Que vous soyez confronté à un pic d’activité, au développement de votre entreprise ou que vous ayez tout simplement du mal à tout gérer, les tâches administratives s’accumulent et vous ne savez plus où donner de la tête ! Les dirigeants évaluent ainsi à 3 h 18 le temps qu’il leur manque quotidiennement pour mener à bien toutes leurs missions (étude IPSOS pour American Express, 2014).
Pour ne pas vous retrouver sous l’eau, vous devez donc vous faire aider pour la gestion administrative de votre entreprise. CDI, CDD, intérim, alternance, externalisation… Les formes de contrat ne manquent pas ! Pour autant, peu nombreux sont les contrats adaptés pour répondre efficacement à vos besoins. Mais comment s’y retrouver dans cette jungle de solutions ?
Pour vous aider à choisir une formule pour gérer vos fonctions supports, voici une revue des éléments dont il faut tenir compte pour bien évaluer vos besoins, et un comparatif des avantages et inconvénients entre intérim, CDD et externalisation.
Bien définir ses besoins pour bien choisir son mode de gestion
Se poser les bonnes questions
Pour commencer, vous devez déterminer précisément l’aide qui vous est nécessaire, et dans quel domaine.
En tant que dirigeant, vous gardez la mainmise sur les fonctions stratégiques et donc à plus forte valeur ajoutée de votre entreprise, celles qui relèvent de votre cœur de métier et que vous ne pouvez donc pas déléguer.
Pour vous libérer du temps, il faut vous tourner vers les fonctions supports, c’est-à-dire les fonctions qui ne créent pas directement de services ou produits commercialisés par l’entreprise, mais qui sont indispensables à son bon fonctionnement.
Pour confier la gestion de vos fonctions supports, il faut faire le point sur vos besoins. Vous avez un surplus de travail administratif, mais est-ce un besoin ponctuel ? ou au contraire est-ce un problème récurrent ?
Quel est le volume de travail à déléguer ? Est-ce l’équivalent d’un temps plein, d’un mi-temps ou juste de quelques heures par semaine ?
Quelles tâches sont à déléguer ? Les plus chronophages ? Comptabilité, secrétariat, gestion RH… ? Quelles sont les compétences demandées ?
Vous devez vous poser toutes ces questions pour évaluer précisément vos besoins, car de vos besoins découle le type de solution qui vous convient.
Il faut ensuite établir un cahier des charges plus détaillé de ce que vous souhaitez déléguer et de vos attentes :
- quelle fonction déléguer,
- quelles missions en découlent,
- quelles sont les attentes en termes de compétences, matériel, et temps passé.
Vous obtiendrez une idée précise du profil que vous souhaitez obtenir pour vous aider dans la gestion administrative de votre entreprise.
Et c’est ici que commence le parcours du combattant dans la jungle des contrats…
Les différentes solutions pour gérer les fonctions supports de l’entreprise
La législation française du travail regorge de contrats de travail, chacun ayant ses spécificités, ses limites, ses avantages et ses inconvénients.
La forme normale de contrat de travail est le Contrat à Durée Indéterminée, CDI, contrat qui n’a pas de date de fin et qui est le plus souvent à temps plein. Mais pour déléguer une partie de la gestion des fonctions supports, l’embauche d’une personne en CDI ne se justifie pas au regard des faibles volumes de travail, d’autant plus qu’il s’agit de volumes qui peuvent être variables.
De même, les contrats en alternance répondent difficilement aux besoins des dirigeants : ils ne sont pas flexibles et demandent à l’entrepreneur un investissement en temps dont il ne dispose pas forcément.
Pour gérer vos fonctions supports, vous avez besoin d’une aide, souvent pour de faibles volumes horaires, s’adaptant à l’activité de l’entreprise, et avec des compétences diverses suivant les fonctions administratives à confier.
Trois principales solutions se présentent alors à vous :
- le CDD, Contrat à Durée Déterminée,
- le contrat de travail temporaire ou intérim,
- l’externalisation.
Comme l’indique le Code du travail, le CDD “ne peut être conclu que pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire” et seulement dans les cas énumérés par la loi (Code du travail, article L1242-2) et “ ne peut avoir ni pour objet, ni pour effet, de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise” (article L1242-1). Le contrat de travail est conclu entre l’employeur et le salarié.
L’intérim “a pour objet la mise à disposition temporaire d’un salarié par une entreprise de travail temporaire au bénéfice d’un client utilisateur pour l’exécution d’une mission” (Code du travail, article L1251-1). Ici le contrat est entre le dirigeant et l’entreprise de travail temporaire (ETT), l’ETT ayant elle un contrat avec le salarié.
L’externalisation ou outsourcing consiste à déléguer certains services ou activités de l’entreprise à un prestataire extérieur, grâce à un contrat entre le dirigeant et le prestataire.
Mais embaucher un CDD ou du personnel intérimaire ou faire appel à un prestataire extérieur doit faire l’objet d’un examen attentif et réfléchi. Car déléguer ses fonctions supports ne se fait pas à la légère, il en va de la performance de votre entreprise.
Intérim, CDD ou externalisation : comparatif des avantages et inconvénients
Les différences entre ces contrats peuvent paraître anodines, et pourtant les implications sont importantes pour la vie de l’entreprise, que ce soit en termes de coût, de temps, de compétences ou de flexibilité.
Point de vue coût
Embaucher en CDD, c’est payer un salaire mensuellement le temps du contrat, ainsi que les charges patronales associées, les congés payés et une prime de précarité. Même si le volume de travail diminue, vous gardez les mêmes frais mensuels.
Recourir à l’intérim a un coût non négligeable car vous prenez en charge le salaire de l’employé, les formalités administratives et la rémunération de l’Entreprise de Travail Temporaire.
Passer par l’externalisation a aussi un coût, en revanche, vous ne payez que pour les tâches effectuées et vous pouvez ajuster le volume horaire et donc le coût au volume de travail dont vous avez besoin.
Point de vue temps gagné et délai de mise en œuvre
Recruter un CDD prend du temps : de l’annonce à l’embauche, en passant par les entretiens et la rédaction du contrat, il peut y avoir jusqu’à plusieurs semaines de délai ! Mais si le recrutement est chronophage, la gestion administrative du personnel l’est aussi car c’est à vous de vérifier le respect du contrat, et de vous occuper des formalités administratives afférentes.
En passant par une agence d’intérim, le processus de recrutement est facilité et vous n’avez pas à vous soucier des formalités administratives. Le délai de mise en œuvre est ensuite relativement rapide.
Le prestataire choisi en cas d’externalisation a déjà effectué ce processus de recrutement au sein de son équipe et sélectionne donc simplement le profil le plus adapté pour répondre à vos besoins, et vous ne perdez pas de temps en démarches à faire concernant la gestion du personnel. Un personnel est donc très rapidement mis à votre disposition.
Point de vue compétences
A défaut d’avoir des collaborateurs seniors, vous pouvez bénéficier des compétences d’experts en faisant appel à un prestataire extérieur.
Embaucher en CDD un collaborateur senior a un coût élevé, et vous n’êtes pas à l’abri d’une embauche qui ne correspond finalement pas à vos attentes.
Recourir à l’intérim en espérant bénéficier d’un collaborateur senior reste hasardeux.
En passant par l’externalisation, vous êtes assuré d’obtenir les compétences adéquates et expertes dans le domaine visé, car votre prestataire vous fait bénéficier de ses collaborateurs qualifiés, sélectionnés pour leurs compétences.
Point de vue flexibilité
Modifier un CDD n’est pas chose évidente, de même pour un contrat de travail temporaire. Avec l’externalisation, au contraire, le prestataire s’adapte aux volumes horaires variables.
Les conditions pour faire appel à un CDD ou à l’intérim sont strictes et il ne peut s’agir que de contrats limités dans le temps, au risque d’être parfois requalifiés en CDI, contrairement à l’externalisation.
Par ailleurs, le volume minimum d’heures par semaine est de 24 heures pour un CDD sauf dérogations spécifiques.
De même, le volume horaire en intérim est rarement de moins d’un mi-temps.
L’externalisation en revanche vous laisse une totale liberté dans le choix du volume horaire.
En cas d’absence de votre personnel en CDD, vous êtes obligé de déléguer son travail ou de vous en charger. Si l’absence se prolonge, c’est un nouveau processus de recrutement qu’il faut lancer.
Dans le cadre d’une absence en intérim, un nouvel intérimaire est mis à votre disposition, mais après rupture de l’ancien contrat puis signature d’un nouveau contrat ce qui prend du temps.
Pour l’externalisation, un remplacement est mis en place dans les plus brefs délais grâce aux collaborateurs déjà référencés par le prestataire.
Pour répondre aux besoins de réactivité, flexibilité, et optimisation de la gestion administrative de votre entreprise, l’externalisation apparaît comme une solution intéressante. Si vous optez pour cette solution, il vous faut alors déterminer le potentiel d’externalisation de vos fonctions supports. Mais comment se met ensuite en place l’externalisation ? Prenons l’exemple de Support-Héros…
Concrètement, comment se passe l’externalisation chez Support-Héros ?
Basé à Lyon, Support-Héros vous propose un service sur-mesure, effectué par des salariés et non des indépendants. Ce sont des professionnels dans leur domaine, habitués à une approche transversale de l’administratif.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.
Dans le cadre d’un smart business, vous recherchez avant tout la flexibilité et l’optimisation de la gestion de vos tâches administratives. Si plusieurs options s’offrent à vous, leur analyse montre que l’externalisation de la gestion des fonctions supports répond le plus efficacement à vos objectifs. Alors franchissez le pas, et prenez contact avec Support-Héros !
