Les flux financiers 

Les flux financiers constituent l’essence même de toute entreprise, reflétant les mouvements d’argent entrants et sortants qui alimentent ses activités. Ces flux englobent diverses transactions telles que les ventes, les achats, les investissements, les emprunts et les remboursements. 

Il est crucial pour une entreprise de gérer ces flux avec assiduité et efficacité afin d’assurer sa stabilité financière et sa croissance. Cela implique une gestion efficace de sa gestion administrative et un suivi de sa trésorerie quotidien pour garantir une disponibilité suffisante de liquidités, ainsi, que la mise en place de politiques de crédit et de recouvrement pour minimiser les retards de paiement et les pertes éventuelles. 

De plus, une analyse régulière des flux financiers permet d’identifier les tendances, les risques et les opportunités, fournissant ainsi des informations précieuses pour la prise de décision stratégique.

Ils s’articulent sur trois postes différents :

• Achats : Ils représentent les transactions monétaires engagées pour l’acquisition de biens et de services nécessaires à ses opérations. Ces flux comprennent les paiements effectués aux fournisseurs pour l’achat de matières premières, de produits finis ou de services externes. Une gestion efficace des flux implique une surveillance de près des dépenses, négocier des conditions d’achat avantageuses, et de maintenir des relations solides avec les fournisseurs. La gestion des flux financiers achats nécessite également une planification minutieuse pour s’assurer que les approvisionnements soient disponibles en temps voulu tout en optimisant les coûts.

• Ventes : Ils représentent les revenus générés par une entreprise grâce à la vente de ses produits ou services. Ces flux englobent les paiements reçus des clients en échange des biens ou des prestations fournies. La gestion efficace de ces flux implique un suivi précis des ventes réalisées, d’établir des politiques de tarification compétitives et de mettre en place des systèmes de facturation et de recouvrement efficaces. En surveillant les tendances des ventes, en identifiant les opportunités de croissance et en gérant les risques de non-paiement, une entreprise peut optimiser ses flux financiers liés aux ventes.

• RH : Les flux financiers liés aux ressources humaines englobent les dépenses liées à la gestion du personnel au sein d’une entreprise. Cela inclut les salaires, les avantages sociaux versés aux employés, et aux charges sociales ainsi que les coûts associés au recrutement, à la formation et au développement professionnel. Veiller à ce que les dépenses liées aux ressources humaines soient alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela nécessite également une gestion rigoureuse des budgets, une planification des effectifs et une évaluation régulière de la performance pour maximiser le retour sur investissement dans le capital humain.

Les flux financiers optimisés ?

La maîtrise de vos différents flux vous permet d’avoir une vision en temps réel des flux entrants et sortants de votre entreprise. Cela vous permet ensuite d’anticiper plus facilement et mettre en place des actions correctives si nécessaire.

Pour optimiser ces flux, il est essentiel de mettre en place des processus efficaces de suivi de trésorerie, d’adopter des politiques de suivis des ventes optimales, et de surveiller attentivement les dépenses. De plus, l’utilisation d’outils et de technologies, peut aider à automatiser les processus financiers et à fournir des analyses en temps réel pour une prise de décision éclairée.

• La Vue en temps réel offre à une entreprise une perspective de dynamique et précise de ses mouvements financiers. En utilisant des outils et plateformes technologiques poussées, les entreprises peuvent suivre instantanément les entrées et sorties d’argent, ce qui leur permet de prendre des décisions rapides et réfléchies. Cette visibilité en temps réel permet de détecter rapidement les tendances émergentes, d’identifier les problèmes potentiels et de réagir proactivement pour optimiser la gestion financière.

• Des dettes fournisseurs gérées efficacement permet non seulement d’optimiser les ressources financières de l’entreprise, mais aussi de renforcer la confiance et la stabilité de ses relations avec les fournisseurs, ce qui contribue à assurer une chaîne d’approvisionnement fluide et fiable. Cette gestion peut se faire par un maintien constant des relations avec les fournisseurs et en gérant efficacement les délais de paiement. Cela implique de négocier des termes de paiement favorables, de surveiller de près les échéances et de planifier les flux de trésorerie de manière anticipée. Vous devrez donc veiller à ce que vos dettes fournisseurs soient correctement administrées.

• Des créances clients bien gérées permet non seulement d’optimiser ses flux de trésorerie. Pour ce faire, il faut veiller à ce que les paiements des clients soient effectués dans les délais convenus, une entreprise peut maintenir une trésorerie stable et réduire les risques de non-recouvrement de ses créances. Cela implique de surveiller de près les comptes clients et de prendre des mesures rapides pour recouvrer les factures échues et non réglées.

• Une trésorerie efficacement contrôlée assure une disponibilité suffisante de liquidités pour les besoins opérationnels de l’entreprise. Il faut donc prévoir avec précision les flux de trésorerie à court terme, surveiller les entrées et sorties d’argent, et mettre en place des politiques de gestion adaptées. Une gestion efficace de la trésorerie permet de minimiser les risques de découvert, d’optimiser les placements financiers et de garantir une stabilité financière.

Risques d’une mauvaise gestion

Ce domaine demande du temps, la connaissance des obligations administratives et également la réalisation de tâches chronophages et récurrentes. L’objectif est de pouvoir alléger cette charge de travail en utilisant des outils spécifiques d’automatisation, de pré-remplissage ou bien d’externaliser pour pouvoir se recentrer sur le cœur d’activité de votre entreprise.

De nombreux cas de figures s’exposent pour une entreprise en cas de gestion défectueuse.

Elle peut notamment entraîner des créances clients échues et non relancées, impactant votre trésorerie. Si les paiements de vos fournisseurs prennent du retard, l’image de votre entreprise peut se trouver également impactée.

Des délais de livraison amplifiés et une satisfaction client en perdition peuvent faire naître des litiges. Dans le cas où le cœur d’activité de votre entreprise porte sur la conception de produits, une mauvaise gestion peut amener à des dégradations de production (qualité), les rendant ainsi moins attrayants.

Des retards de facturation client est une perte financière sèche, quoi de pire pour une entreprise !

L’absence de classement documentaire et les saisies défectueuses entraînent des pertes d’information, mais également une perte de temps dans leur recherche.

Les dirigeants d’entreprise et les salariés peuvent être impactés moralement, que ce soit par du stress, de l’absentéisme, des accidents de travail, des tensions internes, etc. L’entreprise devra donc faire face aux imprévus et s’adapter en conséquence : si du personnel est absent, des remplacements (internes ou par recours à l’intérim) ou le recours aux heures supplémentaires devront être mis en place, cela implique donc des coûts supplémentaires ainsi que des déclarations auprès des organismes sociaux.

Le cas de figure le plus grave intervient en cas de piratage informatique si votre système de sauvegarde ou logiciels d’entreprise ne sont pas sécurisés. Pour information, en cas de fuites de données personnelles de vos clients, l’entreprise encourt jusqu’à 4 millions d’euros d’amende, ou 4% du chiffre d’affaires. 

État des lieux des pratiques

Il est indispensable de dresser un état des lieux des pratiques de votre entreprise et de remettre régulièrement en question vos pratiques. Vous mènerez une évaluation complète des processus, des politiques et de la culture organisationnelle. Cela pourrait impliquer l’examen des méthodes de travail actuelles, l’analyse des performances et des résultats obtenus, ainsi que la collecte du feedback de vos parties prenantes (clients, salariés, …). 

Pour cela, rien de tel qu’un état des lieux complet sur vos délais de paiement, encaissement, la fiabilité de vos données, la réactivité envers vos prestataires, …

Vous identifierez les points de vigilance éventuels et les secteurs sur lesquels vous êtes le plus performant.

La veille

La veille concurrentielle et métier est une pratique majeure pour toute entreprise souhaitant rester compétitive sur le marché. En surveillant de près les actions, les stratégies et les performances de ses concurrents, une entreprise peut identifier les tendances émergentes, anticiper les mouvements du marché et ajuster sa propre stratégie en conséquence. De même, la veille métier implique un suivi des évolutions, innovations et les meilleures pratiques dans son secteur d’activité. Cela permet à une structure de rester à jour des dernières avancées technologiques, les réglementations en vigueur et les changements dans les comportements des consommateurs. En combinant ces deux veilles, une entreprise peut prendre des décisions éclairées, saisir les opportunités dès qu’elles se présentent et maintenir sa position sur le marché.

Recommandations

Vous pourrez ensuite envisager éventuellement des actions correctives sur le court, moyen ou long terme afin de pallier les actions irritantes. Vous pourrez mettre en place de solutions adaptées répondant aux besoins spécifiques en fournissant une approche personnalisée et adaptée aux particularités de chaque entreprise. 

De plus, il est important d’adopter une approche agile et flexible pour pouvoir ajuster les pratiques administratives en fonction des changements dans l’environnement commercial ou des nouvelles exigences réglementaires. En répondant de manière proactive aux besoins spécifiques de gestion administrative, une entreprise peut améliorer son efficacité opérationnelle, renforcer sa compétitivité et soutenir sa croissance à long terme.

Que puis-je faire pour optimiser ma gestion administrative ?

Le facteur humain

Les ERP et CRM (systèmes de planification des ressources d’entreprise) comme Axonaut permettent d’intégrer les processus d’affaires et les relations clients, prospects d’une entreprise en un seul espace. Les domaines traités sont variés comme la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, suivi des ventes, optimisation service client, etc. Ces systèmes aident à la centralisation de données.

Les outils de gestion de projets comme Airtable permettent aux équipes de connaître les objectifs et tenir les délais de vos différents livrables. Les tableaux de bord de projets, les outils de gestion de tâches sont des fonctionnalités indispensables.

Les outils de collaboration et de communication comme Trello ou Google Drive permettent aux membres d’une équipe de travailler ensemble en temps réel, et favorisent le partage de documents et d’informations.

Enfin, le dernier sujet concerne le coût d’achat ou d’abonnement qui doit correspondre aux attentes de votre enveloppe budgétaire prévue à ce poste de dépense. Il faut également prendre en compte les éventuels coûts additionnels qui pourraient concerner la formation, mise en œuvre, maintenance.