À Saint-Étienne, déléguez l’administratif pour mieux piloter votre activité
Saint-Étienne
Entre le suivi des sessions, la gestion des dossiers financeurs, la conformité Qualiopi et la facturation, la gestion administrative peut rapidement devenir un point de blocage dans un organisme de formation.
Avec Support-Héros, vous bénéficiez d’un service d’externalisation clé en main, qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : vos apprenants, vos formations, votre développement.
Notre accompagnement administratif dédié aux acteurs de la formation
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
ADMINISTRATION DES VENTES
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
LES avantages d'externaliser votre gestion administrative
✅ Moins de charge RH et de gestion interne
✅ Une meilleure continuité de service
✅ Une vision claire grâce à nos outils de reporting
✅ Des interlocuteurs formés et disponibles
✅ Une approche sur-mesure, qui s’adapte à votre structure
Formation professionnelle, reconversion, bilan de compétences, apprentissage : à Saint-Étienne, nous accompagnons tous types de structures avec la même rigueur et le même souci d’adaptation.
Une intervention éclair
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour externaliser la gestion de votre organisme de formation ?
✅ Une expertise 100 % dédiée aux organismes de formation
Nos collaborateurs sont formés à vos contraintes métier : gestion de session, financeurs, conformité, outils spécialisés.
✅ Une alternative souple et économique à l’interne
Vous externalisez en fonction de votre volume réel d’activité. Aucun engagement long terme, aucune charge fixe.
✅ Une continuité assurée en toutes circonstances
Nos équipes travaillent en binôme avec documentation partagée pour éviter toute rupture dans le suivi, même en cas d’absence.
✅ Une compatibilité immédiate avec vos outils
Nous utilisons vos logiciels actuels : Digiforma, Dendreo, Pennylane, Axonaut, Notion, Odoo… Et nous vous aidons à les optimiser si besoin.
