Quand recruter une assistante administrative ?
Recruter une assistante administrative devient pertinent lorsque le volume de tâches administratives est suffisamment important et régulier pour justifier un poste dédié.
Lorsque le dirigeant ou les équipes passent trop de temps sur l’administratif, il peut être nécessaire de structurer l’organisation avec une ressource administrative dédiée.
Pourquoi l’administratif augmente avec la croissance de l’entreprise
Dans les premières années d’une entreprise, le dirigeant gère souvent lui-même l’ensemble des tâches administratives :
création de devis
facturation
suivi des paiements clients
gestion des fournisseurs
organisation des documents
échanges administratifs avec les partenaires.
Mais à mesure que l’entreprise se développe :
le nombre de clients augmente
les flux financiers se multiplient
les documents administratifs deviennent plus nombreux.
L’administratif peut alors représenter une charge importante pour le dirigeant et les équipes.
Les signes qu’il est temps de recruter une assistante administrative
Le dirigeant passe trop de temps sur l’administratif
Lorsque le dirigeant consacre plusieurs heures par semaine à l’administratif, cela peut devenir un frein au développement de l’entreprise.
Ce temps pourrait être consacré à :
la stratégie
le développement commercial
la relation client
le management des équipes.
Le volume administratif devient régulier et important
Lorsque l’entreprise génère un volume administratif stable, recruter peut devenir pertinent.
Par exemple :
un grand nombre de factures à traiter chaque mois
un suivi régulier des paiements clients
une gestion importante des fournisseurs.
L’organisation administrative devient difficile à gérer
Lorsque l’administration n’est plus structurée, plusieurs problèmes peuvent apparaître :
factures envoyées en retard
relances clients irrégulières
documents difficiles à retrouver.
Un renfort administratif peut permettre de structurer ces processus.
L’entreprise souhaite améliorer son organisation interne
Recruter une assistante administrative peut également permettre de :
structurer les processus administratifs
améliorer l’organisation documentaire
faciliter la communication avec les partenaires.
Les missions d’une assistante administrative
Une assistante administrative peut intervenir sur plusieurs missions essentielles.
Gestion commerciale
Cela inclut notamment :
la création de devis
la facturation
l’envoi des factures
le suivi des paiements
les relances clients.
Gestion des fournisseurs
Elle peut également gérer :
le traitement des factures fournisseurs
l’organisation des paiements
le suivi des dettes fournisseurs.
Organisation administrative
Certaines missions concernent l’organisation générale de l’administration :
gestion documentaire
préparation des éléments comptables
gestion administrative RH.
Recrutement ou externalisation administrative ?
Certaines entreprises hésitent entre recruter une assistante administrative ou externaliser certaines missions.
Le recrutement peut être pertinent lorsque :
le volume administratif justifie un poste à temps plein
l’entreprise souhaite une présence administrative permanente.
Cependant, dans certaines situations, l’externalisation peut être une alternative intéressante :
lorsque le volume administratif est variable
lorsque l’entreprise souhaite conserver de la flexibilité
lorsque le dirigeant souhaite structurer l’organisation administrative.
L’accompagnement de Support-Héros
Support-Héros est une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la gestion administrative et financière des entreprises.
Nos équipes accompagnent les dirigeants notamment sur :
la gestion des ventes (devis, facturation, relances)
la gestion des fournisseurs
le suivi des encaissements et décaissements
le rapprochement bancaire
certaines missions d’administration RH.
Notre objectif est de permettre aux dirigeants de se concentrer sur le développement de leur entreprise tout en bénéficiant d’une gestion administrative structurée et fiable.
Quelles MISSIONS administratives peut-on externaliser ?
Nous accompagnons les entreprises sur des missions telles que :
- Devis et suivi des commandes
- Facturation et suivi des encaissements
- Relance et recouvrement des factures
- Facturation et dépôt sur Chorus Pro
- Suivi des entrées et sorties des collaborateurs
- Affiliations à la mutuelle, prévoyance et médecine du travail
- Suivi des éléments variables de paie
- Clôture de la paie et contrôle des bulletins de salaire
- Virement des salaires et gestion des titres restaurant
- Suivi des charges sociales
- Création et suivi des dépenses
- Création et suivi des dépenses
- Règlements et suivi des paiements fournisseurs
- Rapprochement bancaire et suivi des flux financiers
- Suivi et contrôle des ventes et achats
- Tableaux de bord (trésorerie, CA, dépenses, masse salariale, encaissements, décaissements)
📢 Confiez-nous la gestion de votre entreprise et concentrez-vous sur votre croissance !
Comment fonctionne l’externalisation administrative ?
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
-
Analyse de vos flux financiers et administratifs
-
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
-
Définition des missions récurrentes à externaliser
-
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut, Pennylane etc…pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
🎥 ILS FONT CONFIANCE À SUPPORT-HÉROS
🎤 “Support-Héros a repris l’ensemble de la gestion clients, fournisseurs et précompta. En quelques semaines, on avait gagné en rigueur et en visibilité. C’est comme avoir un service administratif en interne… sans les contraintes.” — Sébastien Saccinto – Dirigeant d’entreprise
Estimer votre besoin d’externalisation administrative
Chaque entreprise présente des enjeux et des volumes différents.
C’est pourquoi nous avons développé une calculette en ligne, permettant d’obtenir une première estimation fiable et rapide.
Accéder à la calculette d’externalisation administrative
https://support-heros.com/calculette-admin/
Cette estimation constitue ensuite une base d’échange afin d’affiner précisément le périmètre d’accompagnement.
