Comment arrêter de perdre du temps sur l’administratif ?
De nombreux dirigeants passent plusieurs heures par semaine sur des tâches administratives telles que la facturation, le suivi des paiements ou la gestion documentaire. Structurer l’organisation administrative et déléguer certaines missions permet de réduire significativement le temps consacré à ces tâches.
Pourquoi l’administratif prend autant de temps
Dans les petites entreprises, l’administratif est souvent géré directement par le dirigeant.
Cela inclut notamment :
la création de devis
la facturation
le suivi des paiements
la gestion des fournisseurs
les échanges administratifs avec les partenaires
l’organisation des documents.
Pris individuellement, ces tâches semblent rapides. Mais cumulées sur une semaine ou un mois, elles peuvent représenter un volume de travail important.
Les principales sources de perte de temps administrative
Des processus mal définis
Lorsque les processus ne sont pas clairement définis, les tâches administratives prennent plus de temps.
Par exemple :
factures envoyées tardivement
relances clients irrégulières
documents difficiles à retrouver.
Une organisation documentaire limitée
Lorsque les documents sont dispersés dans différents outils ou dossiers, retrouver l’information devient chronophage.
L’absence d’outils adaptés
Certaines entreprises continuent à gérer l’administratif avec des outils peu adaptés, ce qui complique la gestion quotidienne.
Les solutions pour réduire le temps administratif
Structurer les processus
Formaliser les processus administratifs permet de simplifier les tâches.
Utiliser des outils adaptés
Les outils numériques permettent d’automatiser certaines tâches :
facturation
relances clients
suivi des paiements.
Déléguer certaines tâches
Lorsque l’administratif devient trop lourd, déléguer certaines missions permet de libérer du temps pour les activités stratégiques.
Support-Héros accompagne les dirigeants dans la gestion administrative et financière afin de leur permettre de se concentrer sur le développement de leur entreprise.
Quelles MISSIONS administratives peut-on externaliser ?
Nous accompagnons les entreprises sur des missions telles que :
- Devis et suivi des commandes
- Facturation et suivi des encaissements
- Relance et recouvrement des factures
- Facturation et dépôt sur Chorus Pro
- Suivi des entrées et sorties des collaborateurs
- Affiliations à la mutuelle, prévoyance et médecine du travail
- Suivi des éléments variables de paie
- Clôture de la paie et contrôle des bulletins de salaire
- Virement des salaires et gestion des titres restaurant
- Suivi des charges sociales
- Création et suivi des dépenses
- Création et suivi des dépenses
- Règlements et suivi des paiements fournisseurs
- Rapprochement bancaire et suivi des flux financiers
- Suivi et contrôle des ventes et achats
- Tableaux de bord (trésorerie, CA, dépenses, masse salariale, encaissements, décaissements)
📢 Confiez-nous la gestion de votre entreprise et concentrez-vous sur votre croissance !
Comment fonctionne l’externalisation administrative ?
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
-
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut, Pennylane etc…pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
🎥 ILS FONT CONFIANCE À SUPPORT-HÉROS
🎤 “Support-Héros a repris l’ensemble de la gestion clients, fournisseurs et précompta. En quelques semaines, on avait gagné en rigueur et en visibilité. C’est comme avoir un service administratif en interne… sans les contraintes.” — Sébastien Saccinto – Dirigeant d’entreprise
Estimer votre besoin d’externalisation administrative
Chaque entreprise présente des enjeux et des volumes différents.
C’est pourquoi nous avons développé une calculette en ligne, permettant d’obtenir une première estimation fiable et rapide.
Accéder à la calculette d’externalisation administrative
https://support-heros.com/calculette-admin/
Cette estimation constitue ensuite une base d’échange afin d’affiner précisément le périmètre d’accompagnement.
