Gestion administrative pour bureaux d’études

Gestion d'entreprise pour Bureaux d'études et Sociétés d'ingénierie

Votre Support-Héros prend en charge l’ensemble des missions liées aux ventes, achats, précomptabilité et gestion RH, adaptées aux besoins des bureaux d’études et sociétés d’ingénierie.

Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour bureaux d'études

ADMINISTRATION DES VENTES & RELATION CLIENT

Édition et suivi des devis, commandes et factures par projet ou client
Suivi des encaissements clients et facturation récurrente si applicable
Relances des impayés en lien avec les calendriers contractuels
Suivi des prestations, traitement des demandes administratives client, transmission des éléments aux chargés d’affaires

ADMINISTRATION DES ACHATS & GESTION DES DÉPENSES

Suivi des dépenses par mission ou projet (logiciels CAO, sous-traitance, déplacements, équipements techniques)
réparation des paiements fournisseurs et gestion des validations
Traitement des notes de frais et remboursement des équipes terrain
Contrôle budgétaire en lien avec les chefs de projets et la direction

ADMINISTRATION RH & GESTION DES TALENTS

Suivi administratif des équipes techniques : entrées/sorties, contrats, conventions
Gestion des affiliations : mutuelle & prévoyance, médecine du travail, tickets restaurant
Suivi des temps, congés, absences et interventions par collaborateur
Transmission des variables de paie et coordination avec votre prestataire paie ou expert-comptable
Vérification des bulletins de salaire et gestion des paiements

RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER

Suivi des flux financiers : paiements clients, fournisseurs, projets en cours
Rapprochements bancaires et vérification de la cohérence avec vos tableaux de suivi
Reporting projet par projet : chiffre d’affaires, coûts, marge, situation de trésorerie
Transmission des éléments à l’expert-comptable via exports comptables

Une intervention éclair

UN ÉTAT DES LIEUX STRUCTURANT

Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :

Analyse de vos flux financiers et administratifs
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
Définition des missions récurrentes à externaliser
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène

DES OUTILS OPTIMISÉS

Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :

Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes

UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ, SALARIÉ EN FRANCE 🇫🇷

Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :

Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires

Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre bureau d'études ?

✅ Une expertise adaptée à votre métier

Nos Support-Héros comprennent les spécificités des sociétés techniques : gestion multi-projets, pilotage budgétaire, coordination avec les chargés d’affaires et exigence de précision.

✅ Une alternative souple et plus économique qu’un recrutement

Vous bénéficiez d’une ressource qualifiée et opérationnelle, sans contrainte de contrat ou de charges fixes. Vous payez uniquement ce dont vous avez besoin.

✅ Une continuité de service et une équipe réactive

Notre équipe assure la permanence et le suivi de vos dossiers même en cas d’absence, de pic d’activité ou de turn-over.

✅ Une intégration fluide à vos outils

Nous travaillons directement sur vos logiciels de gestion (ERP, CRM, GED…) ou proposons des outils complémentaires pour automatiser et fiabiliser les processus.

Questions fréquentes

Quelles tâches administratives d'un bureau d'études peuvent être externalisées ?

La facturation client, le suivi des paiements et relances, la gestion des notes de frais, le traitement des dossiers de sous-traitance, la constitution des dossiers d'appels d'offres et le classement des pièces administratives. Support-Héros prend en charge ces opérations récurrentes pour libérer du temps aux ingénieurs et aux chargés d'affaires.

Comment est gérée la confidentialité des données techniques et des projets clients ?

Les documents sensibles (plans, cahiers des charges, contrats) restent stockés sur vos propres outils, l'accès étant strictement limité aux personnes affectées à votre dossier. Un cadre de confidentialité écrit encadre chaque intervention, avec journalisation des accès et respect du RGPD.

L'externalisation s'adapte-t-elle à la gestion par affaire propre à l'ingénierie ?

Oui. Le suivi peut être structuré par projet ou par affaire, avec un rattachement des factures, des temps passés et des dépenses à chaque dossier. Cela permet de conserver une visibilité claire sur la rentabilité de chaque étude sans mobiliser vos équipes techniques.

Faut-il changer nos logiciels de gestion pour travailler avec un prestataire ?

Non. L'intervention se fait directement sur vos outils existants (ERP, logiciel de facturation, tableur de suivi). Support-Héros s'adapte à votre organisation plutôt que de vous imposer un nouvel environnement, ce qui évite toute migration lourde.

Combien coûte l'externalisation administrative pour un bureau d'études ?

Le tarif dépend du volume et de la nature des tâches confiées, généralement sous forme d'un forfait mensuel calibré sur vos besoins réels. Un devis détaillé est établi après un premier échange permettant de cadrer le périmètre exact et les délais attendus.