Gestion administrative pour les Agences de communication
Support-Héros accompagne les agences de communication afin de structurer leurs back-office pour sécuriser leurs contrats et fluidifier leurs opérations.
Pour aller plus loin, découvrez notre offre de gestion administrative confiée à une équipe dédiée.
- Vous déléguez la gestion de vos flux financiers et administratifs
- Vous fiabilisez la gestion de votre entreprise
- Vous vous consacrez au pilotage de votre entreprise
Nos services de gestion les agences de communication
ADMINISTRATION DES VENTES & CONTRATS
- Suivi des contrats clients (annuels, ponctuel...)
- Émission des factures
- Suivi des encaissements, relances, pénalités éventuelles
- Centralisation des documents contractuels
GESTION DES DÉPENSES & FOURNISSEURS
- Traitement des achats
- Suivi des sous-traitants et prestataires
- Préparation des virements, organisation des pièces justificatives
- Suivi des dépenses
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Questions fréquentes
Quelles tâches administratives une agence de communication peut-elle déléguer ?
La facturation clients, les relances de paiement, le suivi des devis, la gestion des notes de frais des freelances et sous-traitants, ainsi que la préparation des éléments pour le comptable. Support-Héros prend en charge ces tâches récurrentes pour que l'équipe reste concentrée sur la création et la relation client.
Comment gérez-vous la facturation de projets avec plusieurs intervenants et sous-traitants ?
Nous centralisons les devis, les bons de commande et les factures des prestataires, puis rapprochons chaque coût du projet concerné. Cela permet de facturer le client au bon montant et de suivre la marge réelle par mission, même quand plusieurs freelances interviennent.
Est-ce que je garde le contrôle sur mes chiffres et mes décisions ?
Oui. L'externalisation porte sur l'exécution des tâches, pas sur les décisions. Vous validez la facturation, fixez vos tarifs et gardez une visibilité complète via des points réguliers et des tableaux de suivi partagés.
Combien de temps une agence récupère-t-elle en déléguant sa gestion administrative ?
Le gain dépend du volume de projets, mais les tâches de facturation, relances et suivi représentent souvent plusieurs heures par semaine pour un dirigeant ou un office manager. Ce temps est réorienté vers les clients et le développement commercial.
Comment se passe la transition si nous avons déjà nos propres outils et process ?
Nous nous adaptons à votre environnement existant (outil de facturation, logiciel de gestion, méthode de suivi) plutôt que de tout remplacer. La prise en main se fait progressivement, avec une phase d'onboarding pour cartographier vos process et reprendre les dossiers en cours sans rupture.
Une intervention éclair
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour votre agence de communication ?
✅ Une solution pensée pour les métiers créatifs
Nous nous adaptons à vos réalités terrain : urgences, planning glissant, saisonnalité, exigences contractuelles.
✅ Une organisation modulaire, sans embauche
Vous bénéficiez d’un back-office structuré, sans charge salariale, capable de monter ou descendre en charge selon votre activité.
✅ Une continuité de service et une équipe réactive
Notre équipe est disponible en temps réel pour répondre à vos demandes et s’assurer que votre administration ne soit jamais un frein à votre activité.
✅ Une intégration avec vos outils numériques
Nous utilisons et intégrons les solutions digitales adaptées aux TPE (Axonaut, Pennylane, Mayday, Notion, Slack, etc.) pour simplifier votre gestion, automatiser certaines tâches et vous permettre de piloter votre entreprise en toute sérénité.
