Non. Vous ne réservez pas un volume de temps : le forfait mensuel est calculé à partir des missions que vous nous confiez et de votre volumétrie. C'est le traitement complet de ces missions qui est attendu, pas un nombre d'heures. Si un besoin nouveau apparaît, soit il entre dans le forfait existant, soit nous ajustons le forfait ensemble avant de le prendre en charge.
Dois-je changer mes outils ou mes logiciels pour travailler avec vous ?
Non. Nous nous adaptons à votre environnement existant, qu'il s'agisse de votre logiciel de facturation, de votre messagerie ou de votre outil comptable. L'objectif est de reprendre vos process actuels, pas de vous imposer une nouvelle stack technique.
Quelles tâches administratives puis-je déléguer concrètement ?
La facturation, les relances clients, le suivi des paiements, la préparation des éléments pour le comptable, la gestion des mails et le classement de documents font partie des missions courantes. Le périmètre est défini avec vous selon vos priorités et peut évoluer dans le temps.
Comment gardez-vous le contrôle et la visibilité sur ce qui est fait ?
Vous conservez un interlocuteur identifié et un accès aux tâches traitées. Un point régulier permet de suivre l'avancement et d'ajuster le périmètre. Vous restez décisionnaire, Support-Héros exécute et vous alerte sur les points qui nécessitent votre validation.
Combien de temps avant de constater un gain de temps réel ?
Vos premières tâches sont traitées dès le kick-off, à la fin de l'onboarding, une fois les accès en place. Le gain se ressent pleinement une fois le périmètre stabilisé, souvent après quelques semaines de collaboration, quand les process récurrents tournent sans votre intervention.
Que se passe-t-il si mon interlocuteur est absent ?
Vous n'êtes pas dépendant d'une personne. Votre chargé de compte travaille en binôme, avec des modes opératoires écrits et une base de connaissances tenue à jour. Son binôme, déjà formé à votre dossier, reprend la main sans que vous ayez à réexpliquer votre organisation.
Combien de temps entre la signature et le démarrage ?
Entre deux et quatre semaines, le temps de l'onboarding : diagnostic, validation des missions, formalisation des modes opératoires et réglage des outils. Le délai dépend du nombre de missions confiées et de l'état de vos process existants. Au kick-off, votre chargé de compte prend le relais opérationnel et traite vos premières tâches dès la mise en place des accès.
Et si je souhaite arrêter ou reprendre en interne ?
Il n'y a pas d'engagement de durée. La base de connaissances construite pendant l'onboarding vous appartient et vous a déjà été remise : vos process sont écrits, ce qui permet à votre équipe ou à un nouveau collaborateur de reprendre les tâches sans repartir de zéro.
