L’externalisation de la gestion administrative de votre entreprise, vous y avez déjà pensé ?
L’efficacité de la gestion administrative est un pilier de la réussite d’une entreprise. Il s’agit toutefois d’une tâche qui peut être accablante et chronophage. En tant que dirigeant d’entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre d’allouer tout votre temps au travail administratif et délaisser complètement votre activité principale. Pour optimiser vos opérations, l’externalisation se présente comme une stratégie intéressante pouvant vous faire gagner du temps et de l’argent. Néanmoins, déléguer la gestion administrative à un prestataire externe ne s’improvise pas. Vous devez procéder de la bonne façon pour profiter de tous les avantages de cette solution.
Les avantages de l’externalisation des tâches administratives pour les entreprises
L’externalisation des tâches administratives offre une multitude d’avantages qui amélioreront considérablement l’efficacité et la compétitivité de votre entreprise. Cette approche vous permettra de confier les responsabilités complexes et chronophages à un intervenant externe.
Le premier bénéfice que vous allez en tirer réside dans l’accès immédiat à des compétences approfondies dans ce domaine. En effet, si vous cherchez une société de prestation de service administratif, vous trouverez des assistants de gestion qualifiés et polyvalents. Une expertise externe garantit la précision et l’efficacité des opérations administratives, ce qui réduit les risques d’erreurs coûteuses.
L’externalisation vous permettra aussi de vous recentrer sur votre cœur de métier. Vous aurez plus de temps et d’énergie pour innover, pour créer de nouveaux produits, pour améliorer vos services et pour élargir votre portefeuille client. En conséquence, votre entreprise pourra se développer plus rapidement et de manière plus rentable, tout en réduisant la charge de travail inutile qui pèse sur vous et votre équipe interne.
En ce qui concerne les coûts, vous vous affranchissez de lourdes dépenses que représente l’embauche d’un employé à temps plein. Vous ne payerez le prestataire externe qu’en fonction de la charge de travail réelle effectuée. De plus, l’externalisation élimine les coûts liés à la formation, à l’achat de nouveau matériel et à la gestion de nouveaux salariés. Les économies que vous ferez seront donc substantielles sur le long terme.
Comment externaliser efficacement vos tâches administratives ?
L’externalisation est un réel catalyseur pour l’efficacité et la productivité de votre entreprise. Pour en tirer le meilleur parti, vous devez suivre une approche réfléchie et stratégique, de la sélection du meilleur candidat à la délégation des missions à réaliser.
La première chose à faire est de bien choisir le prestataire externe en fonction de ses spécialisations et de son expérience. Il est important de rechercher quelqu’un qui comprend les besoins particuliers de votre secteur. Une correspondance étroite entre l’expérience de l’assistant administratif et les besoins de votre entreprise est nécessaire pour garantir la qualité des prestations.
Une fois que vous avez trouvé le bon candidat, assurez-vous de définir précisément les missions à effectuer, les objectifs à atteindre et les délais attendus. La clé de toute collaboration réside dans une communication claire. Établissez un cahier des charges détaillé pour formaliser vos besoins et vos attentes ainsi que pour éviter les malentendus et les déceptions.
La continuité des opérations doit toujours être assurée dans le cadre d’une externalisation. Vérifiez donc si votre prestataire a prévu un remplaçant ou envisagez d’avoir un employé qui est prêt à prendre le relais en cas d’absence du titulaire. Cela garantit que la gestion administrative de votre entreprise ne sera pas perturbée en cas d’imprévu comme une maladie ou des congés.
Les bonnes pratiques à adopter pour réduire les coûts
Savoir gérer les coûts est aussi primordial pour maximiser la rentabilité d’une externalisation de la gestion administrative. À cette fin, vous devez adopter certaines bonnes pratiques. Comprenez d’abord ce que veut dire un tarif juste. Ce n’est pas parce que quelqu’un vous propose une solution moins chère que vous devez automatiquement sauter sur cette occasion. Cela peut parfois entraîner des compromis sur la qualité de ses prestations.
Méfiez-vous des offres qui semblent trop belles pour être vraies, car des prix excessivement bas indiquent généralement un manque de compétence. Les erreurs d’administration que cela peut engendrer vous reviendront beaucoup plus cher.
Avant de choisir un prestataire, prenez le temps d’examiner attentivement plusieurs options. Comparez les qualifications et les tarifs de chacun pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Dans de nombreux cas, la tarification par heure de travail peut être plus avantageuse que des tarifs forfaitaires, même lorsqu’il s’agit de missions constantes et régulières. Cette option vous offrira une meilleure transparence sur les coûts réels de l’externalisation et vous permettra de mieux contrôler vos dépenses.
Enfin, mettez en place des méthodes de suivi pour évaluer les performances de votre prestataire en gestion administrative par rapport aux objectifs fixés. Le but est de vous assurer sur le fait que les coûts s’alignent sur les résultats obtenus et que cette externalisation reste économiquement viable sur le long terme.
Comment trouver le prestataire idéal pour votre gestion administrative ?
Il existe plusieurs moyens de trouver le prestataire idéal pour la gestion administrative de votre entreprise. Définissez d’abord les critères qui, pour vous, font un bon assistant administratif. Voulez-vous plutôt insister sur ses compétences, son expérience, ses tarifs ou ses valeurs ? Une fois que c’est fait, il vous sera plus facile de filtrer les innombrables CV qui passeront sous vos yeux.
Pour la recherche, vous pouvez demander des recommandations à vos proches ou aux autres entreprises de votre domaine. Les références et les témoignages vous seront d’une grande aide pour évaluer la compatibilité d’un prestataire avec vos critères.
Pour gagner du temps, il est aussi intéressant de s’adresser directement à une agence spécialisée dans les prestations de services administratifs. Cette approche vous libérera du processus de recrutement, étant donné que des conseillers dédiés étudieront de près votre offre. Ils vous proposeront rapidement les meilleurs profils pour votre gestion administrative.
L’externalisation administrative : quels avantages ?
Avez-vous déjà pensé à externaliser votre gestion administrative ? Dans la gestion d’une entreprise, les tâches administratives sont indispensables pour le bon fonctionnement de la structure. Le problème, c’est qu’elles sont aussi très chronophages ! En tant que chef d’entreprise, vous n’avez pas toujours le temps de vous occuper de l’administratif puisque vous devez vous concentrer sur votre cœur de métier et l’accompagnement client. L’externalisation administrative apparaît alors comme la solution pour vous soulager de ces obligations. Nous vous expliquons le fonctionnement d’une prestation de services administratifs.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
Externaliser sa gestion administrative consiste à faire appel à un prestataire extérieur pour gérer sa comptabilité, sa facturation, la gestion des employés et autres missions liées à l’administratif de votre entreprise. Vous pouvez confier la totalité de ces tâches ou seulement une partie.
Cette solution vous permet de ne pas embaucher une personne supplémentaire pour gérer cet aspect de votre société tout en vous déchargeant de ces contraintes. Gestion financière, secrétariat, factures, données comptables, échéances et créances clients… Tout ceci peut être pris en charge dans le cadre d’une externalisation administrative.
Comment ça marche en pratique ?
Travailler avec un partenaire d’externalisation administrative exige de préparer certaines choses en amont pour s’assurer que la collaboration se passe dans les meilleures conditions :
- Rédiger un cahier des charges : formalisez vos besoins dans un cahier des charges pour recevoir des offres adaptées à votre secteur d’activité, vos contraintes, etc. Ce document facilitera le pilotage contractuel de la prestation.
- Choisir un prestataire : vérifiez les avis Internet et la réputation, la taille et la superficie financière, évaluez sa capacité à vous accompagner sur tous vos besoins pour éviter de prendre un second sous-traitant, etc.
- Rédiger un contrat : décrivez toutes les prestations incluses dans le contrat, et demandez à accéder à un tableau de bord et des comptes rendus pour vérifier que toutes les obligations contractuelles sont remplies.
À qui confier cette externalisation administrative ?
Pour l’externalisation d’une gestion administrative, vous pouvez choisir entre différents acteurs selon vos besoins et votre budget :
- les cabinets d’expertise comptable en ligne ou dans votre ville ;
- les start-ups et plateformes digitales pour dématérialiser vos flux administratifs ;
- les freelances et indépendants (à chercher sur les plateformes telles que Malt)
Dans la mesure où la nature des données traitées est sensible et confidentielle, vous devez les confier à des personnes de confiance. Adressez-vous à des professionnels spécialisés dans l’externalisation administrative, qui maîtrisent les problématiques de votre entreprise.
Quelques points à vérifier sont leur éthique ainsi que l’exigence de leur process de travail. Vous vous assurez ainsi qu’ils sont compétents pour réaliser les missions que vous leur déléguez dans les délais impartis et en toute confidentialité.
Les avantages d’externaliser sa gestion administrative
Maîtriser ses coûts
À court terme, on pourrait penser qu’externaliser ses activités administratives coûte de l’argent puisqu’il faut rémunérer le prestataire. Pourtant, cet investissement peut se révéler très rentable sur le long terme ! Déjà, car il peut être passé dans le compte de charges. De deux, car vous dégagez du temps supplémentaire pour développer votre activité et augmenter votre chiffre d’affaires.
Plutôt que de passer des heures à gérer votre comptabilité, vous pouvez démarcher des prospects ou accompagner vos clients : vous offrez ainsi un maximum de valeur ajoutée. De plus, recruter en interne est plus coûteux que l’externalisation administrative : temps de formation, charges salariales, risque d’absentéisme, etc. Et l’expérience du prestataire permet une optimisation du temps passé et donc du budget dépensé.
Se concentrer sur son cœur de métier
Pour pérenniser une entreprise et booster son développement, la clé reste de se concentrer sur son cœur de métier et son expertise. L’externalisation administrative et comptable vous permet d’utiliser votre temps disponible pour développer votre fichier client, réfléchir à votre offre, communiquer avec vos fournisseurs ou clients, gérer l’humain, etc.
Ce sont des tâches essentielles, qu’un chef d’entreprise a pourtant tendance à négliger par manque de créneaux libres ! Contrairement aux tâches administratives qui n’apportent aucune valeur ajoutée à une activité commerciale ou artisanale, ces tâches stratégiques passeront enfin au rang de priorités.
Gagner en performance
Faire appel à une entreprise de gestion administrative vous permet de gagner en professionnalisme et en efficacité. Vous tirez profit des connaissances pointues et expertes, sans pour autant passer par la case du recrutement.
Vous pouvez opter pour une prestation administrative sans engagement sur la durée pour bénéficier d’une grande flexibilité et avoir une marge de manœuvre face aux pics d’activité et aux imprévus. Externaliser les activités administratives vous offre également l’opportunité de réorganiser certaines missions pour optimiser votre rentabilité.
Être plus réactif grâce à l’externalisation administrative
Autre avantage de l’externalisation, c’est de gagner en réactivité. Une fois votre contrat signé et les missions à déléguer définies, vous profiterez d’une prise de mission rapide avec des délais d’exécution beaucoup plus courts que précédemment. Votre gestion administrative est allégée et vous vous montrez réactif face à toutes les demandes clients, prestataires et fournisseurs.
Éviter les erreurs et les oublis
Connaissez-vous sur le bout des doigts toutes les évolutions de la gestion comptable, administrative et légale ? Il y a fort à parier que non. Pourtant, pour pouvoir gérer seul ces aspects de votre entreprise, vous devez posséder les connaissances et compétences nécessaires.
Dans le cas contraire, vous vous exposez à des erreurs et donc à des conséquences légales ou économiques qui peuvent être graves ! Avec l’externalisation administrative, vous vous appuyez sur un prestataire expérimenté et compétent, qui maîtrise toutes les spécificités administratives, légales et comptables.
Mieux gérer son temps
Enfin, dernière raison de choisir l’externalisation administrative, c’est de mieux gérer votre temps pour être plus performant au quotidien. Vous détestez sûrement vous interrompre dans une tâche cruciale pour gérer un problème administratif ou remplir un papier d’urgence.
Pour être efficace, il faut pouvoir se concentrer pleinement sur ce que vous faites à l’instant T. Déléguer sa gestion administrative en externe permet de garantir la bonne tenue et la gestion régulière de la vie quotidienne de l’entreprise. De votre côté, vous aurez plus de temps libre pour vous concentrer sur autre chose !
Les avantages d’externaliser sa gestion administrative
Évidemment, l’externalisation administrative possède également sa part de risques et d’inconvénients. Les connaître vous permettra de faire un choix éclairé, en fonction
Tout d’abord, externaliser ses tâches administratives signifie que vous perdez le contrôle sur cette partie de votre entreprise. S’il y a un problème en cours de route, il sera donc plutôt difficile de le gérer avoir toutes les informations sous la main.
Il y a également une perte de confidentialité puisque vous confiez toutes vos données à un prestataire externe. Enfin, avant la réalisation effective de la prestation, vous n’avez aucune garantie vis-à-vis de la qualité et de la fiabilité de l’entreprise d’outsourcing. D’où l’intérêt de bien regarder les avis clients et avis Google en amont !
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