Saisie, classement et rattachement des pièces : la gestion documentaire déléguée
Avant que votre expert-comptable ne produise vos comptes, quelqu’un doit préparer la matière : collecter les pièces, les saisir, les classer, puis lettrer les factures avec leurs règlements. En effet, cette étape, c’est la pré-comptabilité. Elle ne se joue pas au cabinet, mais en amont, dans votre outil de gestion.
Chez la plupart des dirigeants, ce travail se fait mal ou trop tard. De fait, les factures s’entassent dans une boîte mail, les notes de frais se perdent, et le dossier part en vrac chez le comptable. Ainsi, des honoraires de tri, une clôture qui traîne, des tableaux de bord faux.
C’est pourquoi nous prenons en charge cette saisie, ce classement et ce lettrage à votre place, dans votre outil. De fait, nous préparons le dossier, sans produire les comptes. Par la suite, cette page situe précisément qui fait quoi, dans le cadre de notre pré-comptabilité externalisée.
Saisie, classement, lettrage : trois gestes, un dossier tenu
Derrière ces trois mots se cachent trois gestes simples, mais qui ne pardonnent pas l'à-peu-près. Concrètement, voici ce que chacun recouvre.
La saisie
Nous enregistrons chaque pièce dans votre outil de gestion : facture fournisseur, facture client, note de frais, reçu. Ainsi, rien ne reste oublié au fond d'une boîte mail.
Le classement
D'abord, chaque justificatif est nommé, daté et rangé à sa place, au fil de l'eau. Vous retrouvez une pièce en quelques secondes, pas en fin d'exercice.
Le lettrage
Nous rapprochons chaque facture de son règlement. Par la suite, vous savez ce qui est payé, ce qui reste dû et ce qui doit être relancé.
De fait, ces trois gestes ne sont pas de la comptabilité. Ils forment les fondations sur lesquelles votre expert-comptable produira vos comptes. Par ailleurs, nous les tenons dans votre outil (Axonaut, Pennylane, Tiime, Agicap ou Odoo), jamais sur papier ni sur tableur.
Ce que nous tenons pour vous, pièce par pièce
Quand vous déléguez, nous tenons l'ensemble de la gestion documentaire, dans votre outil. Voici ce que cela couvre, concrètement.
- Les factures fournisseurs. Nous les collectons, les saisissons et les rattachons à la bonne dépense. De ce fait, chaque achat garde sa preuve, reliée à sa ligne.
- Les factures et encaissements clients. Nous suivons vos factures de vente et pointons les encaissements. Ainsi, vous voyez ce qui est réglé et ce qui reste à relancer.
- Les notes de frais et justificatifs. Nous centralisons les notes de frais et les reçus, puis les rattachons au bon poste. En effet, plus aucun justificatif n'est égaré au moment de le prouver.
- Le lettrage des comptes. Nous rapprochons factures et règlements, côté clients comme côté fournisseurs. De ce fait, les comptes sont lettrés, les écarts repérés.
- La catégorisation par poste. Chaque pièce est ventilée dans le bon poste de charge. Ainsi, vos tableaux de bord de gestion reflètent la réalité.
- La relance des pièces manquantes. Un justificatif absent est réclamé à temps, pas découvert à la clôture. Par conséquent, le dossier reste complet toute l'année.
Chaque pièce reste reliée à son écriture et à son poste. De ce fait, ce travail éclaire directement votre rapprochement bancaire : les flux du compte d'un côté, les pièces qui les justifient de l'autre.
Qui fait quoi : vous, nous, votre expert-comptable
C'est le cœur du sujet. En effet, la pré-comptabilité n'est ni votre charge, ni celle de votre comptable : c'est la nôtre. Ainsi, ce tableau montre où s'arrête chaque rôle.
| Mission | Vous | Support-Héros | Votre expert-comptable |
|---|---|---|---|
| Collecter et relancer les pièces | Vous nous transmettez le flux | Nous centralisons et relançons | Non concerné |
| Saisir les pièces dans l'outil | Plus à votre charge | Nous saisissons chaque pièce | Non concerné |
| Classer et nommer les justificatifs | Plus à votre charge | Nous rangeons au fil de l'eau | Non concerné |
| Lettrer factures et règlements | Plus à votre charge | Nous rapprochons chaque paiement | Non concerné |
| Catégoriser par poste de charge | Plus à votre charge | Nous ventilons la donnée | Contrôle en fin d'exercice |
| Produire les écritures comptables | Non | Nous préparons, sans produire | Sa responsabilité |
| Établir les comptes et les déclarations fiscales | Non | Hors de notre périmètre | Son métier |
La ligne de partage est nette : nous préparons la matière, tandis que votre expert-comptable établit les comptes et porte la responsabilité fiscale. De ce fait, personne ne marche sur les plates-bandes de l'autre.
Un dossier mal préparé, ou un dossier prêt à comptabiliser
La différence ne se joue pas chez votre comptable, mais avant lui. En effet, selon l'état du dossier qu'il reçoit, la même clôture peut coûter du simple au double.
Ce qui coûte cher chez l'expert-comptable quand c'est mal préparé
- Des heures de tri facturées. Votre comptable met vos pièces en ordre avant de les traiter. De ce fait, ce temps de tri, vous le payez au tarif d'un expert.
- Des relances à répétition. Il vous réclame les justificatifs manquants un par un. Par conséquent, chaque aller-retour repousse la clôture.
- Une clôture qui déborde. Un dossier incomplet s'étale sur des semaines. Ainsi, plus elle traîne, plus la facture d'honoraires grimpe.
- Un pilotage au ressenti. Sans données de gestion à jour, vous naviguez à vue jusqu'au bilan.
Ce qu'un dossier propre change, dès le départ
- Un dossier prêt à comptabiliser. Vos pièces arrivent saisies, classées et lettrées. De ce fait, votre comptable produit, il ne trie plus.
- Moins d'honoraires de mise en forme. Le temps de tri sort de sa facture. Par conséquent, vous payez sa vraie valeur ajoutée, pas du rangement.
- Une clôture qui avance. Le dossier est complet dès le premier jour. Ainsi, plus rien ne cale sur une pièce introuvable.
- Des indicateurs justes toute l'année. Chaque pièce est ventilée par poste. Résultat : vos tableaux de bord disent enfin la vérité.
Notre périmètre, sans zone grise : la pré-compta, pas les comptes
Déléguer sa pré-comptabilité demande de savoir à qui l'on confie ses pièces, et où s'arrête son rôle. Voici les deux, sans ambiguïté.
Salariée et formée, en France
Vos pièces sont traitées par une équipe salariée en CDI, dans nos agences françaises, formée à vos outils et à votre secteur. Par ailleurs, un chargé de compte dédié vous suit dans la durée.
La pré-compta, pas la production des comptes
Nous bornons notre rôle à la pré-comptabilité : saisie, classement, lettrage et rattachement des pièces. Ensuite, votre expert-comptable établit et dépose les comptes et les déclarations fiscales. De même, chacun garde son métier.
Rigoureux et force de proposition
Proactifs et autonomes, nous rendons compte à chaque étape. Si un outil manque, nous vous aidons à le choisir puis à le déployer, la licence restant à votre nom.
Ce que change une pré-compta déléguée et bien cadrée
Nous ne vendons pas des heures de saisie. Nous livrons un dossier propre, saisi, classé et lettré, prêt à comptabiliser, pour que votre expert-comptable fasse ce que vous attendez vraiment de lui.
Notre façon de travaillerEn effet, vous remplacez la charge d'un poste interne sans le recrutement ni le coût fixe. En outre, nous travaillons dans votre outil (Axonaut, Pennylane, Tiime, Agicap ou Odoo) : la donnée reste chez vous, sans double saisie. Par ailleurs, si aucun outil n'est en place, nous sommes force de proposition pour choisir puis déployer le bon, la licence restant à votre nom.
Par ailleurs, ce suivi fait partie de notre pré-comptabilité externalisée, aux côtés du rapprochement bancaire, et s'inscrit dans une gestion administrative externalisée complète. Enfin, estimez votre budget en quelques minutes avec notre calculateur de tarifs.
Questions fréquentes sur la saisie, le classement et le lettrage des pièces
La saisie, le classement et le lettrage des pièces, est-ce de la comptabilité ?
Non, ce n'est pas de la comptabilité. En effet, les écritures officielles et les comptes annuels restent le rôle de votre expert-comptable. De notre côté, nous faisons un travail de gestion documentaire. Concrètement, nous collectons vos pièces, nous les classons, puis nous les rattachons à la bonne ligne dans votre outil. Ainsi, votre donnée de gestion reste propre et fiable.
Quelle différence avec le rapprochement bancaire ?
Les deux sont complémentaires, mais distincts. En effet, le rapprochement bancaire suit les mouvements de votre compte. De notre côté, ici, nous suivons les pièces qui justifient ces mouvements. Concrètement, l'un pointe les flux, l'autre range et rattache les justificatifs. Ainsi, ensemble, ils donnent une donnée de gestion complète.
Quelles pièces prenez-vous en charge ?
Toutes vos pièces justificatives de gestion. Par exemple : factures fournisseurs, factures clients, notes de frais, reçus, justificatifs de dépense. Ainsi, chaque pièce est collectée, classée et rattachée à l'écriture qu'elle justifie. De plus, nous relançons celles qui manquent, avant qu'elles ne bloquent quoi que ce soit.
Dans quel outil travaillez-vous ?
Toujours dans un outil de gestion, jamais sur papier ou tableur. Par exemple : Axonaut, Pennylane, Tiime, Agicap ou Odoo. En pratique, nous travaillons dans le vôtre. Ainsi, vos pièces restent centralisées chez vous, et la donnée reste exploitable dans vos tableaux de bord.
Et si je n'ai pas encore d'outil de gestion ?
Alors nous sommes force de proposition. Concrètement, nous vous aidons à choisir l'outil adapté à votre activité, puis à le mettre en place. En effet, c'est souvent le point de départ d'un dossier propre. Enfin, la licence reste à votre nom, et vos données vous appartiennent.
Que veut dire lettrer une pièce ?
C'est rapprocher une facture de son règlement, pour solder ce qui va ensemble. En effet, une facture émise et le paiement qui l'éteint doivent être reliés. Ainsi, vous savez à tout moment ce qui est réglé et ce qui reste dû, côté clients comme côté fournisseurs. C'est la base d'un suivi de trésorerie fiable.
En quoi cela aide-t-il ma clôture comptable ?
Beaucoup. En effet, votre expert-comptable reçoit un dossier complet, classé et lettré. De ce fait, il ne perd plus de temps à réclamer les pièces manquantes ni à trier. Ainsi, la clôture va plus vite, donc coûte souvent moins cher en honoraires. De plus, vos tableaux de bord de gestion restent justes toute l'année.
Combien coûte la gestion des pièces externalisée ?
Elle s'intègre à un forfait mensuel fixe de pré-comptabilité externalisée. Ainsi, il est calibré sur votre volume de pièces et votre activité, sans engagement. Enfin, une estimation gratuite, via notre calculateur, vous donne un tarif propre à votre situation.
