Gestion des affiliations RH externalisée pour TPE et PME
La gestion des affiliations RH externalisée consiste à confier à une équipe dédiée l’inscription de vos salariés à la mutuelle et à la prévoyance. Elle couvre aussi le suivi de la médecine du travail. Concrètement, nous prenons en charge toutes les formalités, de l’embauche au départ.
Chez Support-Héros, nous affilions donc chaque nouveau salarié dans les délais. Ensuite, nous gérons les radiations et planifions les visites médicales. De plus, nous suivons la portabilité et tenons vos justificatifs à jour.
Vous gardez par ailleurs le choix de vos contrats et de vos partenaires. Ainsi, votre courtier et votre cabinet social conservent leur rôle. Résultat, vous ne laissez plus passer une seule échéance.
Cette prestation s’inscrit dans notre administration RH externalisée.
Quels oublis d'affiliation coûtent le plus cher ?
Les affiliations RH restent discrètes. Pourtant, un oubli se transforme vite en cotisation payée pour rien. Il peut aussi laisser un salarié non couvert, voire déclencher une sanction.
Voici donc les pièges les plus fréquents dans une TPE ou une PME.
- Un salarié affilié en retard à la mutuelle obligatoire, voire pas du tout.
- Une radiation oubliée au départ : vous continuez de payer la cotisation d'un salarié parti.
- La visite médicale d'embauche jamais planifiée, découverte au premier contrôle.
- La portabilité mutuelle et prévoyance non gérée à la rupture du contrat.
- Une dispense d'affiliation acceptée sans justificatif, invalidée en cas de contrôle.
Chacun de ces oublis a un coût direct : cotisations indues, redressement, litige avec le salarié. Or, aucun n'est stratégique. En effet, ce sont de simples formalités à ne pas manquer, rien de plus.
Mutuelle, prévoyance, médecine du travail : qui fait quoi ?
Trois obligations distinctes, trois interlocuteurs, trois rythmes. Or, les suivre séparément, chacun dans son coin, fait justement perdre le fil.
Chaque salarié doit être affilié dès l'embauche, sauf dispense justifiée. Ensuite, nous gérons les ayants droit et les changements de situation tout au long du contrat.
Cette couverture est souvent rendue obligatoire par votre convention collective. Concrètement, nous assurons l'affiliation, le suivi et la transmission des éléments liés aux arrêts longs.
D'abord, l'adhésion à un service de prévention et la visite d'embauche. Ensuite viennent les visites périodiques et les visites de reprise.
Ainsi, nous faisons le lien avec chacun de ces organismes. De plus, nous centralisons le suivi. Résultat, rien ne dépend plus de votre mémoire ni d'un tableur.
Que peut-on déléguer dans la gestion des affiliations ?
De l'affiliation d'un nouveau salarié jusqu'à sa sortie, l'essentiel des formalités se délègue. Et ce, tout en gardant vos contrats et vos partenaires habituels.
Comment Support-Héros sécurise vos affiliations ?
Notre rôle est clair et notre périmètre assumé. En effet, nous exécutons l'administratif des affiliations. Pendant ce temps, vous gardez le choix des contrats et vos partenaires conservent leur expertise.
Notre périmètre
- Affiliations et radiations mutuelle et prévoyance
- Planification et suivi des visites médicales
- Gestion administrative de la portabilité
- Dispenses et justificatifs archivés
- Suivi des échéances et mises à jour
Le rôle de vos partenaires
- Le choix et la négociation des contrats : votre courtier ou assureur
- Le calcul des cotisations et les déclarations : votre cabinet social
- Les avis d'aptitude : la médecine du travail
Hors de notre périmètre
- Le conseil en protection sociale
- La négociation des garanties
- Le calcul et le versement des cotisations
- L'avis médical d'aptitude
Vous n'êtes donc jamais seul face à ces formalités. En effet, la collaboration démarre avec une cheffe de projet, référente process et qualité tout au long de la relation. Ensuite, au quotidien, un chargé de compte dédié et son binôme suivent vos affiliations. Par ailleurs, toute notre équipe est salariée en CDI, dans nos agences françaises : pas de freelance, pas d'offshore.
Pourquoi choisir Support-Héros pour vos affiliations RH ?
Au-delà du périmètre confié, plusieurs atouts font la différence au quotidien.
Zéro cotisation payée pour rien
En effet, les radiations sont faites à temps au départ de chaque salarié. Du coup, vous ne payez plus la mutuelle ou la prévoyance de quelqu'un qui est parti.
Des salariés toujours couverts
Chaque nouvelle affiliation part dans les délais, ayants droit compris. Ainsi, personne ne se retrouve sans complémentaire à l'embauche.
Aucune visite médicale oubliée
Les visites d'embauche, périodiques et de reprise sont planifiées et suivies. Résultat, plus de mauvaise surprise au moment d'un contrôle.
Un interlocuteur dédié et français
Un chargé de compte identifié, une cheffe de projet référente et une équipe salariée. Autrement dit, de vrais interlocuteurs, pas une boîte noire.
La protection sociale des salariés reste par ailleurs encadrée par des obligations précises. En effet, la complémentaire santé d'entreprise est obligatoire pour la plupart des salariés. Ainsi, nous gérons ces affiliations dans les règles, pendant que votre courtier garde la main sur le choix des garanties. Par ailleurs, ce suivi complète l'administration du personnel externalisée et le suivi des congés et absences. Enfin, il s'intègre à une gestion administrative externalisée plus large.
Questions fréquentes sur la gestion des affiliations RH externalisée
Gérez-vous l'affiliation à la mutuelle et à la prévoyance ?
Oui, sur le plan administratif. Concrètement, nous affilions chaque salarié dans les délais et gérons les ayants droit. Ensuite, nous suivons les changements de situation, puis effectuons les radiations au départ. En revanche, le choix et la négociation des contrats restent la responsabilité de votre courtier ou de votre assureur.
Planifiez-vous les visites de médecine du travail ?
Oui. D'abord, nous gérons l'adhésion au service de prévention et de santé au travail. Ensuite, nous planifions les visites (embauche, périodiques, reprise) et en suivons les échéances. L'avis d'aptitude, lui, reste du ressort du médecin du travail.
Que deviennent les affiliations quand un salarié part ?
Nous procédons à la radiation des organismes à la bonne date. Ainsi, les cotisations s'arrêtent au bon moment. De plus, nous gérons l'administratif de la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance à la rupture du contrat.
Choisissez-vous mes contrats de mutuelle et de prévoyance ?
Non. En effet, le choix et la négociation des garanties restent à votre courtier ou à votre assureur. De notre côté, nous exécutons l'administratif des affiliations à partir des contrats que vous avez retenus. Nous ne nous substituons donc pas à votre conseil.
Combien coûte l'externalisation de la gestion des affiliations ?
Cela dépend d'abord du nombre de salariés et du périmètre confié. Par ailleurs, Support-Héros fonctionne au forfait mensuel fixe, sans engagement de durée. Ainsi, vous pouvez obtenir une estimation gratuite en quelques minutes.
