Gestion administrative externalisée pour organisme de formation à Lyon
Gestion administrative externalisée pour organisme de formation à Lyon : vos sessions et vos financeurs suivis
À Lyon comme ailleurs, un organisme de formation jongle entre l'animation des sessions, les financements (OPCO, CPF, France Travail) et les lourdeurs administratives. Résultat : un temps précieux perdu sur des missions à faible valeur ajoutée.
Support-Héros vous accompagne dans l’externalisation de votre gestion administrative, avec une organisation fiable, adaptée à votre fonctionnement.
Vous gardez la pédagogie ; nous tenons les sessions, les financeurs et l'administratif autour.
Ce que nous tenons pour votre organismeÀ Lyon, avec une équipe salariée
4 missions- Sessions : inscriptions, présences, documents commerciaux
- Financeurs : OPCO, CPF, factures et encaissements suivis
- Achats : formateurs et prestataires, paiements préparés
- RH : contrats, absences, variables de paie transmises
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et tenue du registre
- Mise à jour du tableau de bord administratif
Administration des ventes
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, France Travail…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Suivi administratif de vos clients, de la convention au règlement
Administration des achats & suivi des dépenses
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation des paiements des prestataires et formateurs, que vous validez, et suivi
- Gestion des notes de frais des salariés et préparation de leur remboursement
- Suivi des décaissements et coût de chaque session, tenu à jour
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
Administration RH & gestion du personnel
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et préparation des virements, que vous validez
Rapprochement bancaire & reporting financier
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et tableaux de bord tenus à jour (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Les avantages d'externaliser votre gestion administrative
- Vous gagnez en clarté, en temps et en sérénité
- Vous sécurisez vos flux administratifs et financiers
- Vous conservez un lien humain avec un chargé de compte dédié
- Vous évitez les aléas d’un recrutement en interne
- Vous bénéficiez d’un accompagnement réactif, rigoureux et sur-mesure
Notre agence de Lyon réunit une partie de notre équipe : un rendez-vous sur place reste possible, même si l'essentiel du travail se fait à distance, dans vos outils. Formation professionnelle, bilan de compétences, formation continue : le cycle administratif se tient de la même façon, session après session.
Une mise en place en trois temps
1
Un état des lieux complet
Un chef de projet dédié commence par un état des lieux de votre organisation, puis met en place la prise en charge :
- Analyse de vos flux financiers et administratifs
- Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
- Définition des missions récurrentes à externaliser
- Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Des outils adaptés
Nous travaillons dans les outils que vous utilisez déjà, par exemple Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) ; s'il en manque un, il s'identifie et se met en place avec vous, sans que nous vendions de logiciel, pour :
- Centraliser les données administratives et financières
- Sécuriser le traitement des flux et fiabiliser les opérations récurrentes
- Suivre vos indicateurs clés, tenus à jour (trésorerie, créances, dettes)
- Alléger les opérations à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Un interlocuteur dédié, salarié en France
Un chargé de compte salarié en CDI, dans l’une de nos agences (Lyon ou Les Sables-d’Olonne), formé à vos outils et à vos process, suit votre dossier avec son binôme :
- Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, pré-comptabilité)
- Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
- Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre organisme de formation ?
Un chargé de compte formé à votre organisme
Dossiers de formation, suivi des financements (OPCO, CPF, France Travail), preuves Qualiopi : dès la mise en place, votre chargé de compte relève les contraintes de votre activité et les consigne dans des modes opératoires écrits. Notre équipe s’adapte à l’organisation de votre organisme.
Une solution plus économique qu’un recrutement interne
Embaucher un assistant administratif en interne représente un coût fixe important. Avec Support-Héros, vous payez un forfait mensuel fixe, calibré sur les missions confiées, sans engagement de durée, sans charges salariales ni contraintes de recrutement.
Une continuité de service et une équipe réactive
Votre chargé de compte et son binôme suivent vos demandes au quotidien, congés et absences compris, et assurent un suivi rigoureux de vos opérations administratives. Vous ne perdez plus de temps sur l'administratif et pouvez vous concentrer sur la qualité de vos formations.
Une intégration avec vos outils numériques
Nous travaillons dans les outils de votre organisme (Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion), sans vous en vendre aucun, et y tenons votre suivi administratif et financier.
Nous couvrons aussi, à Lyon : gestion administrative pour association à Lyon, secrétaire indépendante à Lyon, secrétariat externalisé à Lyon.
Qualiopi
Qualiopi : nous tenons les preuves, la certification reste la vôtre
Une bonne partie des preuves attendues à l'audit naît dans l'administratif des sessions : conventions, convocations, émargements, attestations, appréciations recueillies, registre des réclamations. Nous les produisons et les classons au fil de l'eau, pour qu'elles se retrouvent en quelques secondes.
La démarche qualité reste la vôtre, et l'audit est mené par un organisme certificateur accrédité : nous ne délivrons pas la certification et n'en promettons pas le résultat. La méthode est détaillée dans notre page sur la préparation d'audit Qualiopi.
Ce qui a changé pour nos clients
Sébastien SaccintoDirigeant, Saccinto Gazon Synthétique
Vincent MaisonneuveDirigeant, assur&sens et Célérys conseil
Julien BabyCo-dirigeant, In Situ, Paysages et UrbanismeDécouvrir les témoignages clients complets.
Estimation gratuite
Quel forfait pour déléguer votre gestion ?
Indiquez vos volumes et les missions à confier : vous recevez l'estimation de votre forfait par email, en 2 minutes. Vous préférez en parler ?
Prenez 15 minutes avec nous.
Équipe salariée en France · Forfait mensuel fixe · Sans engagement de durée