Combien de temps vous coûte réellement votre administratif chaque semaine ?
Vous connaissez probablement votre chiffre d’affaires.
Vous connaissez peut-être votre marge.
Mais connaissez-vous réellement le nombre d’heures que vous consacrez chaque semaine à la gestion administrative de votre entreprise ?
Pour beaucoup de dirigeants, la réponse est simple :
« Aucune idée. »
Et pourtant, c’est souvent l’un des plus gros postes cachés de consommation de temps.
Le piège : l’administratif ne se voit jamais vraiment
L’administratif ne prend généralement pas la forme d’un bloc de 4 heures dans votre agenda.
Il s’infiltre partout :
- validation d’une facture entre deux rendez-vous ;
- relance d’un client pendant la pause déjeuner ;
- vérification d’un paiement en fin de journée ;
- réponse à un mail RH le soir ;
- transmission de documents au comptable le week-end.
Quelques minutes par-ci.
Quelques minutes par-là.
Et à la fin de la semaine, plusieurs heures ont disparu.
Faites le calcul : combien d’heures y consacrez-vous ?
Prenez une semaine classique.
Combien de temps passez-vous sur :
Gestion des ventes
- devis ;
- commandes ;
- facturation ;
- relances clients.
Gestion des achats
- validation des dépenses ;
- fournisseurs ;
- paiements.
Gestion financière
- rapprochements bancaires ;
- suivi de trésorerie ;
- échanges avec le cabinet comptable.
Gestion RH
- congés ;
- absences ;
- contrats ;
- paie.
Gestion documentaire
- classement ;
- recherche de documents ;
- demandes administratives diverses.
Pour la majorité des dirigeants de PME, le total se situe généralement entre :
5 et 15 heures par semaine
Soit :
- entre 20 et 60 heures par mois ;
- entre 240 et 720 heures par an.
L’équivalent de plusieurs semaines de travail chaque année.
Le vrai problème n’est pas le temps
Le temps n’est que la partie visible du problème.
Ce qui pèse réellement, c’est la charge mentale associée.
Parce que l’administratif reste constamment dans un coin de votre tête :
- les factures à envoyer ;
- les paiements à vérifier ;
- les justificatifs à transmettre ;
- les relances à effectuer ;
- les échéances à ne pas oublier.
Même lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur.
Ce que ces heures vous empêchent de faire
Chaque heure passée à gérer l’administratif est une heure qui n’est pas consacrée à :
Développer votre activité
Prospection, rendez-vous, partenariats, nouvelles offres.
Manager vos équipes
Accompagnement, recrutement, organisation.
Piloter votre entreprise
Analyse des indicateurs, stratégie, décisions.
Vous dégager du temps personnel
Parce qu’un dirigeant n’a pas vocation à terminer ses journées en traitant des justificatifs.
Pourquoi beaucoup de dirigeants restent bloqués ?
Parce qu’ils pensent souvent :
❌ « Personne ne pourra faire aussi bien que moi. »
❌ « Cela me prendra plus de temps à expliquer. »
❌ « Je vais perdre le contrôle. »
❌ « Je n’ai pas assez de volume pour déléguer. »
Pourtant, ce sont précisément les raisons qui maintiennent l’entreprise dans une organisation fragile.
Reprendre le contrôle sans recruter
La question n’est pas :
« Comment faire plus vite ? »
La vraie question est :
« Quelles missions ai-je encore intérêt à faire moi-même ? »
Chez Support-Héros, nous aidons les dirigeants à reprendre le contrôle de leur administratif sans avoir à recruter.
Nous structurons les processus, prenons en charge les opérations du quotidien et mettons à disposition les indicateurs permettant de piloter l’activité.
Selon vos besoins, notre accompagnement fonctionne par modules. Vous choisissez les missions que vous souhaitez déléguer.
ADMINISTRATION DES VENTES & RELATION CLIENT
- Édition et gestion de vos factures de vente, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients
- Relance des impayés pour assurer une meilleure trésorerie
- Gestion de la relation client : réponse aux demandes, suivi des réclamations et fidélisation
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des dépenses courantes et fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements fournisseurs et prestataires
- Gestion des notes de frais et remboursement des collaborateurs
- Suivi des décaissements et optimisation des coûts
Interaction et gestion des relations avec les fournisseurs
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Autres missions personnalisées suivant votre activité
en savoir plus.
Le résultat pour nos clients
Après quelques semaines d’accompagnement, nos clients nous disent souvent avoir retrouvé :
✅ du temps
✅ de la visibilité
✅ une organisation plus fluide
✅ des indicateurs fiables
✅ davantage de sérénité
Et surtout :
la possibilité de se concentrer à nouveau sur leur métier.
Témoignage client
« Aujourd’hui, tout est traité en temps et en heure »
Sébastien Saccinto, dirigeant de Saccinto Gazon Synthétique, a confié à Support-Héros la gestion de ses achats, ventes et flux financiers.
Il souligne notamment :
- le gain de confort ;
- la réactivité de l’équipe ;
- la continuité de service ;
- la visibilité retrouvée sur son activité.
FAQ
Quel est le temps moyen consacré à l’administratif par un dirigeant ?
Selon la taille de l’entreprise et son niveau d’organisation, cela varie généralement entre 5 et 15 heures par semaine.
Peut-on externaliser uniquement une partie de l’administratif ?
Oui. L’accompagnement est construit sur mesure selon les missions que vous souhaitez déléguer.
Faut-il changer de logiciel ?
Non. Nous pouvons travailler avec vos outils actuels ou vous accompagner dans leur optimisation.
Vos équipes sont-elles en France ?
Oui. Tous nos collaborateurs sont salariés Support-Héros et basés dans nos agences françaises.
Et vous, combien d’heures pourriez-vous récupérer chaque semaine ?
Chaque entreprise présente des enjeux et des volumes différents.
C’est pourquoi nous avons développé une calculette en ligne, permettant d’obtenir une première estimation fiable et rapide.
👉 Accéder à la calculette d’externalisation administrative
Cette estimation constitue ensuite une base d’échange afin d’affiner précisément le périmètre d’accompagnement.
Ou prenez rendez-vous pour échanger avec les membres de notre équipe
