Gestion administrative externalisée pour organisme de formation à Lyon
Vous êtes organisme de formation à Lyon ? Déléguez l’administratif, concentrez-vous sur la pédagogie.
LYON
À Lyon, de nombreux organismes de formation doivent jongler entre animation des sessions, gestion des financements (OPCO, CPF, Pôle Emploi) et lourdeurs administratives. Résultat : un temps précieux perdu sur des missions à faible valeur ajoutée.
Support-Héros vous accompagne dans l’externalisation de votre gestion administrative, avec une solution fiable, organisée et 100 % adaptée à votre fonctionnement.
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
Administration des ventes
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
Administration des achats & suivi des dépenses
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des salariés
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
Administration RH & gestion du personnel
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
Rapprochement bancaire & reporting financier
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Les avantages d'externaliser votre gestion administrative
- Vous gagnez en clarté, en temps et en sérénité
- Vous sécurisez vos flux administratifs et financiers
- Vous conservez un lien humain avec une interlocutrice dédiée
- Vous évitez les aléas d’un recrutement en interne
- Vous bénéficiez d’un accompagnement réactif, rigoureux et sur-mesure
Support-Héros connaît bien le tissu local lyonnais. Nous accompagnons déjà plusieurs structures de formation implantées dans la région, avec des besoins variés : formation professionnelle, bilan de compétences, formation continue, CFA…
Une intervention Structurante
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Un état des lieux structurant
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
- Analyse de vos flux financiers et administratifs
- Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
- Définition des missions récurrentes à externaliser
- Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
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Des outils optimisés
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
- Centraliser les données administratives et financières
- Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
- Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
- Supprimer les missions à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
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Un interlocuteur dédié, salarié en france
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
- Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
- Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
- Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre Organisme de Formation ?
Une expertise dédiée aux petites entreprises
Nous comprenons les défis spécifiques de votre activité : gestion des dossiers de formation, suivi des financements (OPCO, CPF, Pôle emploi), conformité réglementaire (Qualiopi, obligations légales). Nos Support-Héros s’adaptent à votre structure pour vous offrir un accompagnement efficace et personnalisé.
Une solution plus économique qu’un recrutement interne
Embaucher un assistant administratif en interne représente un coût fixe important. Avec Support-Héros, vous bénéficiez d’un service externalisé flexible, facturé selon vos besoins réels, sans charges salariales ni contraintes de recrutement.
Une continuité de service et une équipe réactive
Notre équipe est disponible en temps réel pour répondre à vos demandes et assurer un suivi rigoureux de vos opérations administratives. Vous ne perdez plus de temps sur l'administratif et pouvez vous concentrer sur la qualité de vos formations.
Une intégration avec vos outils numériques
Nous nous adaptons à votre environnement de travail en utilisant des outils spécialisés pour les organismes de formation (Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion). Nous vous aidons à automatiser votre gestion et à optimiser votre suivi administratif et financier.
aios-maillage-ville
Nous couvrons aussi, à Lyon : gestion administrative pour association à Lyon, secrétaire indépendante à Lyon, secrétariat externalisé à Lyon.
Ce qui a changé pour nos clients
Sébastien SaccintoDirigeant, Saccinto Gazon Synthétique
Vincent MaisonneuveDirigeant, assur&sens et Célérys conseil
Julien BabyCo-dirigeant, In Situ, Paysages et UrbanismeDécouvrir les témoignages clients complets.
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