Gestion
ADMINISTRATIVE
POUR ORGANISME DE FORMATION
VOTRE SUPPORT-HÉROS PREND EN CHARGE L’ENSEMBLE DES MISSIONS LIÉS AUX ACHATS, VENTES, PRécompta ET GESTION RH.
- Vous déléguez la gestion de vos flux financiers et administratifs
- Vous fiabilisez la gestion de votre entreprise
- Vous vous consacrez au pilotage de votre entreprise
Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour ORGANISME DE FORMATION
ADMINISTRATION DES VENTES & RELATION APPRENANT
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
Une intervention éclair
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Un état des lieux
Notre équipe projet vous accompagne, pendant cette phase d’onboarding préalable, pour réaliser :
– Un état des lieux personnalisé de votre gestion actuelle
– Une analyse de vos flux financiers et administratifs pour repérer les axes d’optimisation
– L’ identification de vos besoins spécifiques
– La formalisation des modes opératoires suivants les missions récurrentes confiées
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Un outil de gestion
Si vous n’avez pas encore un outil en place, nous vous proposons la mise en place de l’outil de gestion pour centraliser et fiabiliser la gestion des flux de votre OF.
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Votre assistant(e) dédié(e)
Votre interlocuteur dédié salarié de l’une de nos agences française 🇫🇷, prend en charge la gestion effective de l’ensemble de vos flux achat, ventes et RH. Il vous rend compte régulièrement des actions réalisées. Sollicitez le autant que nécessaire.
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre ORGANISME DE FORMATION ?
✅ Une expertise dédiée aux petites entreprises
Nous comprenons les défis spécifiques de votre activité : gestion des dossiers de formation, suivi des financements (OPCO, CPF, Pôle emploi), conformité réglementaire (Qualiopi, obligations légales). Nos Support-Héros s’adaptent à votre structure pour vous offrir un accompagnement efficace et personnalisé.
✅ Une solution plus économique qu’un recrutement interne
Embaucher un assistant administratif en interne représente un coût fixe important. Avec Support-Héros, vous bénéficiez d’un service externalisé flexible, facturé selon vos besoins réels, sans charges salariales ni contraintes de recrutement.
✅ Une continuité de service et une équipe réactive
Notre équipe est disponible en temps réel pour répondre à vos demandes et assurer un suivi rigoureux de vos tâches administratives. Vous ne perdez plus de temps sur la paperasse et pouvez vous concentrer sur la qualité de vos formations.
✅ Une intégration avec vos outils numériques
Nous nous adaptons à votre environnement de travail en utilisant des outils spécialisés pour les organismes de formation (Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion). Nous vous aidons à automatiser votre gestion et à optimiser votre suivi administratif et financier.
