Gestion administrative d’un organisme de formation :
allégez-vous des contraintes grâce à l’externalisation et aux bons outils
Piloter un organisme de formation, c’est conjuguer pédagogie, conformité réglementaire et gestion opérationnelle. Derrière chaque session se cache un volume administratif conséquent, indispensable pour assurer la qualité, la traçabilité et la conformité des actions menées. Entre la certification Qualiopi, la coordination des documents et le suivi des stagiaires, beaucoup de responsables formation manquent de temps… et de solutions adaptées.
Des obligations administratives de plus en plus exigeantes
Pour être conforme, un organisme de formation doit notamment :
✅ Recueillir les besoins de l’entreprise cliente ou du participant
✅ Émettre devis, convention, programme et convocation
✅ Collecter les feuilles d’émargement, les QCM et les évaluations
✅ Fournir les attestations de fin de formation
✅ Gérer les échanges avec les financeurs (OPCO, CPF…)
✅ Documenter ses process qualité (indicateurs, bilans, améliorations continues)
La certification Qualiopi impose également de prouver l’efficacité de ces dispositifs. Un audit peut survenir à tout moment, exigeant une documentation claire, complète et bien structurée.
Des outils comme Dendreo pour simplifier… à condition de bien les exploiter
Des plateformes comme Dendreo, Digiforma ou Qualiobee permettent de centraliser la gestion de la formation dans un seul outil :
Création de parcours et de sessions de formation
Génération automatique des documents réglementaires (devis, convention, émargement, attestation)
Suivi des formateurs, des apprenants et de leur progression
Tableaux de bord pour le pilotage et la conformité Qualiopi
Archivage centralisé et préparation à l’audit
Encore faut-il avoir le temps et les compétences pour paramétrer, exploiter et maintenir ces outils au quotidien. C’est là qu’intervient l’externalisation.
Support-Héros : un partenaire expert de la gestion administrative des organismes de formation
Chez Support-Héros, nous accompagnons de nombreux organismes de formation en assurant à la fois :
La gestion d’entreprise classique (facturation, achats, rapprochements bancaires, RH)
La gestion administrative spécifique à la formation, notamment en lien avec les outils comme Dendreo ou Digiforma
Nous prenons en charge l’ensemble du processus :
🎯 Avant la formation
Analyse du besoin et recueil d’informations
Émission de devis, conventions, programmes
Préparation des convocations et documents pédagogiques
📋 Pendant la formation
Feuilles d’émargement et suivi de présence
QCM ou tests d’évaluation
Interface avec les formateurs et les stagiaires
📁 Après la formation
Rédaction des attestations de fin de formation
Synthèse des évaluations
Préparation des éléments justificatifs pour les OPCO ou financeurs
Archivage et reporting qualité
Support-Héros : une externalisation 100 % opérationnelle, sans compromis sur la rigueur
Notre équipe, formée et salariée en interne, prend en charge ces missions en s’adaptant à votre organisation, vos outils et vos contraintes réglementaires. Grâce à notre processus d’onboarding structuré, nous assurons une prise en main fluide et rapide de vos besoins administratifs.
Ce que nos clients apprécient :
✅ Un service externalisé qui comprend leur métier et leurs obligations Qualiopi
✅ Une réactivité et une rigueur sans faille dans les traitements
✅ Un gain de sérénité, de temps et de productivité
✅ Un accompagnement évolutif en fonction de leur volume d’activité
Un back-office formation structuré, sans contrainte
Que vous soyez un OF déjà certifié Qualiopi ou en cours de certification, Support-Héros vous permet de professionnaliser et de fluidifier toute la gestion administrative de vos actions de formation. Nous intervenons de manière souple, rapide, et toujours avec la volonté d’apporter du résultat.
Vous utilisez Dendreo ? Nous pouvons directement intervenir dessus.
Vous ne l’avez pas encore ? Nous nous adaptons à votre propre outil ou nous vous aidons à le déployer efficacement.
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