Accompagnement Qualiopi : qui fait quoi, et ce que vous pouvez vraiment déléguer
Vous cherchez un accompagnement Qualiopi pour votre organisme de formation. En effet, trois prestations très différentes se présentent sous ce seul mot. Or elles n’engagent pas la même responsabilité, et aucune ne remplace les deux autres.
D’abord, un organisme certificateur audite et délivre. Ensuite, un consultant qualité construit votre démarche. Enfin, un prestataire administratif comme nous tient la matière que l’audit va regarder. Autrement dit, confondre les trois revient à payer pour ce dont vous n’avez pas besoin.
Cette page remet donc chaque rôle à sa place. Ainsi, vous identifiez celui qu’il vous faut, et vous voyez où s’arrête le nôtre. Par ailleurs, elle s’inscrit dans notre externalisation administrative pour organisme de formation.
Trois métiers différents derrière un même mot
Avant de choisir, posez-vous une question simple. Concrètement, que demandez-vous à ce prestataire de faire à votre place ? Ainsi, le tableau ci-dessous répond ligne par ligne. Surtout, il montre que les trois rôles se complètent au lieu de se concurrencer.
| Ce qu'il fait | Organisme certificateur | Consultant qualité | Prestataire administratif Notre rôle |
|---|---|---|---|
| Auditer et délivrer le certificat | Son métier exclusif | Ne peut pas | Ne peut pas |
| Construire votre démarche qualité | Ne peut pas, il juge | Son métier | Ne le fait pas |
| Rédiger vos procédures et vos supports | Ne peut pas | Son métier | Ne le fait pas |
| Réunir et classer les preuves, session après session | Attend de les voir | Vous dit lesquelles | Nous le faisons |
| Tenir la charge administrative toute l'année | Hors sujet | Rarement, et ponctuellement | Nous le faisons |
| Relancer les pièces manquantes | Hors sujet | Hors sujet | Nous le faisons |
La première ligne est la plus importante. En effet, seul un organisme certificateur accrédité peut auditer et délivrer la certification. Aucun consultant ne le peut, aucun prestataire administratif non plus. De ce fait, un tiers qui vous promet la certification promet ce qu'il n'a pas le pouvoir de tenir.
Ce que personne ne peut vous promettre
Le marché compte de très bons professionnels. Cependant, il compte aussi quelques promesses intenables. En effet, la différence se lit dès le premier échange, avant même la question du prix.
Les promesses intenables
- Vous garantir la certification. En effet, personne ne garantit le résultat d'un audit qu'il ne conduit pas. Un tel engagement doit donc vous faire reculer.
- Chiffrer avant d'avoir regardé. Un devis envoyé sans avoir vu votre organisation vend une prestation type. Autrement dit, il ne vend pas votre situation.
- Tenir votre place le jour J. L'auditeur s'adresse à vous. En revanche, un tiers peut vous préparer, jamais répondre à votre place sur votre pédagogie.
Les engagements sérieux
- Vous dire ce qui manque. D'abord, un bon interlocuteur regarde votre existant. Ensuite, il vous dit franchement ce qui relève de lui et ce qui n'en relève pas.
- S'engager sur ce qui est dans ses mains. Tenir un dossier à jour, classer, relancer, respecter des délais. En effet, ce sont des engagements vérifiables.
- Vous rendre autonome sur sa partie. Que vous continuiez avec lui ou non, vous repartez avec une organisation qui tient. Par ailleurs, vos documents restent les vôtres.
De quel accompagnement avez-vous réellement besoin ?
La bonne question n'est pas « quel prestataire choisir ». Au contraire, c'est « quel est mon point faible ». En effet, un organisme dont la démarche est solide mais les preuves éparpillées n'a pas le même besoin qu'un organisme qui démarre. Ainsi, ces quatre points vous situent en quelques minutes.
Votre démarche
/ 5Vos procédures et vos supports sont-ils écrits, ou restent-ils dans votre tête ?
Vos preuves
/ 5Retrouvez-vous en moins de cinq minutes un émargement de l'an dernier ?
Votre charge
/ 5Combien d'heures par mois passez-vous à courir après des pièces ?
Votre régularité
/ 5Le dossier se remplit-il au fil des sessions, ou repart-il de zéro ?
Ce qui se délègue, et ce qui ne se délègue pas
Une large part de la charge Qualiopi est administrative. Concrètement : réunir, classer, relancer, suivre. Ainsi, c'est cette part que nous prenons en charge. En revanche, le reste vous appartient, et c'est très bien ainsi.
La matière administrative, tenue au fil de l'eau
Ce n'est pas du conseil qualité. En effet, c'est le travail répétitif qui transforme chaque échéance en course contre la montre.
La collecte des pièces
Conventions, programmes, convocations, émargements, attestations. En effet, nous les récupérons au fil des sessions, sans que vous y pensiez.
Le classement
Chaque pièce est nommée, datée et rangée au même endroit. Ainsi, elle se retrouve en quelques secondes.
La relance
Un formateur n'a pas rendu son émargement, un stagiaire n'a pas répondu. De ce fait, nous relançons à votre place.
Le suivi des retours
Satisfaction, assiduité, réclamations. Concrètement, nous consolidons ce qui doit rester présentable, toute l'année.
En revanche, votre pédagogie et vos réponses à l'auditeur restent les vôtres. En effet, ce sont elles qui font votre organisme. Par ailleurs, si votre besoin porte sur la mise en ordre des preuves avant une échéance, notre page dédiée à la préparation d'audit détaille la méthode.
Les cinq questions à poser avant de signer
Ces questions ne sont pas des pièges. En effet, un prestataire sérieux y répond en deux minutes. Surtout, ses réponses en disent plus long qu'une plaquette. Ainsi, posez-les à tous vos candidats, y compris à nous.
- Qui fera le travail. Un salarié identifié, un indépendant, un sous-traitant ? Ainsi, demandez le nom, le statut, et ce qui se passe pendant ses congés.
- Ce qui se passe s'il s'arrête. Une organisation documentée reprend un dossier en quelques jours. En revanche, une personne seule emporte tout avec elle.
- Où vivent vos documents. Dans votre outil et sous votre compte, ou chez le prestataire ? En effet, la réponse décide de ce qui vous reste le jour où vous partez.
- Ce qui est inclus. Faites lister noir sur blanc les tâches couvertes. De ce fait, vous évitez le périmètre flou et la facture variable.
- Comment on vous rend compte. Un point régulier, un état de ce qui manque, un interlocuteur qui répond. Sans cela, vous déléguez à l'aveugle.
Notre place : la charge administrative, tenue toute l'année
Voici la place exacte que nous occupons dans votre dispositif. Ainsi, vous savez ce que vous achetez, et ce que vous n'achetez pas.
Des salariés en CDI, en France
Un collaborateur en CDI tient votre dossier, dans nos agences françaises. Ainsi, un chargé de compte dédié reste votre interlocuteur. En revanche, jamais un indépendant recruté pour l'occasion.
L'administratif, rien que l'administratif
Nous ne rédigeons pas votre démarche qualité. De même, nous ne délivrons aucune certification. Concrètement, nous tenons la matière, et nous le disons.
Toute l'année, pas la veille
La charge se lisse session après session. De ce fait, vous évitez le rush de dernière minute. Enfin, votre facture ne gonfle pas à l'approche de l'échéance.
Cette charge ne s'arrête pas au dossier qualité. En effet, la facturation d'un organisme de formation suit la même logique. Ainsi, ses circuits de prise en charge et ses relances sont détaillés dans notre page sur la facturation d'un organisme de formation.
Organismes de formation à Lyon et en Auvergne-Rhône-Alpes
Beaucoup d'organismes cherchent un accompagnement près de chez eux, par réflexe. Pourtant, la proximité ne change pas tout. Voici donc ce qu'elle change vraiment.
Une équipe à Lyon
Nos bureaux lyonnais accueillent une partie de nos équipes administratives. Ainsi, un rendez-vous sur place reste possible. En revanche, ce n'est pas la condition du travail.
À distance, avec vos outils
L'essentiel du travail se fait dans vos propres outils. De ce fait, la proximité devient un confort plutôt qu'une nécessité. Par ailleurs, vos données restent chez vous.
Le tissu formation régional
Les organismes d'Auvergne-Rhône-Alpes nous sollicitent surtout sur deux points. D'abord la charge des pièces de session. Ensuite le suivi des financements.
Ailleurs en France
Le même service se tient partout. En effet, nos agences de Lyon et des Sables-d'Olonne travaillent avec des collaborateurs salariés en France.
Votre organisme est basé dans la métropole ? Ainsi, notre page gestion administrative pour organisme de formation à Lyon décrit le même service, vu depuis le terrain lyonnais.
Notre façon de travailler avec un organisme de formation
Nous ne vendons pas une promesse de certification. De même, nous ne nous présentons pas comme des consultants qualité. En revanche, nous prenons en charge la matière administrative de votre dossier, toute l'année, avec des salariés formés au fonctionnement d'un organisme de formation.
Notre périmètre, dit clairementConcrètement, vous remplacez la charge d'un poste administratif interne. En effet, il n'y a ni recrutement, ni coût fixe à porter. Par ailleurs, nous travaillons dans vos outils, donc la donnée reste chez vous. Enfin, le périmètre est fixé au forfait : ce qui est couvert est écrit, ce qui ne l'est pas également.
Vous voulez situer le budget avant d'en parler ? Ainsi, notre estimation en ligne donne un ordre de grandeur en quelques minutes. En effet, elle est sans engagement et sans échange commercial préalable.
Questions fréquentes sur l'accompagnement Qualiopi
Qu'appelle-t-on un accompagnement Qualiopi ?
Le mot recouvre trois métiers distincts. D'abord, l'organisme certificateur accrédité audite et délivre la certification. Ensuite, le consultant qualité construit votre démarche, vos procédures et vos supports. Enfin, le prestataire administratif réunit, classe et tient à jour les pièces que l'audit va regarder. Ainsi, identifiez d'abord lequel de ces trois besoins est le vôtre.
Est-ce que Support-Héros délivre la certification Qualiopi ?
Non, jamais. En effet, seul un organisme certificateur accrédité peut auditer un organisme de formation. Nous n'en sommes pas un, et nous ne cherchons pas à l'être. En revanche, nous prenons en charge la partie administrative du dossier. Concrètement, c'est un métier différent.
Faites-vous du conseil qualité ?
Non. En effet, nous ne rédigeons pas votre démarche qualité. De même, nous n'écrivons pas vos procédures. C'est le métier d'un consultant qualité. En revanche, une fois la démarche posée, nous tenons la charge administrative qu'elle génère, session après session.
Peut-on faire appel à vous en plus d'un consultant qualité ?
Oui, et c'est le cas le plus fréquent. En effet, le consultant pose la démarche, tandis que nous tenons la matière au quotidien. Ainsi, les deux rôles ne se recouvrent pas. De ce fait, vous ne payez pas deux fois la même chose.
Intervenez-vous auprès des organismes de formation à Lyon ?
Oui. En effet, une partie de nos équipes administratives est basée à Lyon. Ainsi, nous accompagnons des organismes de la métropole comme du reste de la région. Cela dit, l'essentiel du travail se fait à distance, dans vos outils. Autrement dit, la proximité reste un confort, pas une condition.
Combien coûte cette prise en charge administrative ?
Elle s'intègre à un forfait mensuel fixe, sans engagement de durée. En effet, il est calibré sur votre volume de sessions et sur le périmètre confié. Ainsi, comme le travail est lissé sur l'année, la facture ne gonfle pas avant une échéance. Enfin, notre estimation en ligne donne un ordre de grandeur en quelques minutes.
