Organisme de formation à Nice : déléguez votre administratif, recentrez-vous sur la pédagogie
NICE
À Nice, comme partout ailleurs, les organismes de formation sont confrontés à une charge administrative croissante : gestion des sessions, justificatifs financeurs, facturation, suivi des apprenants… Ces missions essentielles ne doivent plus freiner votre développement.
Support-Héros vous propose un accompagnement administratif externalisé, piloté par une équipe expérimentée, structurée et formée à votre métier.
Notre accompagnement administratif dédié aux acteurs de la formation
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
ADMINISTRATION DES VENTES
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Une intervention éclair
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Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
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Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
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Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour externaliser la gestion de votre organisme de formation ?
✅ Une expertise dédiée aux organismes de formation
Nous comprenons vos enjeux métier : gestion des dossiers apprenants, relation financeurs (OPCO, CPF, Pôle Emploi), conformité Qualiopi, exigence de rigueur documentaire… Nos équipes s’intègrent à votre organisation pour structurer un accompagnement sur-mesure, fiable et proactif.
✅ Une solution plus souple et économique qu’un recrutement interne
Recruter en CDI, c’est engager des coûts fixes et une gestion RH complexe. Support-Héros vous offre une alternative agile : une facturation au réel, sans charge sociale, sans contrainte d’engagement, pour une prestation 100 % alignée avec votre volume d’activité.
✅ Une continuité de service sans faille
Nos collaborateurs sont organisés en binômes avec une base documentaire partagée, assurant un service fluide et sans interruption. Vous bénéficiez d’un accompagnement stable, quelle que soit la période.
✅ Une intégration fluide avec vos outils de travail
Nous maîtrisons les logiciels métiers que vous utilisez : Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo,… Et si besoin, nous vous aidons à structurer ou faire évoluer votre environnement digital pour un pilotage plus clair et plus efficace.
