Vous êtes organisme de formation à La Rochelle ?
La Rochelle
Déléguez l’administratif, concentrez-vous sur la pédagogie.
À La Rochelle, les organismes de formation doivent conjuguer proximité pédagogique, exigences réglementaires (Qualiopi, OPCO, CPF…) et contraintes de gestion. Dans un contexte où la rigueur administrative est devenue indispensable, gérer cela en interne devient vite chronophage.
Support-Héros vous aide à externaliser votre gestion administrative avec une solution fiable, structurée et adaptée aux réalités des organismes de formation en Charente-Maritime. mesure pour les structures implantées en Val-d’Oise.
Nos services de gestion ADMINISTRATIVE pour ORGANISME DE FORMATION
Gestion administrative des sessions de formation
- Édition et suivi des documents commerciaux
- Gestion des inscriptions
- Lien avec les financeurs
- Contrôle des présences et traitements des absences
- Traitement des réclamations et suivi qualité
- Mise à jour du tableau de bord administratif
ADMINISTRATION DES VENTES
- Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
- Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
- Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
- Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
- Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
- Fidélisation et accompagnement des clients
ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES
- Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
- Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
- Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
- Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
- Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires
ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL
- Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
- Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
- Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
- Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
- Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements
RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER
- Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
- Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
- Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
- Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable
LES avantages d'externaliser votre gestion administrative
✅ Vous gagnez en clarté, en temps et en sérénité
✅ Vous sécurisez vos flux administratifs et financiers
✅ Vous conservez un lien humain avec une interlocutrice dédiée
✅ Vous évitez les aléas d’un recrutement en interne
✅ Vous bénéficiez d’un accompagnement réactif, rigoureux et sur-mesure
Support-Héros accompagne déjà des structures de formation dans des villes de taille moyenne, à l’image de La Rochelle, en s’adaptant à leurs outils, à leurs équipes et à leur rythme d’activité.
Une intervention STRUCTURANTE
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
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Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
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Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
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Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Pourquoi choisir Support-Héros pour gérer l’administration de votre ORGANISME DE FORMATION ?
✅ Une expertise dédiée aux ORGANISMES DE FORMATION
Nous comprenons les enjeux spécifiques à votre métier : gestion de la relation financeur, conformité Qualiopi, suivi administratif rigoureux… Nos équipes sont formées pour s’adapter à votre rythme et à vos process.
✅ Une solution plus économique qu’un recrutement
Recruter en interne, c’est gérer un poste à temps partiel ou complet avec des coûts fixes. Support-Héros propose une solution flexible, facturée selon vos besoins réels, sans contrainte RH.
✅ Une continuité de service et une équipe réactive
Vous bénéficiez d’un suivi fluide, sans interruption. Notre équipe travaille en coordination, avec une transmission claire des informations.
✅ Une parfaite intégration à vos outils métiers
Nous maîtrisons les logiciels utilisés dans la formation (Digiforma, Dendreo, Axonaut, Pennylane, Odoo, Notion) et vous aidons à automatiser ce qui peut l’être, tout en gardant un suivi humain.
