Gestion administrative pour association à Aix-en-Provence : Structurez durablement votre fonctionnement associatif.

Aix-en-Provence

À Aix-en-Provence, les associations sont au cœur du lien social

Du sport à la culture, en passant par l’écologie, l’insertion ou l’éducation : les associations aixoises jouent un rôle majeur dans la dynamique locale.

Mais derrière chaque projet, une réalité : la gestion administrative prend du temps et demande une rigueur croissante. Et les changements de gouvernance peuvent fragiliser la continuité.

Et si vous professionnalisiez votre back-office, sans recruter ?

Vous souhaitez fiabiliser la gestion de votre association à Aix ?

Gérer les subventions, organiser les AG, suivre les adhésions, tenir les obligations sociales et administratives… autant de responsabilités souvent confiées à des bénévoles.

Support-Héros vous aide à :

Structurer vos flux administratifs
Documenter vos processus et modes opératoires
Assurer la continuité même lors de passation entre équipes dirigeantes

Pourquoi externaliser la gestion administrative de votre association à Aix-en-Provence ?

✅ Pour alléger la charge des bénévoles

✅ Pour professionnaliser vos démarches sans embauche

✅ Pour offrir de la stabilité malgré les évolutions internes

✅ Pour garantir la mémoire administrative de votre structure

Pourquoi choisir Support-Héros pour accompagner votre association ?

Support-Héros délivre un service structuré et externalisé, assuré par une équipe salariée en CDI en France, formée à la gestion associative.

Concrètement, nous vous apportons :

Un back-office rigoureux et opérationnel
Une coordination fluide avec vos équipes et partenaires
Un cadre pérenne pour fiabiliser vos missions administratives
Un suivi adapté à vos spécificités (subventions, AG, bénévolat…)

Une continuité administrative, même en cas de changement de gouvernance

Avec Support-Héros, votre association gagne en sérénité : les informations sont tracées, les actions documentées, les processus formalisés.

Un vrai filet de sécurité, même lorsque les présidents, trésoriers ou bénévoles changent.

Comment ça se passe concrètement ?

UN ÉTAT DES LIEUX STRUCTURANT

Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :

Analyse de vos flux financiers et administratifs
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
Définition des missions récurrentes à externaliser
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène

DES OUTILS OPTIMISÉS

Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :

Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes

UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ, SALARIÉ EN FRANCE 🇫🇷

Votre association est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :

Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires

Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour LES ASSOCIATIONS

GESTION DES ADHÉSIONS, DONS & SUBVENTIONS

Enregistrement et gestion des adhésions (inscriptions, renouvellements, relances)
Suivi des dons et des subventions avec gestion des justificatifs pour les financeurs
Édition et transmission des reçus fiscaux aux donateurs et mécènes
Relance des cotisations et suivi des paiements pour assurer la pérennité financière

ADMINISTRATION DES DÉPENSES & RELATIONS FOURNISSEURS

Classement et enregistrement des dépenses associatives (matériel, prestations, événements)
Préparation et suivi des virements pour les fournisseurs et partenaires
Gestion des notes de frais des bénévoles et salariés avec suivi des remboursements
Interaction avec les prestataires et fournisseurs pour assurer une gestion efficace des achats
Suivi et contrôle des décaissements pour une gestion budgétaire rigoureuse

ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL ASSOCIATIF

Gestion de l’intégration des salariés et bénévoles (contrats, DPAE, conventions de bénévolat)
Suivi des obligations sociales : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
Gestion et suivi des congés et absences (salariés et bénévoles sous convention)
Transmission et centralisation des variables de paie pour garantir un traitement fluide
Vérification des bulletins de salaire et gestion des paiements en conformité avec la réglementation

RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER

Vérification et rapprochement bancaire des transactions (dons, subventions, dépenses)
Suivi et contrôle des flux financiers pour assurer la transparence et la conformité
Reporting détaillé et mise à jour des tableaux de bord (budget, trésorerie, gestion des financements)
Préparation et transmission des documents comptables pour le cabinet d’expertise comptable ou les financeurs

🎥 ILS NOUS FONT CONFIANCE

🎤 “Support-Héros a repris l’ensemble de la gestion clients, fournisseurs et précompta. En quelques semaines, on avait gagné en rigueur et en visibilité. C’est comme avoir un service administratif en interne… sans les contraintes.” — Sébastien Saccinto

Découvrir nos témoignages clients