Gestion Administrative pour ONG
VOTRE SUPPORT-HÉROS PREND EN CHARGE L’ENSEMBLE DES MISSIONS LIÉES À LA GESTION DES DONS, SUBVENTIONS, COMPTABILITÉ ET OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES.
- Vous déléguez la gestion administrative et financière de votre ONG pour un suivi rigoureux et transparent.
- Vous fiabilisez le suivi des financements, des dépenses et des obligations légales pour garantir la conformité.
- Vous vous consacrez pleinement à votre mission humanitaire ou sociale en laissant l’administratif entre les mains d’experts.
Nos services de gestion administrative pour ONG
Gestion des dons & relation donateurs
- Gestion et suivi des dons et subventions (publics et privés)
- Émission et gestion des reçus fiscaux pour les donateurs
- Suivi des engagements financiers et des fonds alloués
- Gestion de la relation avec les donateurs et partenaires
Gestion des achats & suivi des dépenses
- Recherche, classement et enregistrement des dépenses liées aux projets
- Préparation et suivi des paiements aux prestataires et partenaires
- Gestion des notes de frais et remboursement des collaborateurs et bénévoles
- Suivi des décaissements et optimisation de l’utilisation des fonds
- Interaction et gestion des relations avec les fournisseurs et bailleurs
Administration RH & gestion du personnel
- Gestion des contrats des salariés et bénévoles : recrutement, DPAE, documents RH
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
Rapprochement bancaire & reporting financier
- Vérification et rapprochement bancaire des financements et paiements
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements, paiements et affectation des fonds
- Mise à jour des tableaux de bord financiers en temps réel (dons reçus, trésorerie, budget prévisionnel)
- Préparation et transmission des pièces comptables et documents financiers aux bailleurs et à votre expert-comptable
Une intervention éclair
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
-
Analyse de vos flux financiers et administratifs
-
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
-
Définition des missions récurrentes à externaliser
-
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
Pour une association ou une ONG, l’externalisation de la gestion administrative garantit rigueur et traçabilité sans alourdir la structure.
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
-
Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
-
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
-
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre ONG ?
✅ Une expertise dédiée aux petites entreprises
Nous comprenons les défis administratifs spécifiques aux ONG : gestion des dons et subventions, transparence financière, obligations réglementaires et suivi budgétaire. Nos Support-Héros s’adaptent à votre organisation pour vous offrir un accompagnement efficace et rigoureux.
✅ Une solution plus économique qu’un recrutement interne
Embaucher un assistant administratif ou financier en interne représente un coût fixe important pour une ONG. Avec Support-Héros, vous bénéficiez d’un service externalisé flexible, adapté à votre volume d’activité et facturé selon vos besoins réels, sans engagement long terme.
✅ Une continuité de service et une équipe réactive
Notre équipe est disponible en temps réel pour assurer le suivi administratif, optimiser la gestion des financements et garantir une transparence financière totale auprès des bailleurs et donateurs.
✅ Une intégration fluide avec vos outils numériques
Nous nous adaptons à vos outils et intégrons des solutions digitales adaptées aux ONG (Pennylane, Axonaut, Odoo, Notion, logiciels de gestion des subventions et dons) pour automatiser et sécuriser votre gestion administrative et financière.
Questions fréquentes
Support-Héros connaît-il les spécificités administratives d'une association ou d'une ONG ?
La gestion associative a ses propres règles : suivi des adhésions, justificatifs pour les subventions, distinction entre activités lucratives et non lucratives, obligations liées aux dons. Nous adaptons le suivi à ces contraintes et travaillons en lien avec votre trésorier ou votre commissaire aux comptes selon la taille de la structure.
Quelles tâches administratives pouvez-vous prendre en charge pour notre structure ?
Facturation, suivi des règlements, rapprochements bancaires, classement et archivage des pièces, préparation des éléments comptables, gestion des notes de frais des bénévoles ou salariés. Le périmètre est défini avec vous selon vos besoins et l'organisation existante.
Comment gérez-vous le suivi des subventions et le reporting aux financeurs ?
Nous organisons le classement des justificatifs par financeur et par convention, et préparons les tableaux de suivi des dépenses affectées. Cela facilite la constitution des dossiers de demande et des comptes rendus financiers demandés par les partenaires publics ou privés.
Nos données et celles de nos donateurs sont-elles protégées ?
Les accès sont nominatifs et limités aux personnes concernées, les échanges passent par des canaux sécurisés, et nous respectons le RGPD dans le traitement des données personnelles. Un cadre de confidentialité encadre l'ensemble de la prestation.
Le coût de l'externalisation est-il adapté au budget d'une association ?
La prestation repose sur un forfait mensuel calibré selon le volume réel de tâches, sans embauche ni charge fixe supplémentaire. Pour une structure associative, cela permet de maîtriser le budget tout en libérant les bénévoles et l'équipe des tâches administratives chronophages.
