Externalisation de la pré-comptabilité : ce que nous préparons, ce que fait votre expert-comptable
Vous accumulez des factures, des justificatifs d’achat, des relevés bancaires et des notes de frais. En effet, une large part du travail comptable consiste à préparer ces pièces avant qu’elles n’arrivent chez votre expert-comptable. Voilà ce qu’est la pré-comptabilité.
L’externalisation de la pré-comptabilité, c’est nous confier cette préparation : collecter, saisir, classer, lettrer, rapprocher, puis transmettre un dossier propre. Ainsi, votre comptabilité est prête, sans que vous y passiez vos soirées.
Vous gardez votre expert-comptable, qui établit et dépose vos comptes. De notre côté, nous lui préparons un dossier à jour, pièce par pièce. C’est un pilier de notre externalisation administrative. Cette page vous montre ce que recouvre vraiment la pré-comptabilité, comment nous la tenons, et où s’arrête notre périmètre.
Pré-comptabilité : de quoi parle-t-on exactement ?
La pré-comptabilité regroupe toutes les missions qui préparent la tenue des comptes. Concrètement, elle tient sur quatre gestes qui s'enchaînent, du justificatif brut au dossier transmissible. Voici donc ce que nous prenons en charge à chaque étape.
La pré-comptabilité, c'est tout le travail administratif qui prépare vos comptes
Ce n'est pas de l'expertise comptable. En effet, elle prépare le terrain : elle conditionne la qualité, le délai et parfois le coût de votre comptabilité.
Rassembler
Nous collectons et centralisons vos factures, vos justificatifs, vos notes de frais et vos relevés, sans en oublier une seule.
Mettre en ordre
Nous saisissons, classons, lettrons et rattachons chaque pièce à l'opération qu'elle documente.
Fiabiliser
Nous rapprochons vos relevés bancaires et vérifions la cohérence de vos flux, ligne à ligne.
Transmettre
Nous remettons à votre expert-comptable un dossier propre, complet et prêt à comptabiliser.
Ce travail reste souvent invisible, pourtant il pèse lourd. Car une pièce mal classée, c'est un aller-retour de plus avec le cabinet. À l'inverse, une pré-comptabilité tenue au fil de l'eau donne une vision financière toujours à jour.
Le mois type d'une pré-comptabilité tenue au fil de l'eau
Une pré-comptabilité qui tient repose sur un principe simple : traiter chaque pièce à son moment, jamais tout à la fin. D'abord la collecte, puis la mise en ordre, ensuite le rapprochement. Voici le rythme que nous appliquons, mois après mois.
- En continu, la collecte. Nous récupérons vos factures de vente, vos justificatifs d'achat, vos notes de frais et vos relevés, au fil de l'eau. Ainsi, rien ne s'entasse jusqu'à la clôture.
- Chaque semaine, la mise en ordre. Nous saisissons, classons et lettrons chaque pièce dans votre outil. En effet, une pièce traitée à temps ne se perd pas et ne se cherche pas.
- En fin de mois, le rapprochement. Nous pointons vos relevés bancaires avec vos factures et vos paiements. De ce fait, votre trésorerie reflète la réalité, pas une estimation.
- Avant l'échéance, la préparation TVA. Nous mettons en ordre les éléments de TVA, puis nous transmettons un dossier propre. Ensuite, votre expert-comptable établit et dépose la déclaration.
Le rapprochement de fin de mois mérite une attention à part, car c'est lui qui fiabilise vos chiffres. Nous le détaillons dans notre page dédiée au rapprochement bancaire externalisé. Par ailleurs, cette régularité alimente en continu votre pilotage de trésorerie, pas seulement au moment du bilan.
Pièce par pièce, ce que nous préparons pour votre cabinet
Quand vous déléguez, nous tenons l'intégralité de la préparation, dans votre outil. En effet, chaque famille de pièces a son circuit propre. Voici donc ce que nous produisons et suivons, pour un dossier toujours prêt.
- Factures de vente et encaissements. Nous émettons, classons et suivons vos factures clients, puis nous rapprochons les encaissements. Par ailleurs, nous relançons les impayés pour protéger votre trésorerie.
- Factures d'achat et notes de frais. Nous collectons, classons et enregistrons vos dépenses fournisseurs et vos notes de frais. Ainsi, aucune charge déductible ne passe à la trappe.
- Saisie, lettrage et rattachement. Nous saisissons chaque écriture, lettrons les comptes et rattachons chaque pièce à son opération. En effet, ce geste rend le dossier réellement comptabilisable.
- Rapprochement bancaire. Nous pointons vos relevés ligne à ligne et traquons les écarts. De ce fait, vos chiffres partent d'une base juste, pas d'une approximation.
- Préparation de la TVA et transmission. Nous préparons les éléments de TVA, puis nous transmettons un dossier complet à votre cabinet. Ainsi, plus aucune pièce ne manque à l'appel.
- Classement et archivage à valeur probante. Nous archivons chaque justificatif de façon claire et retrouvable. Enfin, au moindre contrôle, tout se retrouve en quelques secondes.
La saisie, le classement et le lettrage forment le cœur de ce travail : nous les détaillons dans notre page saisie, classement et lettrage délégués. De même, le suivi des encaissements et la relance des impayés sécurisent la partie recette de votre pré-comptabilité.
Qui fait quoi : nous préparons, votre expert-comptable établit
La frontière reste nette, et c'est ce qui rend la collaboration saine. D'un côté, nous préparons. De l'autre, votre expert-comptable établit et dépose. Ce tableau lève toute ambiguïté sur le partage des rôles.
| Étape du cycle comptable | Support-Héros Pré-compta | Votre expert-comptable |
|---|---|---|
| Collecte et classement des pièces | Nous le faisons | Rien à gérer |
| Saisie, lettrage et rattachement | Nous le faisons | Rien à gérer |
| Rapprochement bancaire | Nous le faisons | Rien à gérer |
| Préparation des éléments de TVA | Nous préparons | Établit et dépose |
| Établissement des comptes annuels | Hors périmètre | Son métier |
| Déclarations fiscales et bilan | Hors périmètre | Son métier |
Nous ne touchons donc jamais à l'établissement des comptes ni aux déclarations : ce métier reste celui de votre cabinet. Pour peser cette complémentarité, notre comparatif externalisation administrative et expert-comptable détaille où s'arrête l'un et où commence l'autre.
Faut-il externaliser votre pré-comptabilité ? Le test en 4 points
Toutes les entreprises n'ont pas le même besoin de déléguer. Alors, avant de nous confier quoi que ce soit, posez-vous ces quatre questions. Elles disent, honnêtement, si l'externalisation vous ferait vraiment gagner.
Le temps passé
/ 5Combien d'heures par mois consacrez-vous à trier, saisir et classer vos pièces ?
Le retard accumulé
/ 5À quel point votre dossier prend-il du retard avant chaque échéance comptable ?
La visibilité
/ 5Disposez-vous de chiffres à jour en continu, ou seulement au moment du bilan ?
Le coût caché
/ 5Vos allers-retours avec le cabinet alourdissent-ils sa facture chaque année ?
Une pré-comptabilité bien tenue, un levier de gestion
Bien tenue, la pré-comptabilité cesse d'être une corvée de dernière minute. Au contraire, elle devient un socle de pilotage. En effet, le gain se voit sur quatre plans, du temps libéré à la capacité de développement.
Du temps rendu au dirigeant
Vous cessez de trier des justificatifs le soir. De ce fait, vous vous recentrez sur votre métier et sur le développement de votre entreprise.
De la visibilité en continu
Vos tableaux de bord de chiffre d'affaires et de trésorerie restent à jour en temps réel. Ainsi, vous pilotez sur des chiffres fiables, pas au ressenti.
Du confort et de la sérénité
Une équipe dédiée porte la charge mentale de l'administratif. Par ailleurs, la continuité de service ne dépend jamais d'une seule personne.
Un levier de développement
Une pré-comptabilité fiable sécurise votre trésorerie et fiabilise vos décisions. En effet, un dossier propre coûte aussi moins cher chez l'expert-comptable.
Qui prépare votre comptabilité : une équipe salariée en France
Derrière la prestation, il y a des personnes. Voici qui prépare concrètement votre comptabilité, et l'état d'esprit qui les anime au quotidien.
Des salariés en CDI, en France
Un collaborateur en CDI, dans nos agences françaises, tient votre dossier. En pratique, un chargé de compte dédié reste votre interlocuteur unique dans la durée.
Formés à votre métier
Nos équipes se forment en continu aux outils comptables, à la réglementation et à l'activité de nos clients. Ainsi, nous connaissons le cycle d'un dossier.
Rigoureux et orientés résultat
Proactifs et autonomes, nous restons force de proposition tout en rendant compte. Enfin, nous ne coulons pas du temps : nous livrons un dossier prêt à comptabiliser.
Notre façon de préparer votre comptabilité
Nous ne vendons pas des heures de saisie. Nous livrons un résultat : un dossier de pré-comptabilité propre, à jour et traçable, prêt pour votre expert-comptable comme pour un contrôle.
Notre façon de travaillerConcrètement, vous remplacez la charge d'un poste interne sans le recrutement ni le coût fixe. Nous travaillons dans vos outils (Axonaut, Pennylane ou le vôtre) : la donnée reste chez vous, centralisée, sans double saisie. Et si un outil manque, nous sommes force de proposition pour sélectionner puis déployer la bonne solution, la licence restant à votre nom.
La facture électronique va d'ailleurs fiabiliser encore cette préparation, à condition d'un circuit bien en place : c'est l'objet de notre accompagnement à la facturation électronique. Enfin, ce suivi s'intègre à un forfait mensuel fixe, sans engagement, calibré sur votre volume de pièces. Situez votre budget avec notre calculateur de tarifs.
Questions fréquentes sur l'externalisation de la pré-comptabilité
Qu'est-ce que la pré-comptabilité externalisée ?
C'est la délégation du travail administratif qui prépare votre comptabilité. Concrètement, nous collectons, saisissons, classons, lettrons et rapprochons vos pièces : factures, achats, notes de frais et relevés. Ensuite, nous transmettons un dossier propre à votre expert-comptable. Ce n'est donc pas de l'expertise comptable, mais bien la préparation en amont.
Est-ce que vous remplacez mon expert-comptable ?
Non, au contraire, nous le complétons. En effet, votre expert-comptable établit et dépose vos comptes, vos déclarations fiscales et votre bilan. De notre côté, nous préparons et lui transmettons un dossier à jour. Ainsi, il gagne du temps et les allers-retours diminuent.
Quelle différence entre pré-comptabilité et comptabilité ?
La comptabilité, c'est l'établissement des comptes, des déclarations et du bilan. En effet, ce métier réglementé reste celui de l'expert-comptable. La pré-comptabilité, en revanche, couvre le travail administratif en amont : collecte, saisie, classement, lettrage, rapprochement et transmission. Ainsi, nous prenons en charge cette partie.
La pré-comptabilité inclut-elle le rapprochement bancaire ?
Oui, pleinement. Concrètement, nous pointons vos relevés bancaires avec vos factures et vos paiements, ligne à ligne. Ainsi, vos chiffres partent d'une base juste. De plus, ce rapprochement alimente une vision de trésorerie à jour en continu, pas seulement au moment du bilan.
Qui va tenir ma pré-comptabilité au quotidien ?
Une équipe salariée en CDI, dans nos agences en France, avec un chargé de compte dédié comme interlocuteur. Par ailleurs, nos équipes se forment en continu aux outils comptables, à la réglementation et à l'activité de nos clients. Enfin, l'organisation est documentée : votre dossier ne dépend jamais d'une seule personne.
La facture électronique change-t-elle la pré-comptabilité ?
Oui, elle la fiabilise. En effet, les factures deviennent des fichiers structurés, lisibles automatiquement. Ainsi, une grande partie de la saisie et du classement s'accélère. Encore faut-il un circuit bien en place, ce que nous mettons en œuvre avec notre accompagnement à la facturation électronique.
Vais-je garder la main sur mes chiffres ?
Oui, totalement. En effet, nous produisons une pré-comptabilité à jour et lisible, mais toutes les décisions restent les vôtres. Au contraire, vous gagnez en visibilité. Ainsi, vous disposez de chiffres fiables en continu, plutôt qu'une fois par an.
Combien coûte la pré-comptabilité externalisée ?
Elle s'intègre à un forfait mensuel fixe, sans engagement. Ainsi, il est calibré sur votre volume de pièces et votre périmètre. En effet, plus le flux est régulier, plus le gain de temps est net. Enfin, notre calculateur vous donne une estimation gratuite en quelques minutes.
