L’externalisation des fonctions supports en 5 avantages clés

Tout le monde connaît le proverbe “on n’est jamais mieux servi que par soi-même”.

Il est aussi encore courant d’entendre dire que faire soi-même est source d’économie.

Pourtant, l’externalisation ou outsourcing, pratique qui consiste à déléguer certains services ou activités de l’entreprise à un prestataire extérieur, est très répandue en entreprise.

Ainsi, en France, 82 % des entreprises ont recours à l’externalisation d’après une étude de l’observatoire Cegos.

Alors pourquoi un tel engouement pour l’externalisation ? Se pourrait-il qu’au contraire l’externalisation des fonctions supports soit un levier de performance globale pour votre entreprise ?

C’est ce que nous allons voir ici, en nous attardant sur les 5 avantages principaux d’une fonction support externalisée.

Aux sources de l’externalisation : la recherche de la performance

L’externalisation a pour but de permettre à l’entreprise d’être plus performante. Mais comment déléguer une fonction support permet-il d’atteindre ce résultat ? Voici une revue des avantages clés de l’externalisation.

Un gain financier grâce à une meilleure maîtrise des coûts

L’étude du cabinet Deloitte sur l’externalisation au niveau mondial, parue en 2016, montre que la principale raison qui pousse à externaliser, c’est la maîtrise des coûts.

En effet, si de prime abord, le coût de l’externalisation paraît important, il est contrebalancé par les différentes sources d’économies engendrées par l’outsourcing.

  • Recruter un personnel qualifié coûte cher, et ne se justifie pas forcément par rapport à la charge de travail que vous avez à lui confier. Et former un personnel déjà en place a aussi un coût.
  • Faire appel à un prestataire extérieur contribue à réduire la masse salariale et permet donc d’éviter les coûts associés, notamment les différentes charges patronales (cotisation d’assurance maladie, chômage etc.).
  • Externaliser permet aussi de ne pas avoir à supporter les frais de matériels et de logiciels qui sont alors à la charge du fournisseur.
  • Enfin, recourir à l’externalisation permet de rationaliser les coûts, en ne faisant appel au prestataire que lorsque c’est nécessaire.

Les entreprises qui externalisent l’ont bien compris, la maîtrise des coûts à tous les niveaux est un des avantages clés de l’externalisation.

Un gain de temps pour se recentrer sur son coeur de métier

Vous avez souvent l’impression de manquer de temps, car vous êtes ultra booké et vous avez l’œil sur tous les services de votre entreprise…

Une des solutions consiste à déléguer, notamment en externalisant. En effet, vous gagnez du temps, pour vous ou vos collaborateurs, en confiant certaines tâches à un prestataire extérieur. Ces tâches sont souvent les plus chronophages, mais aussi celles qui comportent le moins de valeur ajoutée car il s’agit de fonctions supports, telles que le secrétariat ou l’assistance comptable.

Ces tâches ne doivent pas être négligées pour autant car elles sont indispensables au bon  fonctionnement de l’entreprise. Il est alors important de les externaliser pour qu’elles puissent bénéficier de toute l’attention dont elles ont besoin.

Mais au-delà, externaliser ces fonctions supports, c’est vous faire gagner du temps que vous et vos collaborateurs pouvez ensuite réinvestir dans l’entreprise : vous pouvez vous recentrer sur votre cœur de métier. D’après l’étude du cabinet Deloitte, c’est d’ailleurs la deuxième raison qui pousse les entreprises à externaliser.

Et se recentrer sur son cœur de métier est essentiel, car vous vous concentrez sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Grâce à l’externalisation, vos ressources internes sont donc plus disponibles pour les fonctions stratégiques de l’entreprise, notamment le développement et l’innovation.

Un gain de compétences pour optimiser le travail

Malgré toute votre bonne volonté, pour certaines tâches, ce n’est pas le temps qui vous manque, mais ce sont les compétences. Faire appel à un prestataire extérieur, c’est donc faire appel à quelqu’un qui possède toutes les compétences dans le domaine que vous lui confiez. Car si ce n’est pas votre cœur de métier, c’est le sien !

Externaliser présente donc l’intérêt de bénéficier des dernières innovations en termes de compétences et de logiciels par exemple. Dans certains domaines, les techniques ou la législation évoluent extrêmement vite. Vous ne pouvez pas maîtriser votre cœur de métier tout en étant un expert dans tous les autres services de l’entreprise. L’externalisation est donc aussi synonyme d’optimisation du travail.

Par ailleurs, au contact des intervenants extérieurs, experts dans leur domaine, vos collaborateurs et vous-même gagnez en compétences, en bénéficiant de leurs conseils et en vous inspirant de leurs pratiques. Ouvrir votre entreprise sur l’extérieur, c’est une occasion de développer votre créativité, ce qui peut être source de nouvelles opportunités pour votre entreprise. Vous avez donc tout à gagner à faire appel à l’externalisation !

Devant la complexité de certaines tâches, l’externalisation devient un atout essentiel afin de bénéficier des compétences et des savoir-faire que vous n’avez pas en interne.

Un gain en flexibilité

Gérer les imprévus, c’est votre quotidien de dirigeant d’entreprise, mais certains imprévus sont plus difficiles à maîtriser que d’autres. Le recours à l’externalisation est une solution idéale pour parer à toute éventualité et pour gagner en flexibilité.

Qu’il s’agisse d’une surcharge de travail due à l’absence imprévue d’un collaborateur, ou d’une opportunité urgente à saisir pour l’entreprise, l’outsourcing vous permet de réagir rapidement face aux aléas du management. Vous gagnez donc en réactivité et flexibilité face à l’urgence et à l’imprévu.

Recourir à l’externalisation permet aussi d’établir des contrats adaptés à votre activité car vos besoins ne sont pas forcément les mêmes tout au long de l’année.

Vous pouvez ainsi faire appel à un prestataire extérieur pour vous adapter à l’activité saisonnière, ou pour faire face à des périodes de surcharge de travail comme en fin d’exercice comptable. Là encore, vous gagnez en flexibilité.

Quel que soit le cas de figure, vous pouvez compter sur votre prestataire extérieur, qui sait s’adapter à vos besoins et aux baisses et augmentations de production de votre entreprise.

Par ailleurs, expert dans son domaine, le prestataire vous apporte la flexibilité d’un travail optimisé, performant et adapté à vos besoins et à l’évolution du marché.

L’externalisation donne donc à votre entreprise une flexibilité et une souplesse opérationnelle non négligeables, notamment en termes de continuité de service et de réactivité.

Un gain en qualité et compétitivité

Maîtrise des coûts, temps pour se concentrer sur le cœur de métier, compétences, flexibilité, ce sont autant d’avantages clés de l’externalisation qui permettent à votre entreprise de gagner en compétitivité et en qualité.

En effet, en maîtrisant mieux vos coûts, vous pouvez fournir des services ou produits à des tarifs plus compétitifs, ou réorienter le budget dégagé vers la recherche et le développement. Dans tous les cas, l’externalisation, au travers d’une meilleure gestion des coûts, vous permet d’agir en fin de compte sur la qualité et la compétitivité de vos services.

Disposer de plus de temps pour se focaliser sur son cœur de métier, engendre une dynamique de performance voire d’innovation importante. Vous ne vous éparpillez plus dans des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Au contraire, vous êtes pleinement disponible pour votre cœur d’activité et lui accordez ainsi le temps nécessaire, ce qui a un impact positif sur la qualité de vos tâches à forte valeur ajoutée.

Bénéficier des compétences apportées par les prestataires extérieurs est là encore un gage de qualité. Vous profitez de leurs connaissances en tant qu’experts dans leur domaine. Le travail externalisé gagne donc en qualité et en efficacité, ce qui se traduit aussi en terme de compétitivité.

La flexibilité apporte aussi qualité et compétitivité à l’entreprise. Une situation imprévue mal gérée ou délaissée par manque de temps ou de personnel, c’est le risque de perdre en qualité et en compétitivité. Recourir à l’externalisation c’est s’assurer de conserver toujours le même niveau de qualité et de ne laisser passer aucune opportunité.

Une externalisation performante va donc de pair avec qualité et compétitivité.

Alors si vous aussi vous voulez bénéficier de tous ces avantages, le recours à l’externalisation s’impose ! Cependant, l’externalisation ne s’improvise pas et faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine est indispensable…

L’externalisation des fonctions supports : la solution Support-Héros

La solution de l’externalisation des fonctions supports s’avère très avantageuse pour l’entreprise. Support-Héros, entreprise d’externalisation des fonctions supports, basée à Lyon, est là pour vous aider à la mettre en œuvre.

Support-Héros vous aide à maîtriser vos coûts. Nous nous adaptons à vos besoins en déterminant avec précision l’aide nécessaire. Vous n’avez pas besoin d’augmenter votre masse salariale car nous vous apportons notre savoir-faire.

Support-Héros vous décharge de vos tâches chronophages en assurant l’externalisation de vos fonctions supports. Vous et vos collaborateurs n’avez plus à vous soucier de ces tâches à plus faible valeur ajoutée, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier.

Support-Héros met à votre disposition ses salariés expérimentés, et non des indépendants. Ce sont des personnels, experts dans leur domaine, formés à une approche transversale de l’administratif. Leurs domaines de compétences sont variés, des ressources humaines à la communication en passant par le secrétariat. Vous bénéficiez ainsi d’un service performant.

Support-Héros vous assure une meilleure flexibilité. Nos contrats proposent des volumes horaires modifiables à tout moment pour s’adapter à votre activité. Quels que soient vos besoins, nous y répondons dans les plus brefs délais et nous nous adaptons à vos demandes.

Support-Héros est donc votre partenaire de confiance pour gagner en qualité et compétitivité. Vous vous déchargez de vos fonctions supports, sans pour autant en perdre le contrôle.

Concrètement, comment se passe l’externalisation chez Support-Héros ?

Nous vous offrons un service sur-mesure.

A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.

Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.

Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.

Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.

Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :

  • le programme actualisé des tâches réalisées,
  • votre consommation globale affichée en temps réel,
  • l’historique de tous les mails échangés,
  • la consultation et le paiement des factures.

A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.

L’externalisation des fonctions supports présente de nombreux avantages en termes de gestion des coûts, d’acquisition de compétences, de gain de temps, de flexibilité et de qualité et compétitivité. Plus largement, c’est la performance globale de votre entreprise qui est en jeu dans le cadre de l’externalisation.

Il ne tient donc qu’à vous d’en faire profiter votre entreprise, alors n’attendez pas pour prendre contact avec Support-Héros.

Contactez-nous.

Nous vous répondons dans la journée.

Où nous trouver

13, Rue Emile Zola

69002 LYON

 

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