Centres de formation à Bordeaux : déchargez-vous du poids administratif
Bordeaux
À Bordeaux, comme partout ailleurs, les centres de formation doivent jongler entre les contraintes opérationnelles, les exigences des financeurs, et une masse croissante de gestion quotidienne. Devis, convocations, feuilles d’émargement, transmission des justificatifs, facturation… Autant de tâches essentielles, mais chronophages.
Support-Héros vous propose une solution externalisée complète, conçue pour libérer vos équipes, fiabiliser vos processus et sécuriser votre suivi administratif.
Notre accompagnement administratif dédié aux acteurs de la formation
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
ADMINISTRATION DES VENTES
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
LES avantages d'externaliser votre gestion administrative
✅ Moins de charge RH et de gestion interne
✅ Une meilleure continuité de service
✅ Une vision claire grâce à nos outils de reporting
✅ Des interlocuteurs formés et disponibles
✅ Une approche sur-mesure, qui s’adapte à votre structure
Support-Héros accompagne des organismes de formation de toutes tailles en Nouvelle-Aquitaine. Qu’il s’agisse de formation continue, de reconversion, d’apprentissage ou de bilans de compétences, nous structurons votre gestion pour vous faire gagner en clarté et en efficacité.
Une intervention éclair
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour externaliser la gestion de votre organisme de formation ?
✅ Une solution pensée pour la réalité des organismes de formation
Nous connaissons vos obligations (Qualiopi, financeurs, conformité…) et nous adaptons à vos méthodes, vos outils, vos priorités.
✅ Un accompagnement flexible, sans les contraintes RH
Pas de recrutement, pas de charges fixes : vous externalisez à la demande, en fonction de votre volume réel et de la saisonnalité de votre activité.
✅ Une continuité garantie, même en cas d’imprévus
Grâce à notre fonctionnement en binôme et notre documentation interne, la prestation continue sans rupture.
✅ Une intégration naturelle à vos outils métiers
Nous utilisons les solutions que vous avez en place : Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Notion, Odoo, etc.
Et nous vous aidons à optimiser leur usage si besoin.
