Gestion administrative dans Dendreo : qui saisit, qui suit, qui relance
Nous ne remplaçons pas Dendreo, nous travaillons dedans. Notre équipe tient le rôle d’administration au quotidien : saisie des sessions, pièces d’assiduité, montage et suivi des dossiers de financement, facturation, relances. Vous gardez votre licence, votre paramétrage et vos données.
Un logiciel de gestion de la formation ne remplit pas ses propres champs. C’est l’écart le plus fréquent entre « nous sommes équipés » et « notre administratif est sous contrôle » : l’outil est en place, et personne n’a le temps de le tenir à jour session après session.
Cette page décrit ce que veut dire tenir un Dendreo au quotidien, ce que nous prenons en charge, les accès que cela suppose, et ce qui reste chez vous. Si vous cherchez d’abord à comprendre l’administratif d’un organisme de formation dans son ensemble, commencez plutôt par la page qui en fait le tour.
Voici la différence concrète entre un outil tenu et un outil délaissé. Elle ne se voit pas à l'écran de connexion, elle se voit le jour d'un contrôle ou d'un impayé.
Un outil délaissé
- Les sessions sont saisies après coup. Concrètement, souvent en fin de mois, parfois de mémoire. Les dates ne correspondent plus à la réalité et les preuves perdent leur valeur.
- Les pièces vivent ailleurs. Émargements scannés dans une boîte mail, conventions dans un dossier partagé, attestations dans un tableur. Ainsi, personne ne sait ce qui manque.
- Les dossiers de financement dorment. Un dossier déposé n'est pas un dossier suivi. Or c'est entre le dépôt et le règlement que l'argent se perd.
- Les relances dépendent de l'humeur. Autrement dit, elles partent quand quelqu'un y pense, c'est-à-dire quand la trésorerie devient tendue.
Un outil tenu
- La session est à jour le jour même. Les pièces sont rattachées au moment où elles existent. En effet, la preuve datée ne se fabrique pas après coup.
- Une seule source d'information. Tout est dans l'outil, donc n'importe qui peut répondre à une question sans chercher dans trois endroits.
- Chaque dossier a un statut connu. Par exemple : déposé, en instruction, à compléter, payé. Autrement dit, vous savez à tout moment ce qui vous est dû et par qui.
- La relance suit l'échéance. En effet, elle se déclenche parce que la date est passée, pas parce que quelqu'un s'en inquiète.
Voici, concrètement, ce que notre équipe exécute dans votre environnement. La liste est volontairement précise : c'est elle qui sert de base au périmètre écrit dans le contrat.
Le cycle d'une session
Concrètement : création de la session, inscriptions, convocations, suivi des présences et des abandons, attestations de présence et de fin de formation, clôture.
Les dossiers de financement
Concrètement : montage du dossier, dépôt, suivi jusqu'au règlement, relance des pièces manquantes, gestion des retours du financeur.
La facturation et l'encaissement
Concrètement : émission des factures selon le circuit du payeur, envoi, suivi des encaissements et relance des impayés en votre nom.
Les preuves et le classement
Concrètement : rattachement des pièces à la bonne session, nommage cohérent, archivage exploitable le jour d'un audit ou d'un contrôle de service fait.
Les stagiaires et leurs données
Notamment les fiches à jour, les résultats et les coordonnées, avec une discipline d'accès et de conservation cohérente avec vos obligations.
La préparation des chiffres
Extraction et mise en forme des éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier, et transmission organisée à votre expert-comptable.
La frontière, écrite noir sur blanc. Nous exécutons, vous décidez. Aucun paiement n'est déclenché par nous, aucun geste commercial n'est consenti sans votre accord, aucun tarif n'est négocié à votre place. Par ailleurs, nous ne sommes ni organisme certificateur ni consultant qualité, et nous ne dispensons aucune formation.
La question qui vient toujours en premier, et c'est sain : quels accès faut-il nous donner, et que devient tout cela si l'on arrête ? La réponse tient en une ligne : rien ne sort de chez vous. Nous travaillons sur votre instance, avec vos comptes, sous votre contrôle.
- Un compte nominatif, pas un compte partagé. Chaque intervenant de notre équipe a son propre accès. Ainsi, l'historique des actions reste lisible et vous pouvez révoquer un accès sans bloquer les autres.
- Un périmètre décidé au départ. Vous ouvrez ce qui est nécessaire aux tâches confiées, et rien d'autre. Par exemple, l'accès bancaire, quand il est utile, reste en consultation seule.
- Une boîte mail dédiée. Les échanges avec les financeurs et les stagiaires passent par une adresse de votre domaine. En effet, votre organisme reste l'interlocuteur visible.
- Une sortie prévue dès l'entrée. Le jour où vous reprenez la main, vos données sont déjà chez vous, et nous vous remettons les modes opératoires écrits pendant la mission.
Beaucoup de recherches portent sur une alternative à Dendreo. Nous n'en sommes pas une, et le dire clairement nous paraît plus utile que de récupérer la question. En revanche, il vaut la peine de vérifier ce que vous cherchez vraiment à changer.
Le problème est l'outil
- D'abord, il ne couvre pas un besoin précis que vous pouvez nommer.
- Ensuite, le coût n'est plus proportionné à votre volume d'activité.
- Vos équipes ne l'utilisent pas, malgré la formation.
- Dans ce cas, comparez les outils. Nous ne vendons aucun logiciel.
Le problème est le temps
- D'abord, l'outil convient, mais personne ne le tient à jour.
- Ensuite, les dossiers de financement prennent du retard faute de bras.
- Vous saisissez le soir, entre deux sessions.
- Changer d'outil ne créera pas le temps qui manque.
Le problème est la méthode
- D'abord, chacun fait à sa façon, sans mode opératoire écrit.
- Une seule personne sait vraiment faire, et il n'y a pas de doublure.
- Les pièces sont dispersées entre plusieurs endroits.
- Là, un outil neuf reproduira le désordre à l'identique.
Autrement dit, le seul cas où changer de logiciel règle le sujet est le premier. Dans les deux autres, la migration coûte plusieurs mois et laisse le problème intact. Enfin, si vous êtes plutôt équipé de Digiforma, notre page gestion administrative dans Digiforma décrit le même travail dans cet environnement.
Le démarrage se fait en trois temps, sans interruption de votre activité. Vos sessions continuent pendant que nous reprenons la main.
Semaine 1
Ouverture des accès, inventaire de l'existant, identification des dossiers de financement en retard. Nous commençons par ce qui bloque un encaissement.
Semaines 2 à 4
Reprise du retard et mise en rythme : les sessions se saisissent au fil de l'eau, les pièces se rattachent, les relances partent à l'échéance.
À partir du 2e mois
Le mode opératoire est écrit, la routine tourne, et vous recevez un point régulier sur ce qui est dû, par qui, et depuis quand.
Le déroulement détaillé, commun à toutes nos prises en charge, est décrit sur notre page comment ça marche. Par ailleurs, le volet strictement financier est traité sur la facturation d'un organisme de formation, et le volet certification sur l'accompagnement Qualiopi.
Questions fréquentes sur la gestion administrative dans Dendreo
Est-ce que vous remplacez Dendreo ?
Non. Dendreo est un logiciel, nous sommes une équipe. Nous travaillons dans votre instance, avec vos comptes et votre paramétrage. En effet, notre rôle est de faire le travail que l'outil ne fait pas tout seul : saisir, suivre, monter les dossiers, relancer.
Qui est l'administrateur de notre Dendreo si nous vous déléguons ?
Vous restez propriétaire de l'instance et vous gardez la main sur les droits. Nos intervenants disposent de comptes nominatifs, au périmètre décidé avec vous au démarrage. Ainsi, l'historique des actions reste lisible, et vous pouvez révoquer un accès à tout moment sans bloquer le reste de l'équipe.
Faut-il payer des licences supplémentaires ?
Cela dépend de votre contrat avec l'éditeur, et c'est une question à lui poser directement : les conditions de licence lui appartiennent. De notre côté, nous n'ajoutons aucun coût logiciel et nous ne percevons aucune commission sur un outil, quel qu'il soit.
Que deviennent nos données si nous arrêtons ?
Elles n'ont jamais quitté votre environnement, donc il n'y a rien à rapatrier. Par ailleurs, nous vous remettons les modes opératoires écrits pendant la mission, ce qui permet à la personne qui reprend de savoir exactement comment chaque tâche était faite.
Travaillez-vous aussi sur d'autres logiciels de gestion de la formation ?
Oui. Nous intervenons également dans Digiforma, dans d'autres outils du marché, et dans des tableurs quand l'organisme n'est pas encore équipé. Enfin, si vous cherchez à vous équiper, nous pouvons vous aider à choisir et à déployer, sans vendre aucun logiciel.
Combien de temps pour que ce soit opérationnel ?
Les accès s'ouvrent en quelques jours et nous commençons par les dossiers de financement en retard, parce que ce sont eux qui bloquent des encaissements. La routine complète est en place au bout de trois à quatre semaines, mode opératoire écrit compris.
