Assistante externalisée : déléguez votre administratif à une équipe dédiée
La gestion administrative est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Pourtant, elle représente souvent une charge importante pour les dirigeants et leurs équipes.
Facturation, suivi des règlements, gestion des fournisseurs, administration RH, relances administratives, gestion documentaire ou encore traitement des demandes internes : ces missions sont essentielles mais rarement créatrices de valeur.
Faire appel à une assistante externalisée permet de déléguer durablement ces tâches tout en conservant une organisation souple, structurée et évolutive.
Chez Support-Héros, nous accompagnons les TPE et PME qui souhaitent externaliser leur gestion administrative afin de gagner du temps, améliorer leur organisation et se concentrer sur leur activité.
Une assistante externalisée… mais surtout une équipe
Lorsque l’on recherche une assistante externalisée, on pense souvent à une assistante indépendante ou à une secrétaire freelance.
Chez Support-Héros, notre approche est différente.
Nous mettons à votre disposition une équipe de collaborateurs salariés, formés à vos outils, à vos procédures et à votre organisation.
Cette organisation vous permet de bénéficier :
✓ D’une continuité de service
✓ D’une transmission des connaissances entre collaborateurs
✓ D’un accompagnement structuré
✓ D’une meilleure réactivité
✓ D’une capacité d’adaptation à l’évolution de vos besoins
✓ D’un interlocuteur dédié soutenu par une équipe
Ainsi, vous ne dépendez plus d’une seule personne pour gérer votre administratif.
👉 En savoir plus sur notre équipe, nos valeurs et notre fonctionnement
Pourquoi faire appel à une assistante externalisée ?
De nombreuses entreprises atteignent un stade où l’administratif occupe une place trop importante dans le quotidien du dirigeant.
L’externalisation permet notamment de :
- Réduire la charge administrative interne
- Libérer du temps pour les missions stratégiques
- Structurer les processus administratifs
- Améliorer le suivi des opérations
- Sécuriser le traitement des tâches récurrentes
- Éviter les contraintes liées au recrutement
- Gagner en flexibilité
L’objectif n’est pas seulement de déléguer des tâches, mais de mettre en place une organisation durable capable d’accompagner le développement de votre entreprise.
Une intégration complète à votre organisation
Chaque entreprise possède ses propres outils, ses propres habitudes et ses propres processus.
C’est pourquoi nous réalisons systématiquement une phase d’onboarding permettant de comprendre votre fonctionnement et de formaliser les procédures existantes.
Nos équipes peuvent intervenir directement dans :
- Votre ERP
- Votre CRM
- Vos outils de facturation
- Vos outils RH
- Vos plateformes collaboratives
- Vos logiciels métier
Cette approche facilite la reprise des missions et limite les changements pour vos équipes.
Les missions confiées à une assistante externalisée
Selon vos besoins, notre accompagnement fonctionne par modules. Vous choisissez les missions que vous souhaitez déléguer.
ADMINISTRATION DES VENTES & RELATION CLIENT
- Édition et gestion de vos factures de vente, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients
- Relance des impayés pour assurer une meilleure trésorerie
- Gestion de la relation client : réponse aux demandes, suivi des réclamations et fidélisation
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des dépenses courantes et fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements fournisseurs et prestataires
- Gestion des notes de frais et remboursement des collaborateurs
- Suivi des décaissements et optimisation des coûts
Interaction et gestion des relations avec les fournisseurs
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Autres missions personnalisées suivant votre activité
en savoir plus.
Une solution plus sécurisée qu’un recrutement
Recruter une assistante administrative représente souvent un investissement important.
Au-delà du salaire, il faut également gérer :
- Le recrutement
- La formation
- Les congés
- Les absences
- Les départs
- La transmission des connaissances
Avec Support-Héros, ces problématiques sont anticipées dès le départ.
Nous assurons :
✓ La documentation des procédures
✓ Le partage des connaissances
✓ La continuité de service
✓ La formation des collaborateurs
✓ L’adaptation du périmètre des missions selon vos besoins
Vous bénéficiez ainsi d’une organisation fiable et durable.
Bien plus qu’une assistante administrative
Chez Support-Héros, nous ne nous limitons pas à l’exécution de tâches administratives.
Notre objectif est également d’aider les dirigeants à mieux piloter leur activité.
Grâce aux flux administratifs que nous prenons en charge, nous pouvons contribuer au suivi de plusieurs indicateurs clés :
- Les créances clients
- Les dettes fournisseurs
- Les encaissements
- Les décaissements
- Les échéances importantes
- La trésorerie prévisionnelle
Vous disposez ainsi d’une meilleure visibilité sur la situation de votre entreprise et pouvez prendre vos décisions plus sereinement.
Pourquoi les entreprises choisissent Support-Héros ?
Nos clients apprécient particulièrement :
✓ Notre réactivité
✓ Notre rigueur
✓ Notre capacité d’adaptation
✓ Notre qualité de suivi
✓ Notre continuité de service
✓ Notre accompagnement personnalisé
✓ Notre fonctionnement sans engagement de durée
Notre ambition est de permettre aux dirigeants de retrouver du temps pour piloter leur activité et développer leur entreprise.
Ils nous font confiance
Des dirigeants de TPE et PME ont choisi Support-Héros pour structurer leur gestion administrative, fiabiliser leurs opérations et retrouver du temps pour piloter leur activité.
FAQ – Assistante externalisée
Quelle est la différence entre une assistante externalisée et une assistante freelance ?
Une assistante freelance travaille généralement seule. Support-Héros met à votre disposition une équipe de collaborateurs salariés permettant d’assurer la continuité de service et le partage des connaissances.
Quelles missions peuvent être externalisées ?
La facturation, le suivi des règlements, la gestion fournisseurs, l’administration RH, la gestion documentaire et de nombreuses autres tâches administratives.
Puis-je externaliser uniquement une partie de mon administratif ?
Oui. Notre accompagnement est entièrement modulable et s’adapte à vos besoins.
Comment démarre la collaboration ?
Nous réalisons une phase d’onboarding permettant de comprendre votre organisation, formaliser les procédures et préparer la reprise des missions.
Y a-t-il un engagement de durée ?
Non. Nos contrats sont sans engagement de durée avec un préavis de trois mois.
Échangeons sur votre organisation administrative
Chaque entreprise présente des enjeux et des volumes différents.
C’est pourquoi nous avons développé une calculette en ligne, permettant d’obtenir une première estimation fiable et rapide.
👉 Accéder à la calculette d’externalisation administrative
Cette estimation constitue ensuite une base d’échange afin d’affiner précisément le périmètre d’accompagnement.
Ou prenez rendez-vous pour échanger avec les membres de notre équipe
