Le Cycle Des Audits Qualiopi

La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus des prestataires de formation. Elle repose sur un cycle d’audits rigoureux. Comprendre les différentes phases de ces audits est essentiel. Cela assure une conformité continue et maintient la certification sur la durée.

Schéma explicatif du cycle des audits Qualiopi :

1. Audit Initial

Le cycle commence par l’audit initial, une étape déterminante pour obtenir la certification Qualiopi.

- Préparation : Avant l’audit, l’organisme de formation prépare tous les documents nécessaires. Vous devez vous assurer que vos pratiques répondent aux critères de Qualiopi. Cette préparation implique souvent des audits internes et des ajustements des processus.

- Audit sur Site : Un auditeur accrédité visite l’organisme pour évaluer la conformité. Cet audit comprend des entretiens avec le personnel, la vérification des processus de gestion, de suivi des apprenants, et d’évaluation des formations, ainsi que l’examen des preuves documentaires.

- Rapport d’Audit : À l’issue de l’audit, l’auditeur rédige un rapport détaillant les points conformes et les éventuelles non-conformités. Si des non-conformités mineures sont identifiées, l’organisme doit mettre en place des actions correctives.

2. Obtention de la Certification

Si l’audit initial est concluant, l’organisme obtient la certification Qualiopi pour une durée de trois ans. Cette étape marque le début du cycle de la certification.

3. Audits de Surveillance

Pendant les trois ans de validité, des audits de surveillance garantissent que l’organisme continue à respecter les critères de Qualiopi.

- Premier Audit de Surveillance : Généralement 12 à 18 mois après l’audit initial, il vérifie la mise en œuvre continue des bonnes pratiques. Il assure que les actions correctives pour les non-conformités précédentes ont été mises en place efficacement.

- Deuxième Audit de Surveillance (si nécessaire) : Pour certains organismes, un second audit de surveillance peut être requis avant la fin de la période de certification. Programmé entre 24 et 30 mois après l’audit initial, il confirme la persistance de la conformité.

4. Préparation au Renouvellement

À la fin des trois ans, l’organisme se prépare pour l’audit de renouvellement. Cette phase implique une réévaluation complète des pratiques et une mise à jour des documents nécessaires.

5. Audit de Renouvellement

L’audit de renouvellement, similaire à l’audit initial, prend en compte les évolutions et les améliorations apportées pendant les trois années de certification.

- Préparation et Documentation : L’organisme compile toutes les preuves de conformité accumulées au cours des trois ans.

- Audit sur Site : Un auditeur accrédité effectue une nouvelle visite pour vérifier que l’organisme continue à répondre aux critères de Qualiopi. Il vérifie les améliorations apportées.

- Rapport de Renouvellement : L’auditeur rédige un rapport similaire à celui de l’audit initial. Ce rapport met en avant les points forts et les éventuelles non-conformités. Si des non-conformités sont relevées, l’organisme doit les corriger pour obtenir le renouvellement de la certification.

Conclusion

Le cycle des audits Qualiopi garantit une qualité constante des prestations de formation. Chaque étape est cruciale pour maintenir la certification. Les audits de surveillance assurent que les organismes de formation restent conformes aux standards de qualité et continuent à améliorer leurs pratiques. Comprendre ces cycles permet de se préparer adéquatement et de maintenir la certification avec succès.

En résumé, les résultats des audits Qualiopi dépendent grandement de la capacité de chaque organisme de formation à suivre précisément les documents requis par Qualiopi. Selon la taille de l’organisme de formation, cela peut constituer une charge administrative considérable. Chez Support-Héros, nous accompagnons les OF dans l’externalisation de leur chaine administrative en lien avec leur session de formation, pour en savoir plus, consultez notre page dédiée :