Externalisation de l’administratif pour organisme de formation à Reims

À Reims, libérez-vous de la charge administrative

Reims

En tant qu’organisme de formation à Reims, vous jonglez entre la gestion des inscriptions, la relation avec les financeurs, le suivi des sessions, les justificatifs à produire et la facturation. Ces missions essentielles ne doivent plus ralentir votre activité.

Support-Héros vous accompagne avec une solution d’externalisation de l’administratif, pensée pour les acteurs de la formation. Vous gagnez en efficacité, sans sacrifier la rigueur.

Notre accompagnement administratif dédié aux acteurs de la formation

Gestion administrative des sessions de formation

Édition et suivi des documents commerciaux
Gestion des inscriptions
Lien avec les financeurs
Contrôle des présences et traitements des absences
Traitement des réclamations et suivi qualité
Mise à jour du tableau de bord administratif

ADMINISTRATION DES VENTES

Édition et gestion des factures de formation, devis et commandes
Suivi et contrôle des encaissements clients (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
Relance des impayés pour optimiser votre trésorerie
Réponse aux demandes des apprenants et des financeurs
Suivi des dossiers de formation et gestion des réclamations
Fidélisation et accompagnement des clients

ADMINISTRATION DES ACHATS & SUIVI DES DÉPENSES

Recherche, classement et enregistrement des factures fournisseurs
Préparation et suivi des paiements des prestataires et formateurs
Gestion et remboursement des notes de frais des collaborateurs
Suivi des décaissements et analyse des coûts pour une meilleure rentabilité
Gestion et suivi des contrats avec les prestataires de formation et partenaires

ADMINISTRATION RH & GESTION DU PERSONNEL

Gestion de l’intégration des nouveaux salariés : contrats, DPAE, documents de fin de contrat
Administration des affiliations : mutuelle, prévoyance, médecine du travail
Suivi des congés, absences et arrêts maladie des formateurs
Centralisation des variables de paie et transmission à votre cabinet social
Contrôle des bulletins de salaire et gestion des paiements

RAPPROCHEMENT BANCAIRE & REPORTING FINANCIER

Vérification et rapprochement bancaire des factures clients et fournisseurs
Suivi et contrôle des flux financiers : encaissements et paiements
Reporting financier et mise à jour des tableaux de bord en temps réel (chiffre d’affaires, trésorerie, prévisionnel)
Transmission des pièces comptables et financières à votre expert-comptable

LES avantages d'externaliser votre gestion administrative

✅ Moins de charge RH et de gestion interne

✅ Une meilleure continuité de service

✅ Une vision claire grâce à nos outils de reporting

✅ Des interlocuteurs formés et disponibles

✅ Une approche sur-mesure, qui s’adapte à votre structure

Formation professionnelle, bilan de compétences, reconversion, CFA ou indépendants certifiés Qualiopi : nous adaptons notre accompagnement à la réalité de votre structure à Reims et dans la Marne.

Une intervention éclair

UN ÉTAT DES LIEUX STRUCTURANT

Vous bénéficiez d’un diagnostic complet, réalisé par un chef de projet dédié, pour mettre en place une organisation administrative efficiente et performante :

Analyse de vos flux financiers et administratifs
Identification de vos priorités, contraintes et spécificités métier
Définition des missions récurrentes à externaliser
Formalisation des process et modes opératoires pour une prise en charge conforme et homogène

DES OUTILS OPTIMISÉS

Nous nous adaptons à vos outils existants, ou vous accompagnons dans la mise en place d’une solution comme Axonaut (Dendreo ou Digiforma pour la partie OF) pour :

Centraliser les données administratives et financières
Sécuriser le traitement des flux et automatiser les opérations récurrentes
Suivre vos indicateurs clés (trésorerie, créances, dettes, etc.) en temps réel
Supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et fiabiliser les échanges internes

UN INTERLOCUTEUR DÉDIÉ, SALARIÉ EN FRANCE 🇫🇷

Votre entreprise est accompagnée par un collaborateur Support-Héros en CDI, basé dans l’une de nos agences françaises (Lyon ou Les Sables d’Olonne) et formé à vos outils et vos process :

Il prend en charge l’exécution de vos missions administratives (ventes, achats, RH, précomptabilité)
Il assure un reporting régulier et reste disponible au quotidien
Il s’intègre dans votre organisation comme un véritable relais opérationnel, en lien avec vos équipes ou partenaires

Pourquoi choisir Support-Héros pour externaliser la gestion de votre organisme de formation ?

✅ Une solution adaptée au secteur de la formation

Nous comprenons vos enjeux métier : conformité Qualiopi, relation financeurs, pression sur les délais, attentes qualité… et nous parlons le même langage que vos équipes.

✅ Plus de flexibilité qu’un poste en interne

Fini les contraintes de recrutement ou de gestion RH. Vous ne payez que le temps réellement travaillé, en fonction de votre volume et de votre saisonnalité.