Tâches administratives récurrentes : lesquelles déléguer, lesquelles garder
Une tâche est récurrente quand elle revient à intervalle connu, sur un mode opératoire stable : facturer, relancer, contrôler des factures fournisseurs, préparer des variables de paie, classer des pièces. Or c’est précisément ce qui la rend délégable. En effet, ce qui se répète se décrit, et ce qui se décrit se confie.
Le piège est ailleurs. Ces tâches ne se remarquent pas une par une, parce qu’aucune ne prend beaucoup de temps. Cependant, mises bout à bout et répétées chaque semaine, elles occupent une part entière de poste, souvent celle du dirigeant.
Cette page ne donne pas une liste de plus. Au contraire, elle donne une grille de tri en trois colonnes, garder, automatiser, déléguer, et la méthode pour chiffrer ce qu’une tâche vous coûte avant de décider.
Ce qui rend une tâche délégable, et ce qui ne l'est pas
Avant de trier, il faut savoir sur quoi on trie. En effet, le critère n'est pas la difficulté de la tâche, ni le temps qu'elle prend. Le critère est la part de décision qu'elle contient.
| Type de tâche | Ce qui la caractérise | Se délègue ? |
|---|---|---|
| Récurrente | Revient à intervalle connu, mode opératoire stable, peu de décisions | Oui, c'est le terrain naturel de la délégation |
| Ponctuelle mais prévisible | Revient une ou deux fois par an, à date connue (clôture, campagne) | Oui, à condition de la préparer en amont |
| Exceptionnelle | Ne s'est jamais produite, demande un arbitrage | Non, elle appelle une décision, pas une exécution |
| Récurrente mais décisionnelle | Revient souvent, mais chaque cas demande votre arbitrage | Partiellement : la préparation se délègue, la décision non |
La dernière ligne est la plus utile en pratique. Concrètement, une validation de facture fournisseur contient une décision, mais la collecte, le contrôle de cohérence et la mise en forme qui la précèdent n'en contiennent aucune. Ainsi, on ne délègue pas la tâche entière, on délègue tout ce qui vient avant la décision.
Vos tâches récurrentes, classées par rythme
Le rythme dit beaucoup de la tâche. En effet, une tâche quotidienne coûte surtout en interruptions, une tâche mensuelle coûte surtout en rattrapage. Voici les quatre rythmes que nous retrouvons dans presque toutes les entreprises.
Chaque jour
Réception et tri du courrier et des mails administratifs, saisie des pièces au fil de l'eau, réponses de premier niveau. En effet, ce sont les plus invisibles et les plus coûteuses en interruptions.
Chaque semaine
Émission des factures, suivi des règlements, relance des impayés, contrôle des factures fournisseurs. Ainsi, la trésorerie ne dépend plus d'un rattrapage de fin de mois.
Chaque mois
Rapprochement bancaire, préparation des éléments de paie, transmission au cabinet comptable, tableau de suivi. De ce fait, la clôture cesse d'être un événement.
Chaque trimestre
Préparation de la TVA, revue des créances anciennes, mise à jour des dossiers et des attestations. Par ailleurs, c'est le rythme qu'on oublie le plus facilement.
Si vous cherchez d'abord l'inventaire complet de ce que recouvre l'administratif, il est sur notre page dédiée aux tâches administratives d'une entreprise. Et si votre sujet est plutôt celles qui vous mangent vos journées, voyez les tâches qui font perdre du temps aux dirigeants.
La grille de tri : garder, automatiser, déléguer
Passez chacune de vos tâches récurrentes dans ces trois colonnes. Ainsi, vous obtenez trois listes au lieu d'une seule impression de surcharge. Surtout, vous voyez que les trois réponses coexistent, et qu'aucune ne règle tout.
Garder en interne
- Elle contient une décision qui vous engage
- Elle demande une connaissance de vos clients que personne d'autre n'a
- Elle est trop peu fréquente pour justifier un transfert
- Exemples : arbitrer un litige client, décider d'un geste commercial, valider un paiement
Automatiser
- Elle est répétitive, sans exception, et vos outils savent déjà la faire
- Le gain est immédiat et ne dépend de personne
- Attention : automatiser une tâche mal décrite fige l'erreur
- Exemples : relances de premier niveau, récupération automatique des factures fournisseurs
Déléguer
- Elle revient à intervalle connu, sur un mode opératoire stable
- Elle produit une pièce vérifiable à l'arrivée
- Elle ne demande aucune décision qui vous engage
- Exemples : émission et envoi des factures, contrôle des pièces, préparation comptable
Un mot sur la colonne du milieu. En effet, l'automatisation est souvent présentée comme la réponse universelle. Or elle ne fonctionne que sur les tâches sans exception, et l'administratif en produit constamment : un client qui paie en deux fois, une facture qui arrive en retard, un avoir à passer. De ce fait, l'automatisation traite le flux normal, et quelqu'un doit encore traiter le reste.
Chiffrer ce qu'une tâche récurrente vous coûte vraiment
Le tri devient facile quand chaque tâche porte un chiffre. Or presque personne ne fait ce calcul, parce qu'il paraît long. Concrètement, il prend une heure et se fait une seule fois.
- Mesurez la fréquence réelle. Comptez sur un mois, pas de mémoire. En effet, une tâche « hebdomadaire » se révèle souvent quotidienne dès qu'on la note.
- Chronométrez une occurrence. Une seule fois suffit, en incluant les interruptions et les allers-retours. Autrement dit, le temps réel, pas le temps idéal.
- Appliquez un coût horaire chargé. Prenez le coût complet de la personne qui la fait, pas son salaire brut. Ainsi, le chiffre obtenu est comparable à un devis.
- Ajoutez le coût du retard. Que coûte cette tâche quand elle n'est pas faite à temps ? Une facture émise avec deux semaines de retard, c'est deux semaines de trésorerie décalée.
- Comparez sur douze mois. Une tâche de vingt minutes par jour représente une charge annuelle que personne n'estime correctement à l'œil. Enfin, c'est ce total qui rend la décision évidente.
Pourquoi ce calcul et pas un autre : il n'utilise que vos propres chiffres, donc vous pouvez le vérifier. En effet, les moyennes de marché qui circulent sur le temps administratif des dirigeants ne résistent pas à la vérification : elles proviennent le plus souvent d'enquêtes déclaratives dont le périmètre n'est pas comparable au vôtre. Mieux vaut mesurer une semaine chez vous que citer une statistique.
Ce qu'il ne faut pas déléguer, même quand ça revient chaque semaine
Certaines tâches reviennent à intervalle régulier et restent pourtant les vôtres. En effet, la fréquence ne suffit jamais à décider : c'est la nature de ce qui se joue qui tranche.
- La décision de payer. Nous préparons un règlement, vous le validez et le déclenchez. En effet, personne d'autre que vous ne doit avoir la main sur vos virements.
- L'arbitrage commercial. Un geste sur une facture, un délai accordé à un client fidèle : cela engage la relation, donc cela vous revient.
- La relation qui construit le contrat. Le suivi administratif se délègue, la négociation non. Ainsi, vous gardez ce qui fait votre valeur auprès du client.
- Ce qui n'a jamais été décrit. Une tâche floue déléguée reste une tâche floue. De ce fait, décrivez-la d'abord, même sommairement, puis transférez-la.
Cette frontière n'est pas une précaution de langage, c'est notre périmètre réel. Concrètement, nous préparons, vous décidez. Le déroulé complet d'une prise en charge est décrit sur la page comment ça marche.
Les erreurs qui font revenir la tâche sur votre bureau
Déléguer une tâche récurrente échoue rarement à cause du prestataire. Au contraire, cela échoue presque toujours sur la préparation. Voici ce qui fait revenir la tâche, et ce qui la fait rester partie.
Ce qui fait échouer le transfert
- Transférer sans décrire. La tâche part avec ses zones d'ombre. En effet, au premier cas particulier, elle revient sur votre bureau.
- Déléguer la tâche la plus pénible en premier. C'est rarement la plus rentable à transférer. Autrement dit, l'agacement est un mauvais critère de priorité.
- Confier à une personne seule. Un congé, un arrêt, et le circuit s'arrête. De ce fait, la délégation n'a fait que déplacer la dépendance.
- Ne rien mesurer avant. Sans chiffre de départ, impossible de savoir si le transfert a servi. Par ailleurs, c'est aussi ce qui rend la renégociation impossible.
Ce qui le fait tenir
- Une page par tâche transférée. Les étapes, les outils, la pièce produite. Ainsi, un autre peut reprendre sans vous appeler.
- Commencer par le circuit des ventes. C'est celui qui ramène de la trésorerie, donc celui dont l'effet se voit en quelques semaines.
- Exiger un binôme. Deux personnes formées sur le même circuit, et une procédure écrite. En effet, c'est ce qui rend la continuité réelle.
- Fixer le point de contrôle. Une date, un état de ce qui a été fait, un interlocuteur qui répond. Enfin, sans cela, vous déléguez à l'aveugle.
Ce que nous reprenons, et à quel rythme
Voici comment nous reprenons des tâches récurrentes, et ce que vous gardez. Autrement dit, ce que vous achetez exactement.
Le travail suit votre calendrier, pas le nôtre
Chaque tâche reprise reçoit ses dates : émission, contrôle, transmission. Ainsi, vous savez quel jour quoi se passe, sans le demander.
Ce qui est couvert est écrit
Nous listons noir sur blanc les tâches reprises et celles qui restent chez vous. En effet, un périmètre flou devient une facture variable.
Un chargé de compte et son binôme
Deux personnes salariées en CDI connaissent votre dossier, depuis nos agences de Lyon et des Sables-d'Olonne. De ce fait, un congé n'arrête pas vos circuits.
Les circuits les plus souvent confiés sont la facturation et les relances, la gestion des factures fournisseurs, l'administration du personnel et la préparation de la pré-comptabilité. Par ailleurs, si vous voulez d'abord poser vos circuits avant d'en confier un seul, notre méthode pour organiser vos circuits administratifs est utilisable telle quelle.
Notre façon de reprendre une tâche répétitive
Une tâche récurrente bien reprise ne se remarque plus. Elle ne produit ni relance, ni question, ni rattrapage de fin de mois. C'est le seul indicateur qui compte : vous n'y pensez plus, et pourtant elle est faite.
Notre façon de travaillerConcrètement, vous remplacez la charge d'un poste administratif interne sans le recrutement ni le coût fixe. En effet, nous travaillons dans vos outils, donc vos données restent chez vous. Enfin, le périmètre est fixé au forfait mensuel, sans engagement de durée.
Vous voulez situer le budget avant d'en parler ? Ainsi, notre estimation en ligne donne un ordre de grandeur en quelques minutes. Pour le cadre général et les modèles du marché, voyez notre page sur l'externalisation administrative.
Questions fréquentes sur les tâches administratives récurrentes
Qu'est-ce qu'une tâche administrative récurrente ?
C'est une tâche qui revient à intervalle connu, sur un mode opératoire stable, et qui contient peu ou pas de décision : émettre les factures, relancer les règlements, contrôler les factures fournisseurs, préparer les variables de paie, classer les pièces comptables. En effet, c'est cette régularité qui la rend descriptible, donc délégable.
Quelles tâches récurrentes déléguer en priorité ?
Celles du circuit des ventes, dans la très grande majorité des cas. Concrètement, l'émission des factures, l'envoi et le suivi des règlements produisent un effet de trésorerie visible en quelques semaines. Ensuite viennent les factures fournisseurs, puis la préparation comptable. En revanche, la tâche la plus pénible n'est pas forcément la plus rentable à transférer.
Comment savoir ce qu'une tâche récurrente me coûte ?
Comptez sa fréquence réelle sur un mois, chronométrez une occurrence en incluant les interruptions, appliquez le coût horaire chargé de la personne qui la fait, ajoutez ce que coûte le retard quand elle n'est pas faite à temps, puis rapportez le tout à douze mois. Ainsi, vous obtenez un chiffre comparable à un devis, calculé avec vos propres données.
Faut-il automatiser plutôt qu'externaliser ?
Les deux se complètent. En effet, l'automatisation traite très bien le flux normal, sans exception. Or l'administratif produit constamment des exceptions : un paiement partiel, une facture en retard, un avoir. Autrement dit, l'outil absorbe la routine et quelqu'un doit encore traiter le reste. Automatiser une tâche mal décrite ne fait d'ailleurs que figer l'erreur.
Quelles tâches ne faut-il jamais déléguer ?
Celles qui contiennent une décision qui vous engage. Concrètement : le déclenchement des paiements, l'arbitrage commercial sur une facture, un délai accordé à un client, la négociation. Nous préparons, vous décidez. Par ailleurs, une tâche qui n'a jamais été décrite ne se délègue pas non plus : il faut la décrire d'abord, même sommairement.
Combien coûte l'externalisation de tâches récurrentes ?
Elle s'intègre à un forfait mensuel fixe, sans engagement de durée, calibré sur le périmètre confié et sur votre volume. En effet, le prix découle du périmètre, jamais l'inverse. Enfin, notre estimation en ligne donne un ordre de grandeur en quelques minutes, sans échange commercial préalable.
