S’occuper des achats d’une entreprise n’est pas une mince affaire, et pourtant c’est une des clés du développement de l’entreprise. Du choix des achats à la réception des produits ou services, le chemin est long et semé d’embûches pour l’acheteur. D’autant plus si c’est à lui qu’incombe toute la gestion de ce long processus.
Pour limiter les risques de grain de sable dans ce processus d’achat, le recours à une administration des achats performante est un atout.
L’administration des achats, du process d’achat au suivi des approvisionnements
L’administration des achats, c’est l’ensemble du processus qui permet de déterminer les besoins en produits et services d’une entreprise, et d’y répondre. Cette gestion dépend du service achat, composé d’un ou plusieurs acheteurs et pouvant s’appuyer sur des assistants achats. Les missions des assistants achats sont variées, mais leur but principal est de seconder les acheteurs, et ils en ont besoin vu l’ampleur de la tâche !
L’assistant achats soulage l’acheteur de la gestion administrative. Il s’occupe notamment de :
- l’élaboration de procédures d’achat,
- la rédaction de comptes-rendus de réunions entre les acheteurs et les différents services de l’entreprise,
- la réalisation d’études de marché avec une veille permanente pour détecter rapidement les tendances,
- l’élaboration des cahiers des charges,
- l’élaboration des appels d’offres et leur traitement (dépouillement, réponses etc.),
- la mise à jour régulière de la base de données fournisseurs,
- la communication avec les fournisseurs en répondant à leurs questionnements et en faisant le lien avec les acheteurs en cas de retard ou litige,
- le contrôle des stocks,
- la gestion administrative (demande de devis, établissement des bons de commande, facturation…) et logistique (transport, manutention et stockage) des achats,
- le suivi des plannings et tableaux de bord des acheteurs.
L’administration des achats, c’est donc une foule de tâches d’administration et de prospection. Confier ces tâches à des assistants achats, c’est permettre aux acheteurs de se recentrer sur leur coeur de métier, l’étude, le choix et la négociation des achats, et c’est redonner toute son importance à l’administration des achats.
Car négliger l’administration des achats, c’est courir le risque de nuire à la performance de l’entreprise…
La performance des achats directement liée à l’administration des achats
“D’une fonction quasi administrative il y a quelques décennies, [la fonction Achats] est devenue un acteur essentiel de la création de valeur dans l’entreprise.” Marc Sauvage, Président du Conseil National des Achats, dans Etude AgileBuyer – CNA, Tendances et priorités des Départements Achats en 2018, Les relations Acheteurs–Fournisseurs sous un jour nouveau
L’administration des achats comme outil d’aide à la décision
On ne peut être plus clair, l’administration des achats est un des leviers de performance globale de votre entreprise. Mais comment de simples tâches d’administration et de gestion peuvent-elles être aussi importantes pour votre entreprise ?
Pour prendre les bonnes décisions et mener ses négociations, l’acheteur se réfère notamment aux bases de données fournisseurs et aux études de marché. Il faut donc qu’elles soient ré-actualisées très régulièrement.
Une veille constante sur les sites spécifiques permet de limiter les risques de fournisseurs défaillants. Un partenaire fiable peut d’une semaine à l’autre devenir un fournisseur à risque !
Le suivi continu des fournisseurs aide à éviter les incidents qualité et à corriger au plus vite les problèmes de non-conformité qui ont un retentissement négatif sur les performances de l’entreprise.
Le contrôle régulier des stocks empêche les ruptures de stocks mais limite aussi les dépenses liées à l’entreposage ou à des commandes passées hors process d’achat.
Pour se protéger des litiges, un suivi administratif et logistique régulier doit être fait. Cela permet d’optimiser votre trésorerie et de répondre aux obligations légales.
Enfin, la réalisation de benchmark sert à évaluer vos performances d’achats grâce à l’analyse pointue et comparative des données de vos concurrents.
Une administration des achats efficiente, c’est donc l’assurance d’avoir toutes les cartes en main pour un service achats performant !
L’assistant des achats, une polyvalence et une disponibilité sans faille
Par son importance dans les choix stratégiques de l’entreprise, l’assistance achats doit faire appel à des assistants achats expérimentés et polyvalents. Leurs compétences sont nombreuses :
- aisance rédactionnelle et relationnelle, particulièrement dans les relations fournisseurs
- maîtrise des logiciels de bureautique (notamment pour les tableaux de bord et bases de données) et d’Internet
- connaissance de l’entreprise et de son secteur d’activité
- maîtrise des process d’achats et des logiciels d’achats
- savoir et aimer manipuler les chiffres
- être à l’aise dans la gestion administrative
- maîtrise de l’anglais.
Curieux, l’assistant achats cherchera en permanence à s’informer pour connaître les évolutions du marché, la situation des fournisseurs et des concurrents.
Organisé, il suivra le processus d’achat de bout en bout, de la demande de tarifs à la réception et au stockage de la commande.
Rigoureux, il fournira à l’acheteur des informations exhaustives et à jour qui deviendront un véritable outil décisionnel.
La gestion administrative, ou la collecte d’informations, le reporting et la mise à jour de bases de données, sont des tâches chronophages mais indispensables. Et l’acheteur, que ce soit vous ou vos collaborateurs, n’a pas le temps de les mener à bien sans délaisser la relation avec les fournisseurs ou la négociation. Alors il va falloir déléguer…
L’externalisation de l’assistance achats pour lui redonner son efficience
L’externalisation de l’administration des achats auprès de Support-Héros
L’administration des achats chez Support-Héros, c’est avant tout un service d’assistants achats compétents, rompus à l’approche transversale de l’administratif.
En remplacement des acheteurs, ils sauront parfaitement faire le lien entre les différents services internes ou avec les fournisseurs.
Ce sont nos salariés et non des indépendants qui vont prendre le temps dont vous ne disposez pas pour s’occuper de la gestion administrative et logistique de vos achats.
De toute confiance, nos assistants achats savent agir avec discrétion et épauler au mieux les acheteurs en assurant les veilles et mises à jour des bases de données et tableaux de bord.
Disponibles à tout moment, nous savons nous adapter aux contraintes achats de votre entreprise.
En faisant appel à Support-Héros, vous bénéficiez aussi de tous les avantages liés à l’externalisation, avec une optimisation des coûts d’exploitation, et des frais calculés au plus juste car adaptés à vos besoins.
Concrètement, comment ça va se passer ?
Nous vous proposons un service sur-mesure.
A l’aide d’un questionnaire détaillé, nos équipes déterminent avec les vôtres les prestations dont vous avez besoin et estiment l’ampleur de l’assistance qui vous convient.
Nous pouvons alors vous proposer une offre de service adaptée et réaliser une estimation de budget, en lien avec un volume horaire mensuel estimé. Ce volume restera par la suite toujours modulable.
Une fois le volume et le budget définis, vous planifiez avec votre Support-Héros le démarrage, puis le déroulé de votre coopération.
Ne nous reste ensuite qu’à valider quelques éléments de contrat et de facturation.
Un espace client est alors mis à disposition sur notre plateforme Support-Héros avec :
- le programme actualisé des tâches réalisées par votre assistant achats,
- votre consommation globale affichée en temps réel,
- l’historique de tous les mails échangés,
- la consultation et le paiement des factures.
A la fin du mois, vous recevez un rapport d’activité détaillé des missions effectuées pour vous et le temps qui y a été consacré.
On l’a vu, l’administration des achats sert à l’acheteur, qu’il soit le dirigeant d’une petite entreprise à Lyon ou le directeur des achats d’un grand groupe à Paris, à optimiser ses décisions grâce à une parfaite connaissance des marchés, des produits et des fournisseurs. Mais la gestion des achats comporte beaucoup de tâches chronophages et néanmoins indispensables qui peuvent être déléguées aux assistants achats.
Externaliser l’administration des achats auprès de Support-Héros, c’est lui redonner sa place d’outil décisionnel, vecteur de performance. Et c’est vous rendre votre place de dirigeant. Alors faites appel à notre service d’assistant achats !
