Gestion administrative dans Digiforma : le rythme qui fait tenir un organisme
Un organisme équipé de Digiforma n’a pas un problème d’outil, il a un problème de régularité. L’administratif d’une formation ne se rattrape pas : une pièce produite trois semaines après la session ne vaut pas la même chose qu’une pièce produite le jour même. Notre équipe tient ce rythme à votre place, dans votre instance.
Cette page ne liste pas des fonctionnalités, elle décrit un tempo. Ce qui doit être fait chaque semaine, ce qui doit être fait à chaque session, ce qui doit être fait chaque mois, et les cinq moments précis où la chaîne casse dans la plupart des organismes.
Pour une vue d’ensemble de l’administratif d’un organisme de formation, financements et Qualiopi compris, commencez par la page dédiée. Si vous travaillez plutôt sur un autre outil, notre page gestion administrative dans Dendreo décrit le même métier dans cet environnement.
Voici le tempo réel d'un back-office de formation tenu correctement. Il tient en quatre fréquences, et c'est leur régularité qui fait la différence, pas leur volume.
À chaque session
D'abord les convocations, puis la feuille d'émargement récupérée le jour même, enfin les attestations émises à la clôture. Concrètement, la pièce se produit pendant que l'événement a lieu.
Chaque semaine
Ensuite, revue des dossiers de financement : ce qui est déposé, ce qui attend une pièce, ce qui est réglé. Puis départ des relances arrivées à échéance.
Chaque mois
Concrètement : facturation, rapprochement des encaissements, point sur l'encours échu, transmission organisée des pièces à votre expert-comptable.
Chaque trimestre
Enfin : vérification des preuves qualité par indicateur, actualisation des programmes, revue du registre des réclamations. Ainsi, l'audit ne réserve aucune surprise.
Ce tempo n'a rien de spectaculaire, et c'est exactement pour cela qu'il tombe en premier quand une semaine est chargée. En effet, aucune de ces tâches n'est urgente le jour où on la reporte. Elles le deviennent toutes ensemble, deux mois plus tard.
Quand un organisme nous appelle, le retard est presque toujours situé aux mêmes endroits. Voici les cinq, dans l'ordre où ils apparaissent.
- L'émargement qui n'est jamais remonté. En pratique, le formateur le garde, l'oublie ou le scanne mal. Or c'est la pièce qui conditionne le paiement, et personne ne s'en aperçoit avant le contrôle de service fait.
- Le dossier déposé puis oublié. En effet, un dépôt n'est pas un règlement. Sans revue hebdomadaire, une demande de pièce complémentaire peut dormir six semaines dans une boîte mail.
- La facture non émise faute de temps. Concrètement, la session est finie, le client est satisfait, et la facture attend. Autrement dit, vous avez travaillé et vous financez votre client sans l'avoir décidé.
- La relance que personne n'ose faire. En effet, relancer un client avec qui la relation est bonne met mal à l'aise. C'est précisément pour cela qu'une relance déclenchée par une date, et faite par un tiers, fonctionne mieux.
- Les preuves reconstituées avant l'audit. Cela représente trois semaines de travail en urgence, sur des documents qu'il aurait fallu produire au fil de l'eau. En revanche, un auditeur voit immédiatement la différence.
Le point commun des cinq. Aucun ne relève d'une incompétence, et aucun ne se règle par un meilleur logiciel. Ce sont des tâches sans urgence apparente qui perdent systématiquement l'arbitrage face à une session à animer. Par conséquent, la seule solution durable est de les confier à quelqu'un dont c'est le travail principal.
Nous prenons en charge ce tempo, dans votre Digiforma, avec des comptes nominatifs et un périmètre décidé au démarrage. Vos données restent dans votre instance et vous les conservez le jour où vous reprenez la main.
Notre équipe est salariée en France, ce qui règle la question de la continuité : un arrêt ou des congés ne suspendent pas votre back-office.
Le cycle complet, sans rattrapage
Concrètement : convocations, suivi des présences, attestations, clôture. Chaque pièce est produite et rattachée au moment où elle existe, pas trois semaines plus tard.
Un statut connu pour chaque dossier
Concrètement : montage, dépôt, suivi jusqu'au règlement, relance des pièces manquantes. Vous savez à tout moment ce qui vous est dû, par qui, et depuis quand.
La facture part, la relance suit
Concrètement : émission selon le circuit du payeur, envoi, suivi des encaissements, relance des impayés en votre nom. Vous seul décidez d'un geste commercial.
Ce que nous ne faisons pas. Nous ne délivrons aucune certification, nous ne construisons pas votre démarche qualité à votre place, et nous ne dispensons aucune formation. Aucun paiement n'est déclenché par nos soins. Enfin, ni vos comptes annuels ni vos bulletins de paie ne sortent de chez nous : nous préparons les pièces, votre cabinet produit.
Trois questions suffisent à savoir si votre rythme tient. Répondez avec votre instance ouverte devant vous, pas de mémoire.
Vos sessions du mois sont-elles complètes ?
/ 5D'abord, prenez la dernière session terminée. Toutes ses pièces sont-elles rattachées, datées, et exploitables telles quelles par un financeur ?
Connaissez-vous le statut de chaque dossier ?
/ 5Sans chercher dans une boîte mail, pouvez-vous dire lesquels sont déposés, lesquels attendent une pièce, et lesquels sont réglés ?
Savez-vous ce qui vous est dû aujourd'hui ?
/ 5Autrement dit le montant exact, par payeur, avec l'ancienneté. Si la réponse demande une reconstitution, votre pilotage repose sur une approximation.
Si le test se passe mal, la première étape n'est pas de tout reprendre. Concrètement, on commence par les dossiers de financement qui bloquent un encaissement, parce que ce sont eux qui rapportent de l'argent tout de suite. Le déroulement complet est décrit sur comment ça marche.
Questions fréquentes sur la gestion administrative dans Digiforma
Est-ce que vous remplacez Digiforma ?
Non. Digiforma est un logiciel, nous sommes une équipe qui travaille dedans. Nous n'ajoutons aucun coût logiciel, nous ne percevons aucune commission sur un outil, et nous ne vendons rien. En effet, notre métier commence là où le vôtre s'arrête faute de temps.
Quels accès faut-il nous donner ?
Des comptes nominatifs pour nos intervenants, au périmètre décidé avec vous au démarrage, plus une adresse mail de votre domaine pour les échanges avec les financeurs et les stagiaires. Ainsi, votre organisme reste l'interlocuteur visible, et vous pouvez révoquer un accès à tout moment.
À quelle fréquence intervenez-vous ?
Le rythme suit celui de votre activité, pas un forfait d'heures. Concrètement : les pièces au moment de chaque session, la revue des dossiers de financement et les relances chaque semaine, la facturation et le rapprochement chaque mois, la revue des preuves qualité chaque trimestre.
Notre retard est important, est-ce un problème pour démarrer ?
Non, c'est même la situation la plus fréquente. La reprise du retard fait partie des premières semaines, en commençant par ce qui bloque un encaissement. Autrement dit, la première chose que vous verrez bouger est votre trésorerie, pas votre classement de documents.
Que se passe-t-il si la personne qui nous suit est absente ?
Rien de visible pour vous. Notre équipe est salariée en France et les modes opératoires sont écrits pendant la mission, ce qui permet à quelqu'un d'autre de prendre le relais sans repartir de zéro. C'est la différence principale avec une prestation portée par une seule personne.
Préparez-vous notre audit Qualiopi ?
Nous produisons et classons les preuves au fil des sessions, ce qui est la condition pour qu'un audit se passe bien. En revanche, nous ne sommes ni certificateur ni consultant qualité. Pour la phase d'audit proprement dite, voyez notre page sur la préparation d'audit Qualiopi.
