Gestion administrative externalisée pour organisme de formation à Toulouse
À Toulouse, gagnez en efficacité grâce à l’externalisation administrative
Toulouse
Entre les obligations Qualiopi, la gestion des relations avec les financeurs (OPCO, CPF…), les convocations, les émargements et la facturation, la charge administrative des organismes de formation est de plus en plus lourde.
Support-Héros vous propose un accompagnement externalisé, organisé et évolutif pour reprendre le contrôle sur votre back-office et vous concentrer sur votre cœur de métier.
En pratique, tout cela se pilote via une gestion administrative externalisée adaptée à votre entreprise.
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
Administration des ventes
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
Administration des achats & suivi des dépenses
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des salariés
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
Administration RH & gestion du personnel
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
Rapprochement bancaire & reporting financier
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Une intervention éclair
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Un état des lieux structurant
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
- Analyse de vos flux financiers et administratifs
- Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
- Définition des missions récurrentes à externaliser
- Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
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Des outils optimisés
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
- Centraliser les données administratives et financières
- Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
- Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
- Supprimer les missions à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
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Un interlocuteur dédié, salarié en france
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
- Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
- Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
- Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros à Toulouse ?
Une expertise sectorielle éprouvée
Nous connaissons les enjeux de votre métier et parlons votre langage : conformité, financeurs, obligations légales, gestion rigoureuse…
Un service plus économique qu’un recrutement interne
Pas de charges sociales, pas d’absences, pas de temps mort. Vous payez uniquement le temps réellement travaillé, en fonction de vos besoins.
Une équipe réactive et organisée
Grâce à notre fonctionnement en binôme avec capitalisation documentaire, vous bénéficiez d’un service continu, sans dépendance à une seule personne.
Une parfaite intégration à vos outils
Nous travaillons avec les solutions que vous utilisez déjà : Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion… Et si besoin, nous vous aidons à structurer ou faire évoluer votre environnement de travail pour optimiser le pilotage administratif de vos sessions.
aios-maillage-ville
Nous couvrons aussi, à Toulouse : gestion administrative pour TPE à Toulouse, secrétaire indépendante à Toulouse, secrétariat externalisé à Toulouse.
Ce qui a changé pour nos clients
Sébastien SaccintoDirigeant, Saccinto Gazon Synthétique
Vincent MaisonneuveDirigeant, assur&sens et Célérys conseil
Julien BabyCo-dirigeant, In Situ, Paysages et UrbanismeDécouvrir les témoignages clients complets.
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