Selon une infographie réalisée par Beesy, chaque employé reçoit environ 110 mails par jour et passe 20 minutes quotidiennement à gérer son agenda. Mais si cette infographie date de 2013, il y a fort à parier que le volume de mails quotidien n’a pas diminué depuis cette date, bien au contraire…
Inutile de dire donc que le tri des mails, la gestion de l’agenda, et autres multiples obligations administratives, sont des tâches chronophages. Pourtant, elles ne peuvent pas être mises de côté.
Alors plutôt que de vous arracher les cheveux devant l’ampleur de ces tâches administratives, pourquoi ne pas vous tourner vers un.e secrétaire externalisé.e ?
Mais à quoi sert le secrétariat externalisé ?
Si auparavant le travail de secrétariat se cantonnait au tri du courrier et à la rédaction de documents, aujourd’hui, le secrétariat est présent dans tous les services de l’entreprise et ne se limite plus à ces quelques travaux.
Les missions du secrétaire externalisé
Le secrétaire externalisé, tout comme le secrétaire in situ, a la charge de toutes les tâches administratives courantes :
- gestion du courrier et des mails : ouverture, tri, transmission, classement, archivage et réponse pour les courriers entrants ; rédaction ou correction, classement, archivage et affranchissement des courriers sortants,
- permanence téléphonique : réception, filtrage, transmission, prise de message, ou réponse pour les appels entrants ; mise en relation pour les appels sortants,
- prise de rendez-vous et tenue à jour d’agenda,
- prise de notes lors de réunions, rédaction de comptes-rendus et transcription,
- facturation et établissement de devis,
- suivi des encaissements et relance de paiement,
- rédaction, correction, mise en forme de documents informatiques,
- réalisation de démarches administratives,
- réalisation de supports de communication en respectant la charte graphique de l’entreprise,
- organisation de déplacements, réunions, colloques ou autres (diffusion de l’information et de l’ordre du jour auprès des personnes concernées, réservations…),
- classement, numérisation et archivage physique et numérique de tous types de documents (courriers, factures, devis, documents comptables, RH ou administratifs…),
- recherche, synthèse et mise à disposition d’informations,
- saisie de données…
Cette diversité de tâches administratives nécessite la maîtrise de nombreuses compétences. Compétences que vous ou vos collaborateurs n’avez peut-être pas le temps de mettre en œuvre…
Le secrétariat externalisé, des savoir-faire multiples mis à votre disposition
La gestion administrative de votre entreprise requiert un éventail varié de compétences parfaitement maîtrisées :
- connaissance parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) et d’Internet,
- aisance rédactionnelle (prise de notes, dactylographie, esprit de synthèse, rédaction sur papier ou messagerie électronique, dans le respect des règles orthotypographiques, grammaticales et orthographiques),
- aisance relationnelle en vis-à-vis ou par téléphone (élocution soignée, très bonne maîtrise de la langue française, capacité d’observation pour s’adapter aux différents interlocuteurs),
- maîtrise des différents outils de communication et de leurs spécificités (téléphone, courriers, mails),
- rigueur et méthode dans la gestion des courriers, agendas etc.
Toutes ces connaissances, associées à une bonne organisation et à un certain esprit d’initiative, sans toutefois oublier la discrétion, sont indispensables à la parfaite secrétaire-assistante dont vous avez besoin.
Un secrétariat bien géré pour une entreprise efficace
Malgré toute votre bonne volonté, en tant qu’auto-entrepreneur, entrepreneur ou chef de service, vous manquez de temps, de personnel ou de compétences pour assurer votre secrétariat.
Pourtant, le secrétariat est un levier de performance pour votre entreprise, et vous ne pouvez pas le négliger.
Externaliser son secrétariat téléphonique par exemple, c’est l’assurance de ne plus manquer aucun appel important, sans pour autant que vous ayez à perdre du temps à prendre tous les appels : votre secrétariat externalisé s’en charge pour vous.
Car quoi de plus exaspérant que de devoir s’interrompre dans son travail pour répondre à une demande de renseignement ?
Le professionnalisme d’un secrétariat externalisé, c’est montrer d’emblée une bonne image de l’entreprise. En effet, le secrétariat est souvent le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi des partenaires extérieurs tels que les clients, fournisseurs ou administrations.
Et répondre dans les délais, de manière adaptée, c’est déjà un bon point de gagné !
Externaliser la gestion de vos courriers et mails, c’est être sûr de ne négliger aucune urgence ou opportunité en s’assurant de leur traitement rapide.
La réactivité de votre secrétariat devient un des atouts de votre entreprise.
Déléguer en externe la gestion administrative de votre entreprise vous rend plus efficace, car le classement et l’archivage de vos documents, tâches particulièrement chronophages, sont faits régulièrement et de manière organisée.
Plus question de perdre votre temps précieux d’entrepreneur à chercher un document important au milieu d’une pile de dossiers, tout est répertorié.
En résumé, le secrétaire externalisé, c’est avant tout la personne qui vous fait gagner du temps en vous garantissant une gestion optimale des tâches chronophages de votre secrétariat courant.
Et qui vous permet ainsi de vous recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée…
La solution de l’externalisation
Pourquoi externaliser son secrétariat auprès de Support-Héros ?
Faire appel à Support-Héros pour votre assistant-secrétaire a l’avantage de vous décharger de toutes les questions de recherche de personnel, de formation, de démarches administratives et de coûts, liées à l’embauche d’une secrétaire.
Nous vous proposons des prestations à la carte, totalement externalisées ou basées à Lyon.
Vous bénéficiez d’un personnel qui n’est pas un indépendant, mais un de nos salariés, habitué à la gestion administrative transversale.
Concrètement, comment ça va se passer ?
Nous vous offrons un service sur-mesure.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant-secrétaire,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.
Gérer le secrétariat courant d’une entreprise ne s’improvise pas et demande du temps. Or un secrétariat bien tenu, c’est une entreprise plus réactive et plus performante.
Alors ne choisissez plus entre la gestion de votre secrétariat et votre cœur de métier : managez votre entreprise et confiez votre secrétariat à Support-Héros !
