S’il est une tâche qui apparaît fastidieuse, c’est bien la pré-comptabilité ! Et quoi de plus angoissant que de voir s’accumuler les documents comptables non traités, par manque de temps ou de personnel ! Et pourtant, vous n’avez pas le choix, il va falloir vous y mettre… à moins que vous ne puissiez déléguer une partie de ces obligations administratives à un service de gestion pré-comptable et financière compétent.
La pré-comptabilité, une tâche chronophage
Les obligations comptables du chef d’entreprise
Le Code du Commerce est très clair, “ toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.” Art. L. 123-12. Vous n’avez donc pas le choix, présenter une comptabilité exhaustive et exacte fait partie de vos obligations de dirigeant.
La comptabilité peut être faite en interne par le comptable, ou en externe, où le recours à un expert-comptable est alors obligatoire. La comptabilité repose sur la saisie et l’analyse de multiples documents comptables. Mais cette masse de documents doit être récupérée auprès des différents services de l’entreprise, puis triée et classée. Et c’est ici qu’intervient la pré-comptabilité.
Un travail minutieux que vous ne pouvez pas négliger
“La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture.” Plan Comptable Général, Art.121-1
Le travail du comptable ou de l’expert-comptable se fait donc sur la base de documents chiffrés que vous lui fournissez. Autant dire que lui transmettre des documents “prêts à l’emploi” lui facilitera la vie et lui permettra d’optimiser son temps de travail.
Pour cela un travail de pré-comptabilité s’avère nécessaire. Parmi ces éléments de pré-comptabilité, on trouve :
- la gestion des devis, des commandes et de la facturation avec la vérification des mentions légales obligatoires, le suivi des paiements et les relances,
- le suivi et le pointage des achats,
- le suivi des dossiers contentieux,
- le rapprochement bancaire,
- la mise à jour des tableaux de bord,
- la collecte et le traitement des notes de frais,
- le classement, la numérisation et l’archivage des documents comptables,
- la transmission à l’expert-comptable.
Ce travail de secrétariat et de gestion commerciale demande beaucoup de rigueur et d’organisation mais aussi de temps. Du temps dont vous ou vos collaborateurs ne disposez pas forcément. Or, si elle est obligatoire pour l’établissement de la compta, la pré-comptabilité est aussi indispensable au bon management de l’entreprise.
Une bonne pré-comptabilité pour gagner en performance globale
- Négliger le traitement de sa pré-comptabilité, c’est prendre le risque de mettre son entreprise en difficulté. Pouvoir vous libérer l’esprit de ces contraintes de gestion, sans pour autant les laisser de côté, c’est au contraire un levier de performance globale pour votre entreprise.
Les bénéfices d’une pré-comptabilité de qualité
D’une pré-comptabilité de qualité découle une comptabilité plus facile à établir et une meilleure gestion de l’entreprise pour vous. Vous pouvez ainsi vous épargner quelques sueurs froides !
- Une comptabilité bien tenue, c’est une déclaration fiscale facilitée et moins de risque en cas de contrôle fiscal. Une pré-comptabilité à jour est le gage d’une comptabilité ordonnée et exhaustive.
- Un suivi régulier des factures en attente de règlement, des retards de paiement ou des contentieux, c’est une meilleure visibilité sur votre trésorerie. Par son rôle de veille, la pré-comptabilité limite les problèmes de trésorerie. Pour une entreprise rentable, se retrouver interdit bancaire pour une trésorerie mal gérée, ce serait le comble !
- Des tableaux de bord à jour, c’est l’assurance pour le dirigeant d’être réactif et de prendre la bonne décision au bon moment. Pour cela, une pré-comptabilité qui complète les dashboards très régulièrement est essentielle.
- Un bon classement et archivage des documents comptables, c’est optimiser le temps et donc le coût de votre comptable ou expert-comptable.
L’utilité d’une pré-comptabilité rigoureuse ne fait pas de doute. Mais comment la mettre en place ?
La pré-comptabilité, une affaire de compétences et de temps
Outre de bonnes connaissances en bureautique, la pré-comptabilité nécessite la maîtrise de certains logiciels spécifiques à la pré-comptabilité, permettant de suivre la facturation, les achats, les dépenses…
La réactivité et la flexibilité sont essentielles pour s’adapter à vos besoins et répondre dans les plus brefs délais aux demandes de l’expert-comptable notamment en fin d’exercice comptable.
La rigueur et l’organisation sont les clés de voûte de la collecte et du traitement efficace et exhaustif de l’ensemble de vos documents comptables.
Avoir le temps de se consacrer à la pré-comptabilité, c’est l’assurance de ne pas la négliger et de la transformer en atout pour l’entreprise.
On le voit, ces tâches administratives et la gestion commerciale peuvent être confiées à une secrétaire ou à une assistante experte en gestion pré-comptable et financière. Alors pourquoi confier ce travail chronophage à l’expert-comptable ou à vos collaborateurs, ou pire, vous en charger ?
Externaliser sa pré-comptabilité en toute confiance
La pré-comptabilité chez Support-Héros
Nous vous proposons un service de pré-comptabilité appuyé sur nos salariés mis à votre disposition, et non sur des indépendants.
Habitué à une approche transversale de l’administratif, notre service est l’intermédiaire idéal entre votre entreprise et le comptable ou l’expert-comptable.
Nous vous assurons la plus stricte confidentialité concernant les données sensibles dont vous nous déléguez le traitement.
Notre disponibilité et notre réactivité font de nous des atouts essentiels de la pré-comptabilité comme outil de performance globale.
Mais faire appel à Support-Héros, c’est aussi bénéficier des avantages de l’externalisation. Vous optimisez ainsi vos coûts d’exploitation, en ayant des frais proportionnels à vos besoins en pré-comptabilité et en réduisant le coût des charges sociales. Vos collaborateurs pourront ainsi se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Concrètement, comment ça va se passer ?
Nous vous proposons un service sur-mesure.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, Support-Héros vous donne accès à son agenda afin que vous puissiez planifier le démarrage, puis le déroulé de notre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.
On l’aura compris, dans cette tâche à forte valeur ajoutée qu’est la comptabilité, la pré-comptabilité, tâche administrative chronophage s’il en est, ne doit pas être négligée car elle est le gage d’une meilleure gestion comptable et financière. L’externaliser auprès d’un service compétent, c’est lui redonner sa juste place, celle d’une des clés de votre performance.
La pré-comptabilité est donc une compétence à part entière, que nous vous proposons à Lyon, ou partout ailleurs en France, alors libérez-vous des obligations administratives pré-comptables sans pour autant les délaisser !
