De la multinationale à l’auto-entrepreneur en passant par la TPE, de l’industrie aux services, du public au privé en passant par l’associatif, de Paris à Lyon, vous ne pouvez pas y couper, le secrétariat courant est partout.
Cet ensemble de tâches administratives, s’il ne crée pas de valeur ajoutée, est néanmoins indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.
Plutôt que de vous laisser déborder, pourquoi ne pas externaliser votre secrétariat courant et vous recentrer sur votre coeur de métier ?
Des tâches administratives multiples et chronophages
Traditionnellement, les secrétaires avaient en charge la gestion des appels téléphoniques, du courrier et la rédaction de documents. Mais avec l’essor de l’informatique dès les années 80, leur rôle a changé. Désormais, les secrétaires, par leur polyvalence et leurs compétences multiples, sont des facteurs clés de la bonne gestion de votre entreprise.
Qu’est-ce que le secrétariat courant ?
Le secrétariat courant regroupe toutes les tâches administratives courantes, et elles sont nombreuses :
- réception et tri du courrier,
- réception et tri des emails,
- réponse aux courriers et emails,
- affranchissement du courrier,
- permanence téléphonique (appels sortants, entrants, filtrage et prise de message),
- prise de rendez-vous et gestion d’agenda,
- rédaction de comptes-rendus, prise de notes et transcription,
- facturation et établissement de devis,
- suivi des encaissements et relance de paiement,
- rédaction, correction, mise en forme de documents informatiques,
- réalisation de démarches administratives,
- réalisation de supports de communication,
- organisation de déplacements ou réunions,
- classement, numérisation et archivage physique et numérique de documents,
- recherche d’informations,
- saisie de données…
Au fil du temps, le secrétariat courant est donc devenu un véritable outil d’assistance au chef d’entreprise. Mais qui dit missions variées, dit compétences multiples…
Des compétences multiples pour des tâches indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise
Concernant le métier de secrétaire, “les exigences ne cessent de s’accroître : capacités d’organisation, prise d’initiative, gestion des informations, maîtrise parfaite de la langue française, et parfois de langues étrangères”, comme le souligne l’INSEE en 2018 dans son analyse intitulée Un tiers des salariés franciliens a changé de métier entre 2012 et 2015.
L’assistante en charge du secrétariat courant maîtrise donc parfaitement les outils bureautiques (Word, Powerpoint, Excel…), les outils de communication et leurs spécificités (téléphone, courriers, mails). Elle possède une très bonne aisance relationnelle et rédactionnelle. Elle connaît parfaitement l’entreprise et son fonctionnement. Elle sait gérer son temps, être rigoureuse et organisée. Elle a le sens de l’écoute, sait faire preuve de discrétion, et a des capacités d’observation et d’adaptation.
Toutes ces compétences ont un objectif : permettre à l’entreprise de gérer son secrétariat courant sereinement.
Devant tant de tâches et compétences, la question se pose : votre secrétariat courant reçoit-il bien l’attention qu’il mérite ? N’est-il pas temps de l’externaliser ?
Pourquoi externaliser son secrétariat courant ?
Les raisons d’externaliser son secrétariat courant sont variées. Néanmoins, toutes concourent à une seule chose, lui rendre sa place de support aux activités à plus forte valeur ajoutée.
Le secrétariat externalisé, ou télé-secrétariat, s’insère dans une démarche de performance globale de votre entreprise.
Lorsque vous démarrez une nouvelle activité, vous devez vous concentrer sur le développement de cette activité naissante. Pourtant, tout un tas de démarches administratives doivent être entreprises. En effet, cette période est particulièrement propice à une abondance de documents administratifs qui ne peuvent être délaissés.
Externaliser vous permet de vous focaliser sur le développement de votre activité sans être parasité par les tâches administratives qui en découlent.
Face à une surcharge de travail temporaire, due à l’absence prévue ou imprévue d’un salarié ou à une période d’activité plus intense, vous devez continuer à maintenir votre activité. Mais vous ne pouvez pas négliger vos tâches de secrétariat. Cependant, embaucher une secrétaire ne se justifie pas dans la durée.
Le secrétariat externalisé prend en charge ce surcroît de travail temporaire, sans avoir à gérer l’embauche d’un salarié et les formalités et frais qui en découlent.
Lorsque vous et vos collaborateurs vous sentez régulièrement débordés par l’administratif, il est temps de passer la main concernant la gestion du secrétariat. Mais le volume de travail de secrétariat courant ne nécessite pas l’embauche d’une personne, ou vous n’avez pas les moyens financiers pour le faire.
En externalisant votre secrétariat, vous gagnez du temps en vous déchargeant de toute la partie administrative courante, sans mettre à mal votre trésorerie.
Vous avez l’impression de ne plus maîtriser votre secrétariat ? Vous avez des sueurs froides à l’idée de devoir assurer une permanence téléphonique ou classer des documents ? Il faut envisager de faire appel à une personne compétente. Car au final, ce n’est pas votre coeur de métier et vous ne possédez pas forcément toutes les compétences d’une assistante.
Le télésecrétariat, notamment le secrétariat téléphonique externalisé, est là pour mettre à votre disposition du personnel formé, efficace, et qui sait optimiser son temps de travail car c’est un expert dans son domaine.
Dans tous les cas, quelles que soient les raisons qui vous poussent à externaliser votre secrétariat courant, vous y trouverez votre compte, car les avantages sont nombreux.
Quels sont les avantages du télésecrétariat ?
Le télésecrétariat, outil de développement de votre performance globale
L’externalisation de votre secrétariat courant, au-delà du fait que cela peut s’avérer être une nécessité pour la gestion de votre entreprise, est aussi une solution d’optimisation des coûts.
Externaliser, c’est l’assurance de bénéficier des compétences d’experts formés qui disposent de leur propre matériel et qui sont disponibles pour vous à tout moment. Finie la crainte d’une absence imprévue, votre secrétariat courant est assuré quoi qu’il arrive, y compris votre secrétariat téléphonique.
En ayant recours au télésecrétariat, vous optimisez vos dépenses en limitant la perte de temps et tous les coûts afférents à une embauche, que ce soit les coûts de formation, ou les nombreuses charges sociales.
L’externalisation de votre secrétariat vous assure une grande flexibilité car vous n’y faites appel qu’en fonction de vos besoins. De fait, vous optimisez encore une fois vos dépenses en ne payant que les prestations nécessaires.
Enfin, déléguer vos tâches de secrétariat courant vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, de gagner un temps précieux en vous libérant des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Vous pouvez à nouveau pleinement vous consacrer au développement de votre activité.
Car si le secrétariat n’est pas votre coeur de métier, c’est le nôtre !
Le secrétariat courant externalisé, une compétence de Support-Héros
Faire appel à Support-Héros pour le télésecrétariat, c’est bénéficier de toutes les compétences de nos équipes. En effet, nous nous appuyons sur des équipes de salariés, et non sur des indépendants.
Nos personnels, formés à une approche transversale de l’administratif, s’adaptent à toutes vos contraintes, que ce soit en terme de flexibilité ou de réactivité.
Nous vous proposons donc un service de télésecrétariat avec en option un secrétariat téléphonique externalisé.
Grâce à ce service sans engagement, vous gagnez en flexibilité et vous optimisez vos coûts.
En résumé, le secrétariat courant regroupe un ensemble de tâches administratives chronophages, à faible valeur ajoutée. Souvent, vous ou vos collaborateurs délaissez votre coeur de métier pour, tant bien que mal, assurer vos obligations administratives.
Alors si vous n’êtes pas certain que votre secrétariat reçoive toute l’attention nécessaire, faites appel au télésecrétariat Support-Héros.
Concrètement, comment ça va se passer ?
Nous vous proposons un service sur-mesure.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et une estimation de budget, selon le volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant commercial,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.
