Support Administratif pour Organisme de Formation
Sécurisez votre conformité, fluidifiez vos dossiers, concentrez-vous sur la pédagogie.
Un organisme de formation doit gérer bien plus que ses sessions. Entre la conformité réglementaire, la gestion des dossiers stagiaires et la facturation aux financeurs, l’administratif occupe une place centrale.
Lorsque cette gestion manque de structuration, elle devient chronophage et risquée.
Externaliser votre support administratif permet de sécuriser votre fonctionnement tout en conservant la maîtrise de votre activité.
Les enjeux administratifs spécifiques aux organismes de formation
Le secteur de la formation est encadré par des obligations strictes. Une organisation administrative rigoureuse est indispensable.
Gestion des dossiers stagiaires
Chaque session implique :
Convention de formation
Convocations
Feuilles d’émargement
Attestations
Évaluations
Une erreur ou un oubli peut compromettre la conformité du dossier.
Conformité Qualiopi
La certification Qualiopi impose :
Des procédures formalisées
Une traçabilité des actions
Une documentation complète
Nous vous aidons à structurer vos process pour garantir la conformité dans la durée.
Facturation OPCO et financeurs
La gestion des financements implique :
Dépôt de dossiers
Suivi des accords
Facturation spécifique
Gestion des délais de paiement
Un suivi administratif rigoureux sécurise votre trésorerie.
Pourquoi externaliser le support administratif de votre organisme de formation ?
Recruter un poste administratif dédié peut représenter un coût important, surtout pour une structure en développement.
L’externalisation permet :
Une expertise immédiatement opérationnelle
Une adaptation à votre volume de sessions
Une maîtrise des coûts
Une structuration durable de vos process
Vous conservez la direction pédagogique. Nous sécurisons la gestion administrative.
Externaliser sans perdre la maîtrise
Externalisation ne signifie pas déresponsabilisation.
Vous gardez le pilotage stratégique et pédagogique.
Nous professionnalisons et sécurisons votre back-office.
Support Héros accompagne les organismes de formation dans la mise en place d’un administratif clair, structuré et performant.
Comment ça se passe concrètement ?
1
Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :
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Analyse de vos flux financiers et administratifs
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Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
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Définition des missions récurrentes à externaliser
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Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène
2
Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut pour :
Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes
3
Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :
Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires
Nos services d’externalisation pour les entreprises
Nous accompagnons les entreprises sur des missions telles que :
- Devis et suivi des commandes
- Facturation et suivi des encaissements
- Relance et recouvrement des factures
- Facturation et dépôt sur Chorus Pro
- Suivi des entrées et sorties des collaborateurs
- Affiliations à la mutuelle, prévoyance et médecine du travail
- Suivi des éléments variables de paie
- Clôture de la paie et contrôle des bulletins de salaire
- Virement des salaires et gestion des titres restaurant
- Suivi des charges sociales
- Création et suivi des dépenses
- Création et suivi des dépenses
- Règlements et suivi des paiements fournisseurs
- Rapprochement bancaire et suivi des flux financiers
- Suivi et contrôle des ventes et achats
- Tableaux de bord (trésorerie, CA, dépenses, masse salariale, encaissements, décaissements)
📢 Confiez-nous la gestion de votre entreprise et concentrez-vous sur votre croissance !
🎥 ILS NOUS FONT CONFIANCE
🎤 “Support-Héros a repris l’ensemble de la gestion clients, fournisseurs et précompta. En quelques semaines, on avait gagné en rigueur et en visibilité. C’est comme avoir un service administratif en interne… sans les contraintes.” — Sébastien Saccinto – Dirigeant d’entreprise
Une tarification adaptée à votre entreprise
Chaque entreprise présente des enjeux et des volumes différents.
C’est pourquoi nous avons développé une calculette en ligne, permettant d’obtenir une première estimation fiable et rapide.
Accéder à la calculette d’externalisation administrative
https://support-heros.com/calculette-admin/
Cette estimation constitue ensuite une base d’échange afin d’affiner précisément le périmètre d’accompagnement.
