Vous êtes organisme de formation à Lyon ?
Déléguez l’administratif, concentrez-vous sur la pédagogie.
LYON
À Lyon, de nombreux organismes de formation doivent jongler entre animation des sessions, gestion des financements (OPCO, CPF, Pôle Emploi) et lourdeurs administratives. Résultat : un temps précieux perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Support-Héros vous accompagne dans l’externalisation de votre gestion administrative, avec une solution fiable, structurée et 100 % adaptée à votre fonctionnement.
Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour ORGANISME DE FORMATION
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
ADMINISTRATION DES VENTES
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
LES avantages d'externaliser votre gestion administrative
✅ Vous gagnez en clarté, en temps et en sérénité
✅ Vous sécurisez vos flux administratifs et financiers
✅ Vous conservez un lien humain avec une interlocutrice dédiée
✅ Vous évitez les aléas d’un recrutement en interne
✅ Vous bénéficiez d’un accompagnement réactif, rigoureux et sur-mesure
Support-Héros connaît bien le tissu local lyonnais. Nous accompagnons déjà plusieurs structures de formation implantées dans la région, avec des besoins variés : formation professionnelle, bilan de compétences, formation continue, CFA…
Une intervention éclair
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Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
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Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
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Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre ORGANISME DE FORMATION ?
✅ Une expertise dédiée aux petites entreprises
Nous comprenons les défis spécifiques de votre activité : gestion des dossiers de formation, suivi des financements (OPCO, CPF, Pôle emploi), conformité réglementaire (Qualiopi, obligations légales). Nos Support-Héros s’adaptent à votre structure pour vous offrir un accompagnement efficace et personnalisé.
✅ Une solution plus économique qu’un recrutement interne
Embaucher un assistant administratif en interne représente un coût fixe important. Avec Support-Héros, vous bénéficiez d’un service externalisé flexible, facturé selon vos besoins réels, sans charges salariales ni contraintes de recrutement.
✅ Une continuité de service et une équipe réactive
Notre équipe est disponible en temps réel pour répondre à vos demandes et assurer un suivi rigoureux de vos tâches administratives. Vous ne perdez plus de temps sur la paperasse et pouvez vous concentrer sur la qualité de vos formations.
✅ Une intégration avec vos outils numériques
Nous nous adaptons à votre environnement de travail en utilisant des outils spécialisés pour les organismes de formation (Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion). Nous vous aidons à automatiser votre gestion et à optimiser votre suivi administratif et financier.
