Gestion d'entreprise pour ESN et agences digitales

Votre Support-Héros prend en charge l’ensemble des missions liées aux ventes, achats, précomptabilité et gestion RH, spécialement adaptées aux ESN, agences digitales et cabinets de conseil tech.

Cette approche s’inscrit dans une démarche plus large de externalisation de la gestion administrative.

Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour ESN & agences digitales

ADMINISTRATION DES VENTES & RELATION CLIENT

Émission et suivi des devis, contrats et factures clients (régies, forfaits, abonnements...)
Suivi des encaissements clients et relances automatiques des impayés
Traitement des commandes clients et suivi des prestations facturables
Coordination avec les chefs de projet ou account managers pour la bonne tenue des flux clients

ADMINISTRATION DES ACHATS & GESTION DES DÉPENSES

Enregistrement des achats et des dépenses (freelances, SaaS, prestataires, déplacements)
Contrôle des factures fournisseurs et gestion des validations internes
Préparation des paiements fournisseurs, gestion des notes de frais
Suivi analytique par client ou projet pour optimiser les marges

ADMINISTRATION RH & GESTION DES COLLABORATEURS

Onboarding des salariés et freelances : gestion des contrats, conventions, docs RH
Gestion des affiliations : mutuelle & prévoyance, médecine du travail, tickets restaurant
Suivi des congés, absences et arrêts maladie via des outils collaboratifs
Transmission des variables de paie, vérification des bulletins, coordination paie
Interface avec les collaborateurs et managers pour la gestion courante

RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER

Suivi des flux financiers : chiffre d’affaires, dépenses, marges
Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements, paiements fournisseurs
Reporting personnalisé : rentabilité par client, suivi de trésorerie, pilotage de la facturation
Automatisation des exports comptables et transmission des pièces justificatives à l’expert-comptable

Une intervention éclair

UN ÉTAT DES LIEUX STRUCTURANT

Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :

Analyse de vos flux financiers et administratifs
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
Définition des missions récurrentes à externaliser
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène

DES OUTILS OPTIMISÉS

Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :

Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes

UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ, SALARIÉ EN FRANCE 🇫🇷

Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :

Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires

Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre ESN ou agence digitale ?

✅ Une solution taillée pour les structures agiles

Nous connaissons les réalités des ESN et agences : staff tournant, modèles hybrides (salariés + freelances), clients exigeants. Notre service s’adapte à votre rythme.

✅ Une externalisation flexible, sans contraintes

Pas de charges fixes ni d’embauche à gérer : vous ajustez notre intervention en fonction de votre volume d’activité, en toute souplesse.

✅ Des outils digitaux et collaboratifs

Nous travaillons avec vos outils (Notion, Slack, Pennylane, Axonaut, etc.) et proposons des automatisations pour accélérer vos process internes.

✅ Un pilotage fiabilité, à jour, actionnable

Vous bénéficiez d’indicateurs de pilotage simples et utiles pour suivre vos marges, encaissements, charges et prendre les bonnes décisions.

Questions fréquentes

Support-Héros peut-il gérer la facturation par projet et par client d'une ESN ?

Oui. Nous prenons en charge l'établissement des factures client, le suivi des règlements et les relances, avec un rattachement par projet ou par mission. Cela permet de garder une vue claire du chiffre d'affaires facturé par affaire, même quand plusieurs consultants interviennent sur un même compte.

Comment gérez-vous le suivi administratif des consultants et des sous-traitants ?

Nous centralisons les contrats, les ordres de mission, les documents de sous-traitance et les échéances associées. Le suivi des pièces obligatoires (assurances, attestations, renouvellements) est tenu à jour pour éviter les oublis lors des audits ou des renouvellements de mission.

L'externalisation administrative fonctionne-t-elle avec nos outils actuels (ERP, CRM, logiciel de facturation) ?

Nous travaillons directement dans les outils que vous utilisez déjà plutôt que d'imposer une nouvelle plateforme. Lors de la mise en place, nous cadrons les accès et les процессus avec vos équipes pour que la transition ne perturbe pas votre activité.

Quelles tâches administratives une agence digitale peut-elle déléguer concrètement ?

La saisie et le suivi des devis, la facturation, le rapprochement des paiements, la gestion des notes de frais, le classement des documents et le suivi des échéances légales. L'objectif est de libérer les fondateurs et chefs de projet du temps passé sur l'administratif pour le recentrer sur la production et le commercial.

Comment la confidentialité de nos données client est-elle assurée ?

Les accès sont nominatifs et limités au périmètre nécessaire, et les échanges de documents passent par des canaux sécurisés. Support-Héros formalise le cadre de traitement des données dès le démarrage pour rester conforme au RGPD.